SOURCE: Vacation Tracker TITLE: Wie legt ein Administrator einen stellvertretenden Genehmiger fest? URL: https://vacationtracker.io/de/wissensdatenbank/wie-legt-ein-administrator-einen-stellvertretenden-genehmiger-fest/ LANG: de PUBLISHED: 2026-04-21 UPDATED: 2026-04-21 READING: 2 min SUMMARY: Ihr Genehmiger geht in den Urlaub und Sie müssen planen, wer die Urlaubsanträge in seiner Abwesenheit bearbeitet? So legen Administratoren einen Stellvertreter fest. # Wie legt ein Administrator einen stellvertretenden Genehmiger fest? # Wie legt ein Administrator einen stellvertretenden Genehmiger fest? Wenn ein Genehmiger vergisst, einen Stellvertreter zu benennen (oder die falsche Person benennt), kann ein Administrator einspringen und den Stellvertretenden Genehmiger für den geplanten Urlaub dieses Genehmigers festlegen – über die Seite „Benutzer“, direkt im Profil des Genehmigers. Es ist dieselbe Oberfläche, die der Genehmiger verwendet hätte, nur über den Weg für Administratoren erreichbar. ## Wann ein Administrator einspringen muss Das Feld „Stellvertretender Genehmiger“ befindet sich im Urlaubsantrag selbst. Normalerweise wählt der Genehmiger einen Stellvertreter aus, wenn er seinen eigenen Urlaub einreicht – dieser Weg wird unter Wie legt ein Genehmiger einen stellvertretenden Genehmiger fest? (https://vacationtracker.io/de/wissensdatenbank/wie-legt-ein-genehmiger-einen-stellvertretenden-genehmiger-fest/) beschrieben. Administratoren müssen in der Regel einspringen, wenn: - Der Genehmiger einen Urlaub eingereicht hat, ohne einen Stellvertreter auszuwählen, und die Vertretung vor Beginn seines Urlaubs festgelegt werden muss. - Der ursprünglich gewählte Stellvertreter nicht mehr passt – weil er inzwischen selbst einen überschneidenden Urlaub genommen, seine Rolle gewechselt oder das Team verlassen hat. - Der Stellvertreter durch jemanden ersetzt werden soll, der besser geeignet ist, die Abteilung(en) des Genehmigers zu vertreten. ## Einen stellvertretenden Genehmiger als Administrator festlegen Der Ablauf funktioniert im Online-Dashboard und erfordert Administratorrechte. Jeder Schritt bezieht sich auf den geplanten Urlaub des Genehmigers, der abwesend sein wird. - Melden Sie sich unter app.vacationtracker.io (https://app.vacationtracker.io/signin) an. - Klicken Sie im linken Menü unter Team & Genehmigungsabläufe auf Benutzer. - Suchen Sie über das Suchfeld oben in der Benutzertabelle den Genehmiger, dessen Urlaub Sie aktualisieren müssen. Klicken Sie auf seinen Namen, um sein Profil zu öffnen. - Wechseln Sie auf der Profilseite zum Tab Urlaube. - Suchen Sie im Bereich Geplante Urlaube den bevorstehenden Urlaub, für den der stellvertretende Genehmiger festgelegt oder geändert werden soll, und klicken Sie in dieser Zeile auf Bearbeiten. - Aktualisieren Sie im Formular „Urlaub bearbeiten“ das Feld Stellvertretender Genehmiger – wählen Sie die Person aus, die Genehmigungen übernehmen soll, während der Genehmiger abwesend ist. - Klicken Sie unten auf Urlaub bearbeiten, um Ihre Änderungen zu speichern. ![Benutzerprofil → Tab „Urlaube“ mit hervorgehobenem Bereich „Geplante Urlaube“ und der Schaltfläche „Bearbeiten“ bei einem bevorstehenden Urlaub](https://cms.vacationtracker.io/uploads/helpdesk_artikal_how_does_an_admin_assign_a_substitute_approver_first_image_place_253a981db0.png) Gut zu wissen Das Feld „Stellvertretender Genehmiger“ ist dasselbe, das der Genehmiger in seinem eigenen Formular „Urlaub beantragen“ sieht – mit der Bezeichnung Stellvertretender Genehmiger (Optional), standardmäßig auf Keine gesetzt, und mit dem Tooltip in der App: „Wählen Sie eine Person aus, die Ihre eingehenden Urlaubsanträge während Ihrer Abwesenheit genehmigt oder ablehnt.“ ## Den richtigen Urlaub zum Bearbeiten finden Der Stellvertreter ist mit dem jeweiligen Urlaubsantrag verknüpft, daher ist es wichtig, welchen Urlaub Sie bearbeiten. #### Ein einziger Genehmiger in der Abteilung Öffnen Sie das Profil dieses Genehmigers und bearbeiten Sie seinen geplanten Urlaub. Das Feld „Stellvertretender Genehmiger“ ist im Formular sichtbar, weil es in diesem Zeitraum niemanden sonst gibt, an den Genehmigungen weitergeleitet werden könnten. #### Mehrere Genehmiger in der Abteilung Suchen Sie den Urlaub, den der letzte Genehmiger beantragt hat – mit diesem Antrag hat das System den Stellvertreter verknüpft. Wenn Sie den Urlaub des falschen Genehmigers öffnen, ist das Feld „Stellvertretender Genehmiger“ nicht vorhanden, weil das System es diesem Genehmiger nicht angezeigt hat. Was sich für die Beteiligten ändert Wenn Sie einen neuen Stellvertreter speichern, wird die bisher eingetragene Person benachrichtigt, dass sie diese Rolle nicht mehr ausübt, und der neu gewählte Stellvertreter wird über seine Zuweisung benachrichtigt. Wenn Sie zum ersten Mal einen Stellvertreter festlegen (und es vorher keinen gab), wird nur der neue Stellvertreter benachrichtigt. ## Was „Urlaub hinzufügen“ nicht kann Die Schaltfläche Urlaub hinzufügen im Profil eines Benutzers öffnet ein anderes Formular: „Verwenden Sie dieses Formular, wenn Sie Urlaub für einen anderen Benutzer hinzufügen oder wenn Sie Urlaub für sich selbst hinzufügen, der keine Genehmigung erfordert.“ Dieser Ablauf „Urlaub hinzufügen“ für Administratoren umgeht den Genehmigungsprozess vollständig – er enthält nur die Felder Urlaubsart, Start- und Enddatum und Grund und bietet keine Auswahl für einen stellvertretenden Genehmiger. Wenn der stellvertretende Genehmiger verknüpft werden soll, muss der Urlaub den normalen Antragsablauf durchlaufen (entweder reicht der Genehmiger seinen eigenen Urlaubsantrag ein, oder Sie bearbeiten seinen bereits geplanten Urlaub). ## Häufige Fragen Beim Bearbeiten des Urlaubs sehe ich kein Feld „Stellvertretender Genehmiger“. Warum? Dafür gibt es zwei häufige Gründe. Erstens kann der Urlaub in der Vergangenheit liegen – der stellvertretende Genehmiger gilt nur für eine bevorstehende Vertretung, daher blendet das Bearbeitungsformular das Feld aus, sobald die Daten verstrichen sind. Zweitens hat die Abteilung mehr als einen Genehmiger, sodass das System das Feld bei diesem Antrag nicht angezeigt hat. Prüfen Sie den ursprünglichen Antrag des Genehmigers mit dem spätesten Antragsdatum in dieser Abteilung. Kann ich über den Ablauf „Urlaub hinzufügen“ einen Stellvertreter festlegen? Nein. Das Formular Urlaub hinzufügen im Profil eines Benutzers dient dazu, einen Urlaub ohne Genehmigungsweiterleitung direkt im Datensatz einer Person einzutragen – es fragt nur nach Urlaubsart, Start- und Enddatum sowie Grund. Damit ein stellvertretender Genehmiger festgelegt wird, muss entweder der Genehmiger den Urlaub selbst einreichen (damit das Feld bei der Erstellung des Antrags angezeigt wird), oder ein Administrator muss den bereits geplanten Urlaub anschließend bearbeiten. Erhält der stellvertretende Genehmiger Administratorrechte? Nein. Die Rolle ist eng begrenzt: eingehende Urlaubsanträge für den Abwesenheitszeitraum des Genehmigers genehmigen oder ablehnen. Der Stellvertreter erhält keine weitergehenden Berechtigungen, kann keine Konfigurationen ändern, und seine Befugnis endet, wenn der Urlaub des Genehmigers endet. ### Nächste Schritte Wie legt ein Genehmiger einen stellvertretenden Genehmiger fest? (https://vacationtracker.io/de/wissensdatenbank/wie-legt-ein-genehmiger-einen-stellvertretenden-genehmiger-fest/) Wie bearbeite ich einen stellvertretenden Genehmiger? (https://vacationtracker.io/de/wissensdatenbank/wie-bearbeite-ich-einen-stellvertretenden-genehmiger/) Wie lege ich einen Genehmiger in Vacation Tracker fest? (https://vacationtracker.io/de/wissensdatenbank/wie-lege-ich-einen-genehmiger-in-vacation-tracker-fest/) Benötigen Sie Hilfe? Kontaktieren Sie unser Support-Team per E-Mail (mailto:hello@vacationtracker.io) oder Chat (#), montags bis freitags von 9 bis 17 Uhr (EST, US-Ostküstenzeit).