SOURCE: Vacation Tracker TITLE: Cómo calcular el pasivo por vacaciones (PTO): fórmula y calculadora URL: https://vacationtracker.io/es/blog/como-calcular-pasivo-vacaciones/ LANG: es PUBLISHED: 2026-10-23 UPDATED: 2026-10-23 AUTHOR: Nick READING: 4 min TAGS: hr-insights SUMMARY: Cómo calcular el pasivo por vacaciones no disfrutadas: la fórmula, un ejemplo con 50 empleados y cómo influyen los límites de transferencia y el PTO ilimitado. # Cómo calcular el pasivo por vacaciones (PTO): fórmula y calculadora Hay una cifra en tu balance de la que es fácil olvidarse: las vacaciones que tu equipo ya ha generado pero todavía no ha disfrutado. Ese es tu pasivo por PTO, y es una deuda real. Si mañana todos cobraran su saldo, tendrías que pagarlo. Aquí te explico cómo calcularlo, con una fórmula sencilla y un ejemplo de 50 personas hecho en nuestra calculadora gratuita de pasivo por PTO. Lo explico todo en un vídeo (en inglés), así que échale un vistazo primero: ## ¿Qué es el pasivo por PTO? El pasivo por PTO es el valor en dinero del tiempo libre remunerado que tus empleados han generado pero aún no han usado. Es lo que deberías si todos cobraran hoy su saldo y, según los principios contables de EE. UU. (US GAAP, ASC 710), va al balance como pasivo. Crece un poco cada día laborable, a medida que la gente genera más días. «Si mañana todo el mundo cobrara su saldo, por improbable que sea, tendrías que pagarlo igualmente». También lo verás como provisión de vacaciones o pasivo por vacaciones acumuladas. Nuestro glosario tiene la definición completa del pasivo por PTO. ## La fórmula del pasivo por PTO Pasivo por PTO = días de PTO no utilizados por empleado × tarifa diaria × número de empleados Tarifa diaria = salario anual ÷ días laborables al año Si tu equipo cobra por horas, usa horas no utilizadas × tarifa horaria. La calculadora trabaja con medias del equipo, que es la forma más rápida de tener una cifra aproximada. La versión precisa es el saldo de cada persona por su propia tarifa, sumado. Esa es la cifra que registran los contables. ## Ejemplo práctico: el pasivo por PTO de una empresa de 50 personas ![Calculadora de pasivo por PTO con 50 empleados, salario medio de 100.000 $, 20 días de PTO y 4 días sin usar](/static/img/blog/how-to-calculate-pto-liability/pto-liability-calculator-inputs-50-employees-es.webp) (/static/img/blog/how-to-calculate-pto-liability/pto-liability-calculator-inputs-50-employees-es.webp) Este es el ejemplo del vídeo: una empresa de 50 personas con un salario medio de 100.000 $. Todos tienen 20 días de PTO al año y, de media, terminan el año con 4 días sin usar. La calculadora divide el salario entre 260 días laborables por defecto (52 semanas × 5 días). Los festivos pagados no se restan, porque siguen siendo días pagados. Si tu equipo tiene otro calendario, usa tu propia cifra. ![Resultados de la calculadora de pasivo por PTO: 76.923 $ de pasivo total y 1.538 $ por empleado](/static/img/blog/how-to-calculate-pto-liability/pto-liability-calculator-results-es.webp) (/static/img/blog/how-to-calculate-pto-liability/pto-liability-calculator-results-es.webp) ResultadoValor Tarifa diaria384,62 $ Pasivo total por PTO76.923 $ Pasivo por empleado1.538 $ Coste anual del beneficio de PTO384.615 $ Cómo se calcula: - Tarifa diaria: 100.000 $ ÷ 260 - Pasivo total por PTO: 4 × 50 = 200 días no utilizados × 384,62 $ - Pasivo por empleado: 76.923 $ ÷ 50 - Coste anual del beneficio de PTO: 20 × 50 × 384,62 $ «Quedan 76.000 al final del año porque, de media, la gente se deja 4 días sin usar». Prueba con tus propias cifras en la calculadora gratuita de pasivo por PTO. Tardas unos dos minutos. ## Cómo cambia el pasivo por PTO un límite de transferencia ![Un límite de transferencia de 2 días evita que 38.462 $ de pasivo por PTO pasen al año siguiente](/static/img/blog/how-to-calculate-pto-liability/carryover-cap-pto-liability-es.webp) (/static/img/blog/how-to-calculate-pto-liability/carryover-cap-pto-liability-es.webp) Añade al mismo ejemplo un límite de transferencia de 2 días. La gente se deja 4 días sin usar, pero solo 2 pueden pasar al año siguiente. Son 38.462 $ al año que dejan de transferirse. «Es una buena palanca para jugar con ella, porque te protege del peor escenario». Eso sí, el límite no reduce lo que debes hoy. Limita lo que pasa al año siguiente. Y en los estados que consideran las vacaciones generadas como salario, como California y Colorado, no puedes eliminar días que la gente ya ha generado. Allí, usa un límite de acumulación, para que la gente deje de generar días al llegar al tope. Tienes los detalles en nuestra guía sobre el pago de vacaciones no disfrutadas por estado. ## Lo que la calculadora no tiene en cuenta - Saldos reales. Es una estimación con medias, no el saldo y el salario de cada persona. - Bajas por enfermedad. Si van aparte, normalmente no cuentan, pero una bolsa de PTO combinada sí. - Normas locales. Las reglas de pago cambian según el estado y el país. Consulta las tuyas en nuestras páginas de leyes de ausencias (en inglés). - Impuestos y beneficios. Añádelos si tu asesor contable los incluye. Este artículo es información general, no asesoramiento legal ni contable. ## Usar o perder frente a PTO ilimitado Si quieres cambiar la cifra de forma estructural, tienes dos palancas. Usar o perder elimina los saldos no utilizados a final de año, donde es legal. Pero el pasivo sigue creciendo durante el año, y está prohibido en California, Colorado y otros estados. El PTO ilimitado elimina casi todo el pasivo, porque no se acumula nada. El precio es cultural: «El gran inconveniente es que la gente abuse y se tome demasiados días, o que se cree una cultura en la que la gente se tome menos». Si cambias, respeta primero los saldos existentes y pon la política por escrito. ## Cómo controlar tu pasivo por PTO real «Hacer todo esto en una hoja de cálculo sería un rollo». Vacation Tracker guarda los saldos reales de cada empleado por tipo de ausencia y ubicación. Para llegar al pasivo, exporta el informe de saldo de ausencias (guía en inglés) y multiplica cada saldo por el salario de esa persona. O conecta Claude, ChatGPT o Copilot mediante nuestra integración MCP y pídele que haga las cuentas por ti. ## Calcula tu pasivo por PTO en dos minutos Haz tus cálculos en la calculadora gratuita de pasivo por PTO. Si quieres la versión que trabaja con tus saldos reales en lugar de medias, prueba Vacation Tracker gratis durante 14 días, sin tarjeta de crédito. ¿Gestionas el PTO de más de 100 personas? Reserva una demo. ## Preguntas frecuentes Q: ¿El PTO acumulado es un pasivo? Sí. Según los principios contables de EE. UU. (US GAAP, ASC 710), el PTO acumulado se registra como pasivo cuando se cumplen cuatro condiciones: se ha generado con trabajo ya realizado, se consolida o se transfiere, su pago es probable y su importe se puede estimar. La mayoría de las políticas con acumulación de vacaciones cumplen las cuatro, así que el saldo pendiente va al balance. Q: ¿El PTO acumulado es un pasivo corriente? Normalmente, sí. Se suele registrar como pasivo corriente (a menudo dentro de gastos devengados o nóminas pendientes de pago) porque se espera que los empleados lo disfruten, o lo cobren, en los próximos 12 meses. Si una parte importante de los saldos no se va a usar en años, esa parte puede ser a largo plazo. Confírmalo con tu asesor contable. Q: ¿Cómo se contabiliza el pasivo por PTO? A medida que los empleados generan PTO, se carga el gasto por vacaciones y se abona el pasivo por PTO acumulado. Cuando alguien disfruta los días o se le pagan al salir, se carga el pasivo y se abona la tesorería o los salarios pendientes de pago. Muchos equipos lo ajustan cada mes para que el pasivo contable coincida con los saldos reales en cada cierre. Q: ¿Cómo se calcula el pasivo por PTO de empleados asalariados y por horas? Para los asalariados, divide el salario anual entre los días laborables del año (260 es el valor habitual) para obtener la tarifa diaria y multiplícala por los días no utilizados. Para los empleados por horas, multiplica las horas no utilizadas por la tarifa horaria. Si quieres una tarifa horaria para asalariados, divide el salario entre 2.080 horas (260 días × 8 horas). Q: ¿El pasivo por PTO debe incluir las cotizaciones de la empresa? Muchos equipos de finanzas las incluyen, porque al pagar las vacaciones también pagas la parte de la empresa de los impuestos sobre la nómina. En EE. UU. es un 7,65 % para Social Security y Medicare, más los impuestos estatales que correspondan. Nuestra calculadora de pasivo por PTO no incluye impuestos ni beneficios, así que súmalos si tu asesor contable los incluye. Q: ¿La empresa tiene que pagar el PTO acumulado cuando alguien se va? No hay ninguna obligación federal: la Fair Labor Standards Act no exige pagar el tiempo no trabajado. Algunos estados, como California y Colorado, consideran las vacaciones generadas como salario que hay que pagar al último salario del empleado. Consulta las normas de cada estado en nuestra guía sobre el pago de vacaciones no disfrutadas por estado y en la calculadora de pago de vacaciones. Q: ¿Las bajas por enfermedad cuentan en el pasivo por PTO? Por lo general, no, si son una bolsa aparte que no se paga al salir. La norma ASC 710 no obliga a provisionar los días de enfermedad que no se consolidan. Una bolsa de PTO combinada es distinta: suele contar entera, y en California una bolsa combinada se trata como vacaciones y hay que pagarla. Q: ¿El PTO ilimitado elimina el pasivo por PTO? En gran parte, sí, porque no se acumula nada. Pero al cambiar normalmente tienes que respetar o pagar los saldos existentes, y en California una política «ilimitada» vaga o no escrita puede seguir generando obligaciones de pago. Una política ilimitada de verdad tiene que estar por escrito y comunicarse con claridad. Q: ¿Cada cuánto hay que recalcular el pasivo por PTO? Cada mes o en cada cierre contable. Los saldos cambian en cada periodo de nómina a medida que la gente genera y disfruta días, y los salarios cambian con las subidas. Recalcularlo en cada cierre mantiene la cifra del balance cerca de lo que realmente deberías.