SOURCE: Vacation Tracker TITLE: Comment créer un service dans Vacation Tracker ? URL: https://vacationtracker.io/fr/base-de-connaissances/comment-creer-un-service-dans-vacation-tracker/ LANG: fr PUBLISHED: 2025-08-19 UPDATED: 2025-10-10 READING: 2 min SUMMARY: Créez des services supplémentaires dans Vacation Tracker pour attribuer des Approbateurs différents et organiser les demandes de congés selon vos équipes. # Comment créer un service dans Vacation Tracker ? # Comment créer un service dans Vacation Tracker ? Nouvelles recrues, réorganisations, nouvelle gamme de produits : les équipes évoluent sous des formes qui ne rentrent pas toujours dans une seule case. Par défaut, Vacation Tracker place chaque utilisateur actif dans un seul Service par défaut. Créer des services supplémentaires vous permet d'attribuer des Approbateurs différents à chaque équipe, de configurer le flux d'approbation de façon indépendante et d'organiser les demandes de congés selon le fonctionnement réel de votre entreprise. ## Créer un nouveau service Le formulaire s'ouvre sur sa propre page et est organisé en cinq sections. Le Nom et au moins un Approbateur sont obligatoires : chaque service doit avoir un Approbateur actif pour pouvoir être créé. Les utilisateurs et les autres champs peuvent être renseignés plus tard via Modifier le service. - Connectez-vous sur app.vacationtracker.io (https://app.vacationtracker.io/signin). - Dans le menu de gauche, sous Équipe et flux d'approbation, cliquez sur Services. - En haut de la page Services, cliquez sur Créer un nouveau service. - Complétez les cinq sections du formulaire de création de service (détaillées ci-dessous). - Cliquez sur Créer un service en bas de la page. Cliquez sur Annuler pour quitter sans enregistrer. ![Page Services avec le bouton Créer un nouveau service mis en évidence en haut](https://cms.vacationtracker.io/uploads/helpdesk_artikal_how_do_i_create_a_department_within_vacation_tracker_first_image_place_01083eeec2.png) ## Ce qu'il faut renseigner ### 1. Paramètres du département Le haut du formulaire définit les éléments de base : le nom du service et la liste initiale des Utilisateurs. - Nom : obligatoire. Saisissez le nom du service. Les utilisateurs le voient partout où un service est affiché. - Utilisateurs (facultatif) : champ de recherche à valeurs multiples. Tapez pour rechercher une personne, puis cliquez pour l'ajouter. Laissez-le vide si la composition n'est pas encore arrêtée : vous pourrez ajouter des personnes plus tard via Modifier le service. ### 2. Flux d'approbation Définit qui approuve les demandes de congés et comment se déroulent ces approbations. - Type de flux d'approbation : Approbation à un seul niveau (par défaut, tous les plans) ou Approbation à plusieurs niveaux (plan Complete uniquement). Avec un seul niveau, une seule approbation suffit à faire avancer la demande. Avec plusieurs niveaux, les demandes passent successivement par chaque niveau configuré. - Approbateur(s) : obligatoire. Champ de recherche pour sélectionner les Utilisateurs et/ou Administrateurs qui approuveront ou rejetteront les demandes de ce service. Vous devez en désigner au moins un : le formulaire ne peut pas être enregistré sans Approbateur actif. Une même personne peut être Approbateur de plusieurs services. - Notifier le(s) observateur(s) après l'approbation finale (facultatif) : adresses e-mail qui reçoivent une notification une fois la demande entièrement approuvée. Séparez les adresses par des virgules ou des espaces. Pratique pour tenir informés les RH ou une boîte de réception partagée dédiée à la paie. Fonctionnement des deux types de flux L'approbation à un seul niveau ne nécessite qu'une validation : n'importe lequel des Approbateurs choisis peut approuver ou rejeter la demande, et le congé avance dès que l'un d'eux agit. L'approbation à plusieurs niveaux (plan Complete) fait passer la demande par chaque niveau configuré, dans l'ordre ; à chaque niveau, n'importe quel Approbateur peut la transmettre au niveau suivant. ### 3. Expiration des demandes de congé Détermine combien de temps les demandes en attente restent ouvertes avant d'expirer. Le champ pose la question Garder les futures demandes en attente ouvertes ? avec un choix Oui/Non (Non par défaut). #### Oui : les garder ouvertes Les demandes en attente restent ouvertes jusqu'à la date de fin du congé. Aucune expiration automatique entre-temps. #### Non : expiration automatique Les demandes en attente expirent après 7 jours ouvrés ou à la date de fin du congé, selon la première échéance. Cela évite l'accumulation indéfinie de demandes en suspens. ### 4. Département par défaut Chaque espace de travail doit avoir exactement un service par défaut : celui dans lequel les nouveaux utilisateurs arrivent automatiquement. L'option Définir ce service par défaut vous permet de désigner le service que vous créez comme nouveau service par défaut. Un seul service par défaut à la fois Définir ce nouveau service par défaut retire automatiquement ce statut au service qui le détenait jusque-là. Les utilisateurs déjà rattachés restent où ils sont : seules les futures importations sont concernées. ### 5. Paramètres du sous-département Vous permet d'imbriquer le nouveau service sous un service existant pour structurer votre organisation. La liste déroulante Choisissez le département parent est réglée sur Aucun par défaut. - Choisissez un service parent pour afficher ce service sous celui-ci dans la liste des services. - L'imbrication est purement organisationnelle : un sous-service conserve ses propres Utilisateurs, Approbateurs et flux d'approbation. Rien n'est hérité du service parent. - Laissez Aucun si ce service est indépendant. ## Enregistrer le service Faites défiler jusqu'en bas du formulaire et cliquez sur Créer un service. Le nouveau service apparaît immédiatement sur la page Services, et les utilisateurs que vous y avez rattachés y sont transférés. Si vous avez cliqué sur Annuler, rien n'est enregistré. Après la création Vous pouvez configurer des notifications personnalisées pour le nouveau service : un calendrier de rappels différent, un autre canal de notification dans Slack ou Teams, ou une fréquence distincte pour le récapitulatif des congés. Pour la configuration complète, consultez Guide : les notifications dans Vacation Tracker (https://vacationtracker.io/fr/base-de-connaissances/guide-les-notifications-dans-vacation-tracker/). ## Questions fréquentes Qui peut créer un service ? Les Administrateurs. La page Services et le bouton Créer un nouveau service se trouvent dans la section Équipe et flux d'approbation du menu de gauche, réservée aux Administrateurs : les Utilisateurs et Approbateurs ne les voient pas. Le nombre de services que je peux créer est-il limité ? Oui, la limite dépend de votre plan : le plan Gratuit inclut 1 service, le plan Core en inclut 10 et le plan Complete un nombre illimité. Si vous atteignez la limite de votre plan en essayant d'en créer un, Vacation Tracker vous le signale, et vous pouvez passer à un plan supérieur depuis la page Facturation pour en débloquer davantage. Dois-je désigner les utilisateurs et les Approbateurs immédiatement ? Pour les Approbateurs, oui. Chaque service doit avoir au moins un Approbateur actif pour pouvoir être enregistré : vous devez donc en désigner un dès le départ. Si vous ne savez pas encore qui sera l'Approbateur définitif (par exemple, vous créez le service dans le cadre d'une importation en masse et le véritable Approbateur n'a pas encore été ajouté), désignez-vous vous-même ou un autre Administrateur à titre provisoire, puis remplacez-le plus tard via Modifier le service. Pour les utilisateurs, c'est différent : ce champ est facultatif, vous pouvez le laisser vide et ajouter des personnes à tout moment par la suite. ### Pour aller plus loin Comment désigner un Approbateur dans Vacation Tracker ? (https://vacationtracker.io/fr/base-de-connaissances/comment-designer-un-approbateur-dans-vacation-tracker/) Comment configurer l'approbation à plusieurs niveaux ? (https://vacationtracker.io/fr/base-de-connaissances/comment-configurer-l-approbation-a-plusieurs-niveaux/) Comment activer ou désactiver l'expiration des demandes de congés ? (https://vacationtracker.io/fr/base-de-connaissances/comment-activer-ou-desactiver-l-expiration-des-demandes-de-conges/) Besoin d'aide ? Contactez notre équipe d'assistance par e-mail (mailto:hello@vacationtracker.io) ou par chat (#), du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h (heure de l'Est).