SOURCE: Vacation Tracker TITLE: Jaki jest harmonogram i przebieg przypomnień o urlopach? URL: https://vacationtracker.io/pl/baza-wiedzy/jaki-jest-harmonogram-i-przebieg-przypomnien-o-urlopach/ LANG: pl PUBLISHED: 2023-08-15 UPDATED: 2026-01-27 READING: 2 min SUMMARY: Vacation Tracker wysyła zatwierdzającym przypomnienia o odpowiedzi na wniosek urlopowy – maksymalnie 3 przypomnienia na jeden wniosek urlopowy. # Jaki jest harmonogram i przebieg przypomnień o urlopach? # Jaki jest harmonogram i przebieg przypomnień o urlopach? Jeśli widzisz, że przypomnienia pojawiają się w Slacku, Teams lub w Twojej skrzynce w przewidywalnych odstępach, to nie przypadek – Vacation Tracker przeprowadza każdy oczekujący wniosek przez ten sam cykl. Trzy przypomnienia, a potem wygaśnięcie. W przypadku standardowych wniosków cały proces trwa maksymalnie siedem dni roboczych, a harmonogram zaczyna się od nowa, jeśli wnioskujący edytuje swój urlop. ## Harmonogram w skrócie Przypomnienia liczone są w dniach roboczych – weekendy i skonfigurowane święta nie przesuwają zegara do przodu. Każde przypomnienie trafia tym samym kanałem, którym przyszedł pierwotny wniosek urlopowy (Slack, Microsoft Teams lub e-mail). Dzień 0 Wniosek złożony – pierwotny wniosek urlopowy trafia do wszystkich zatwierdzających w dziale. Dzień 1 1. przypomnienie – wysyłane następnego dnia roboczego, jeśli decyzja jeszcze nie zapadła. Dzień 3 2. przypomnienie – wysyłane po 3 dniach roboczych bez odpowiedzi. Dzień 5 3. i ostatnie przypomnienie – wysyłane po 5 dniach roboczych bez odpowiedzi. Dzień 7 Wniosek wygasa – zarówno użytkownik, jak i zatwierdzający otrzymują powiadomienie o wygaśnięciu. Dla tego wniosku nie są już wysyłane kolejne przypomnienia. ### Przykład Załóżmy, że użytkownik składa w środę, 2 sierpnia wniosek o urlop na 14 sierpnia, a zatwierdzający pracuje w standardowym tygodniu pon.–pt.: - Czwartek, 3 sierpnia – 1. przypomnienie. - Poniedziałek, 7 sierpnia – 2. przypomnienie (weekend się nie liczy). - Środa, 9 sierpnia – 3. i ostatnie przypomnienie. - Piątek, 11 sierpnia – wniosek wygasa; obie strony otrzymują powiadomienie. ## Co resetuje harmonogram #### Użytkownik edytuje wniosek Jeśli użytkownik edytuje swój wniosek urlopowy w dowolnym momencie, zanim zostanie on rozpatrzony lub wygaśnie, cykl przypomnień zaczyna się od początku. 1. przypomnienie zostaje wysłane następnego dnia roboczego po edycji, 2. po kolejnych 3 dniach roboczych i tak dalej. #### Co go nie resetuje Samo otwarcie powiadomienia przez zatwierdzającego, przejście do panelu bez podjęcia działania czy przeczytanie e-maila nie jest „odpowiedzią” – nie liczy się. Harmonogram przypomnień dla danego wniosku zatrzymuje tylko wyraźne działanie Zatwierdź lub Odrzuć. ## Przypadki szczególne #### Automatycznie zatwierdzane wnioski urlopowe Jeśli polityka urlopowa zatwierdza wniosek automatycznie (bez konieczności kierowania go do zatwierdzenia), żadne przypomnienia nie są wysyłane. Wniosek przechodzi od razu od złożenia do zatwierdzenia, nie wchodząc w harmonogram przypomnień. #### Kilku zatwierdzających z różnymi tygodniami pracy Przypomnienia każdego zatwierdzającego są zgodne z jego własnymi dniami roboczymi. Jeśli dwóch zatwierdzających pracuje według różnych harmonogramów – na przykład jeden od poniedziałku do piątku, a drugi od wtorku do soboty – wniosek wygasa 2 dni robocze po tym, jak pierwszy zatwierdzający otrzyma swoje trzecie przypomnienie. „Pierwszy zatwierdzający” to ten, którego dzień roboczy przypada najwcześniej po złożeniu wniosku. #### Wnioski urlopowe z datą wsteczną Jeśli użytkownik złoży wniosek na daty, które już minęły (o ile pozwala na to polityka urlopowa – zobacz Jak użytkownicy mogą złożyć wniosek o urlop z datą wsteczną? (https://vacationtracker.io/pl/baza-wiedzy/jak-uzytkownicy-moga-zlozyc-wniosek-o-urlop-z-data-wsteczna/)), przypomnienia są wysyłane w tym samym cyklu, ale wniosek wygasa 2 dni robocze po ostatnim przypomnieniu – łącznie 10 dni roboczych od złożenia zamiast 7. #### Urlop kończy się, zanim wniosek by wygasł Jeśli data zakończenia urlopu nastąpi, zanim upłynie 7-dniowy (w dniach roboczych) termin wygaśnięcia, wniosek wygasa z końcem ostatniego dnia urlopu – a nie w pierwotnym 7-dniowym terminie. Przykład: wniosek złożony 7 maja na urlop 10 maja wygasa (jeśli nie zostanie rozpatrzony) z końcem dnia 10 maja, ponieważ urlop jest już wtedy w całości za nami. ## Co uruchamia przypomnienie (a co nie) System wysyła przypomnienia tylko dla wniosków, które są otwarte i oczekujące. Gdy tylko nastąpi jedno z poniższych zdarzeń, przypomnienia dla danego wniosku przestają być wysyłane: - Zatwierdzający odpowiada – zatwierdza lub odrzuca. - Wniosek wygasa (po 7 dniach roboczych w przypadku standardowych wniosków, po 10 w przypadku wniosków z datą wsteczną). - Użytkownik anuluje wniosek. - Urlop zostaje automatycznie zatwierdzony zgodnie z polityką. ## Najczęstsze pytania Dlaczego akurat trzy przypomnienia – czemu nie więcej? Limit wynosi trzy, ponieważ zmęczenie przypomnieniami pojawia się szybko. Pierwsze przypomnienie wyłapuje przypadki, w których ktoś naprawdę zapomniał, drugie oznacza wniosek jako pilny, a trzecie jest ostatnim wezwaniem, zanim system spowoduje wygaśnięcie wniosku i użytkownik będzie musiał zacząć od nowa. Więcej niż trzy przypomnienia tylko dodawałyby szumu, nie zmieniając wyników. Czy harmonogram uwzględnia święta firmowe? Harmonogram liczy dni robocze, co uwzględnia weekendy i święta skonfigurowane dla lokalizacji użytkownika. Ustawowe święto przypadające w poniedziałek nie przesunie zegara przypomnień do przodu – odliczanie wznowi się w następnym dniu roboczym. Czy mogę ustawić wolniejszy lub szybszy cykl dla mojego działu? Cykl przypomnień jest taki sam na całej platformie – nie jest to ustawienie dla poszczególnych działów. Możesz natomiast kontrolować, czy wnioski w ogóle wygasają (przełącznik Wygaśnięcie wniosku urlopowego w każdym dziale). Ustawienie go na Tak utrzymuje wnioski otwarte do daty zakończenia urlopu, co w praktyce wyłącza automatyczne wygasanie. Zobacz Jak włączyć lub wyłączyć wygasanie wniosków urlopowych? (https://vacationtracker.io/pl/baza-wiedzy/jak-wlaczyc-lub-wylaczyc-wygasanie-wnioskow-urlopowych/) ### Co dalej? Dlaczego otrzymuję przypomnienia? (https://vacationtracker.io/pl/baza-wiedzy/dlaczego-otrzymuje-przypomnienia/) Czy mogę wyłączyć przypomnienia o urlopach? (https://vacationtracker.io/pl/baza-wiedzy/czy-moge-wylaczyc-przypomnienia-o-urlopach/) Co się dzieje, jeśli wniosek urlopowy nie zostanie od razu rozpatrzony? (https://vacationtracker.io/pl/baza-wiedzy/co-sie-dzieje-jesli-wniosek-urlopowy-nie-zostanie-od-razu-rozpatrzony/) Potrzebujesz pomocy? Skontaktuj się z naszym zespołem wsparcia przez e-mail (mailto:hello@vacationtracker.io) lub czat (#), od poniedziałku do piątku w godz. 9:00–17:00 (czas wschodnioamerykański, EST).