SOURCE: Vacation Tracker TITLE: Comment répondre à une demande de congés ? URL: https://vacationtracker.io/fr/base-de-connaissances/comment-repondre-a-une-demande-de-conges/ LANG: fr PUBLISHED: 2020-12-29 UPDATED: 2025-06-06 READING: 2 min SUMMARY: Un membre de votre service a demandé un jour de congé ? Faites-lui plaisir en approuvant sa demande ! Voici comment répondre à une demande de congés. # Comment répondre à une demande de congés ? # Comment répondre à une demande de congés ? En tant qu'Approbateur (ou Administrateur), l'endroit où vous répondez à une demande de congés dépend de l'intégration utilisée par votre espace de travail. Avec Slack, vous répondez via le bot Slack. Avec Microsoft Teams, via le bot Teams. Avec Google Workspace et l'intégration e-mail uniquement, vous répondez par e-mail. Le tableau de bord est disponible pour les quatre intégrations et reste toujours une solution de repli. En bref Chaque demande de congés vous offre trois choix : Approuver, Rejeter ou Motiver votre rejet. Vous pouvez agir depuis le bot de chat (Slack / Teams), par e-mail (Google / e-mail uniquement) ou depuis le panneau Demandes en attente du tableau de bord. Les trois emplacements sont synchronisés : agir dans l'un met immédiatement à jour les autres. ## Depuis Slack ou Microsoft Teams Lorsqu'une personne de votre service soumet une demande de congés, le bot Vacation Tracker vous envoie un message contenant les détails de la demande (demandeur, dates, type de congés, motif) et trois boutons d'action : - Approuver : confirme le congé ; l'Utilisateur est informé et les jours sont immédiatement déduits de son solde. - Rejeter : rejette le congé sans motif. - Motiver votre rejet : ouvre un court champ de texte pour expliquer votre décision, puis envoie le rejet. L'Utilisateur voit le motif dans sa notification. Cliquez sur l'un des trois boutons directement dans le message du bot : inutile d'ouvrir le tableau de bord. Le bot propose aussi une action Taire, qui suspend le prochain rappel pour cette demande sans vous obliger à prendre une décision. ![Message direct Slack et message de chat Teams du bot Vacation Tracker affichant les détails de la demande de congés et les boutons Approuver / Rejeter / Motiver votre rejet](https://cms.vacationtracker.io/uploads/helpdesk_artikal_how_do_i_respond_to_a_leave_request_first_image_place_75fbb5952f.png) ## Par e-mail Les notifications par e-mail sont le canal de réponse des espaces de travail utilisant les intégrations Google Workspace et e-mail uniquement. L'e-mail contient les détails de la demande et les trois mêmes actions (Approuver, Rejeter et Motiver votre rejet) sous forme de liens. En cliquant, vous accédez à une page de confirmation dans votre navigateur ; confirmez et le tour est joué. E-mail de demande de congés affichant le demandeur, les dates, le motif et les liens d'action Approuver / Rejeter / Motiver votre rejet ## Depuis le tableau de bord - Connectez-vous sur app.vacationtracker.io (https://app.vacationtracker.io/signin). - Sur le tableau de bord, faites défiler jusqu'à la section Demandes en attente. - Chaque demande en attente est entièrement affichée sur la page : demandeur, type de congés, dates et motif sont visibles sans cliquer. Il n'y a pas de vue détaillée distincte à ouvrir. - Utilisez les trois boutons de la carte de demande : Approuver, Rejeter ou Motiver votre rejet. Motiver votre rejet ouvre un champ de texte pour expliquer votre décision. Panneau Demandes en attente du tableau de bord avec une ou plusieurs cartes de demande développées, affichant les informations du demandeur, les dates, le type de congés, le motif et les boutons Approuver / Rejeter / Motiver votre rejet Modifier avant d'approuver Si les dates doivent être ajustées avant que vous puissiez approuver, modifiez d'abord la demande (consultez Modifier la demande de congés d'un utilisateur (https://vacationtracker.io/fr/base-de-connaissances/comment-modifier-la-demande-de-conges-d-un-utilisateur/)), puis approuvez-la. ## Rappels si vous n'agissez pas Si vous n'approuvez ni ne rejetez la demande dans le délai de rappel, Vacation Tracker envoie jusqu'à 3 rappels avant l'expiration automatique de la demande. Le délai d'expiration dépend de plusieurs paramètres : - Demandes standard : elles expirent par défaut 7 jours ouvrables après leur soumission. - Demandes portant sur des dates passées : elles expirent 10 jours ouvrables après leur soumission. - Le paramètre Expiration des demandes de congé du service : un Administrateur peut le régler sur Oui, garder les futures demandes en attente ouvertes jusqu'à la date de fin du congé, ce qui désactive complètement l'expiration automatique au bout de 7 jours. Dans ce mode, les demandes en attente restent ouvertes jusqu'à la date de fin du congé. - Si le congé se termine avant l'expiration : la demande expire à la fin du dernier jour de congé, selon ce qui arrive en premier. Pour tous les détails, consultez Calendrier des rappels (https://vacationtracker.io/fr/base-de-connaissances/quels-sont-le-calendrier-et-le-deroulement-des-rappels-de-conges/) et Que se passe-t-il si une demande de congés ne reçoit pas de réponse immédiate ? (https://vacationtracker.io/fr/base-de-connaissances/que-se-passe-t-il-si-une-demande-de-conges-ne-recoit-pas-de-reponse-immediate/) ## Approbation à plusieurs niveaux Si le service est configuré avec l'Approbation à plusieurs niveaux (plan Complete), chaque demande passe d'abord par le premier niveau, puis par le deuxième niveau. Votre rôle dépend du niveau auquel vous êtes affecté : - Si vous êtes Approbateur de premier niveau : vous êtes informé dès que l'Utilisateur soumet sa demande. Le deuxième niveau ne voit encore rien. Votre décision lance la chaîne. - Si vous êtes Approbateur de deuxième niveau et que le premier niveau n'a pas encore agi : vous n'êtes pas informé. La demande est entre les mains du premier niveau. Tant qu'il n'a pas approuvé ou rejeté la demande, l'étape du deuxième niveau ne commence pas et la demande n'apparaît pas dans votre file. - Si le premier niveau approuve : la demande passe au deuxième niveau. Vous êtes alors informé, avec l'indication de la personne qui a approuvé au premier niveau, afin de connaître la décision prise avant la vôtre. - Si le premier niveau rejette : la demande est immédiatement rejetée et la chaîne s'arrête. Le deuxième niveau n'est jamais informé. Le deuxième niveau ne peut en aucun cas annuler un rejet du premier niveau. - Au sein d'un niveau, un seul Approbateur suffit pour faire avancer la demande : si trois personnes composent le premier niveau, c'est la première qui agit qui décide. Les deux autres n'ont pas à se prononcer. En tant qu'Approbateur de deuxième niveau, si une demande vous parvient, cela confirme donc que le premier niveau l'a déjà approuvée. C'est à vous de donner la réponse finale. Consultez Comment configurer l'approbation à plusieurs niveaux ? (https://vacationtracker.io/fr/base-de-connaissances/comment-configurer-l-approbation-a-plusieurs-niveaux/) pour le fonctionnement complet. ## Questions fréquentes J'ai répondu via le bot : dois-je encore faire quelque chose dans le tableau de bord ? Non. Le bot, l'e-mail et le tableau de bord lisent et modifient tous le même enregistrement. Approuver depuis Slack ou Teams met à jour le tableau de bord en même temps ; la demande disparaît du panneau Demandes en attente dès que vous agissez. Puis-je traiter une demande après son expiration ? Non. Les demandes expirées sont clôturées : les boutons ne sont plus disponibles. L'Utilisateur doit soumettre une nouvelle demande pour les mêmes dates s'il souhaite toujours prendre ce congé. Pourquoi ne vois-je aucune demande en attente ? Deux possibilités. Soit personne dans votre service n'a soumis de demande récemment, et tout est normal. Soit vous n'êtes désigné comme Approbateur dans aucun service. Ouvrez Services et vérifiez que vous figurez dans le champ Approbateur(s) d'au moins un service. Si vous êtes en approbation à plusieurs niveaux et uniquement au deuxième niveau, vous ne verrez pas non plus les demandes tant que le premier niveau ne les aura pas traitées. ### Pour aller plus loin Modifier la demande de congés d'un utilisateur (https://vacationtracker.io/fr/base-de-connaissances/comment-modifier-la-demande-de-conges-d-un-utilisateur/) Rappels et fonction Taire (https://vacationtracker.io/fr/base-de-connaissances/puis-je-desactiver-les-rappels-de-conges/) Approbation à plusieurs niveaux (https://vacationtracker.io/fr/base-de-connaissances/comment-configurer-l-approbation-a-plusieurs-niveaux/) Besoin d'aide ? Contactez notre équipe d'assistance par e-mail (mailto:hello@vacationtracker.io) ou par chat (#), du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h (heure de l'Est).