SOURCE: Vacation Tracker TITLE: Hur ser schemat och flödet för ledighetspåminnelser ut? URL: https://vacationtracker.io/sv/kunskapsbas/hur-ser-schemat-och-flodet-for-ledighetspaminnelser-ut/ LANG: sv PUBLISHED: 2023-08-15 UPDATED: 2026-01-27 READING: 2 min SUMMARY: Vacation Tracker påminner godkännare om väntande ledighetsansökningar – högst tre påminnelser per ansökan. Så fungerar schemat och när ansökan löper ut. # Hur ser schemat och flödet för ledighetspåminnelser ut? # Hur ser schemat och flödet för ledighetspåminnelser ut? Om du ser påminnelser dyka upp i Slack, Teams eller din inkorg med förutsägbara intervall är det ingen slump – Vacation Tracker kör varje väntande ansökan genom samma rytm. Tre påminnelser, sedan löper ansökan ut. Hela flödet är begränsat till sju arbetsdagar för vanliga ansökningar, och schemat börjar om från början om den som ansökt redigerar sin ledighet. ## Schemat i korthet Påminnelser räknas i arbetsdagar – helger och konfigurerade helgdagar för inte klockan framåt. Varje påminnelse skickas via samma kanal som den ursprungliga ledighetsansökan kom från (Slack, Microsoft Teams eller e-post). Dag 0 Ansökan skickas – den ursprungliga ledighetsansökan går till alla godkännare på avdelningen. Dag 1 Första påminnelsen – skickas nästa arbetsdag om inget beslut har fattats ännu. Dag 3 Andra påminnelsen – skickas efter 3 arbetsdagar utan svar. Dag 5 Tredje och sista påminnelsen – skickas efter 5 arbetsdagar utan svar. Dag 7 Ansökan löper ut – både användaren och godkännaren eller godkännarna får en avisering om att ansökan har löpt ut. Inga fler påminnelser skickas för den ansökan. ### Ett räkneexempel Anta att en användare skickar en ansökan onsdag 2 augusti för en ledighet den 14 augusti, och att godkännaren har en vanlig arbetsvecka måndag–fredag: - Torsdag 3 augusti – första påminnelsen. - Måndag 7 augusti – andra påminnelsen (helgen räknas inte). - Onsdag 9 augusti – tredje och sista påminnelsen. - Fredag 11 augusti – ansökan löper ut och båda parter aviseras. ## Vad som får schemat att börja om #### Användaren redigerar ansökan Om en användare redigerar sin ledighetsansökan innan den har besvarats eller löpt ut börjar påminnelseflödet om från början. Den första påminnelsen skickas nästa arbetsdag efter redigeringen, den andra efter ytterligare 3 arbetsdagar och så vidare. #### Vad som inte får det att börja om Att en godkännare bara öppnar en avisering, klickar sig vidare till instrumentpanelen utan att agera eller läser ett e-postmeddelande räknas inte som ett ”svar”. Endast en uttrycklig åtgärd – Godkänn eller Neka – stoppar påminnelseschemat för den ansökan. ## Specialfall #### Automatiskt godkända ledighetsansökningar Om ledighetspolicyn godkänner ansökan automatiskt (inget godkännande krävs) skickas inga påminnelser alls. Ansökan går direkt från inskickad till godkänd utan att komma in i påminnelseschemat. #### Flera godkännare med olika arbetsveckor Varje godkännares påminnelser följer hens egna arbetsdagar. Om två godkännare har olika scheman – till exempel den ena måndag–fredag och den andra tisdag–lördag – löper ansökan ut 2 arbetsdagar efter att den första godkännaren fått sin tredje påminnelse. Med ”den första godkännaren” menas här den vars arbetsdag infaller först efter att ansökan har skickats. #### Ledighetsansökningar för tidigare datum Om en användare skickar en ansökan för datum som redan har passerat (där ledighetspolicyn tillåter det – se Hur kan användare begära ledighet för tidigare datum? (https://vacationtracker.io/sv/kunskapsbas/hur-kan-anvandare-begara-ledighet-for-tidigare-datum/)) följer påminnelseflödet samma rytm, men ansökan löper ut 2 arbetsdagar efter den sista påminnelsen – totalt 10 arbetsdagar från inskickandet i stället för 7. #### Ledigheten tar slut innan ansökan skulle löpa ut Om ledighetens slutdatum infaller innan utgångstiden på 7 arbetsdagar har gått ut löper ansökan ut i slutet av ledighetens sista dag – inte vid den ursprungliga 7-dagarsgränsen. Exempel: en ansökan som skickas den 7 maj för en ledighet den 10 maj löper ut (om den inte besvaras) i slutet av dagen den 10 maj, eftersom ledigheten då helt har passerat. ## Vad som utlöser en påminnelse (och vad som inte gör det) Systemet skickar bara påminnelser för ansökningar som är öppna och väntande. Så fort något av följande händer upphör påminnelserna för den ansökan: - En godkännare svarar – godkänner eller nekar. - Ansökan löper ut (efter 7 arbetsdagar för vanliga ansökningar, 10 för ansökningar för tidigare datum). - Användaren avbryter ansökan. - Ledigheten godkänns automatiskt av policyn. ## Vanliga frågor Varför just tre påminnelser – varför inte fler? Taket är tre eftersom påminnelsetröttheten kommer snabbt. Den första knuffen fångar upp de fall där någon helt enkelt har glömt, den andra markerar ansökan som brådskande och den tredje är en sista chans innan systemet låter ansökan löpa ut och användaren måste börja om. Fler än tre skulle bara skapa brus utan att ändra utfallet. Tar schemat hänsyn till företagets helgdagar? Schemat räknar arbetsdagar, vilket tar hänsyn till helger och de helgdagar som är konfigurerade för användarens plats. En allmän helgdag på en måndag för inte påminnelseklockan framåt – nedräkningen fortsätter nästa arbetsdag. Kan jag ställa in en långsammare eller snabbare rytm för min avdelning? Påminnelserytmen är densamma på hela plattformen – det är ingen inställning per avdelning. Det du kan styra är om ansökningar överhuvudtaget ska löpa ut (reglaget Utgång av ledighetsförfrågan på varje avdelning). Om du ställer in det på Ja förblir ansökningar öppna fram till ledighetens slutdatum, vilket i praktiken stänger av den automatiska utgången. Se Hur aktiverar eller inaktiverar jag utgång av ledighetsansökningar? (https://vacationtracker.io/sv/kunskapsbas/hur-aktiverar-eller-inaktiverar-jag-utgang-av-ledighetsansokningar/) ### Nästa steg Varför får jag påminnelser? (https://vacationtracker.io/sv/kunskapsbas/varfor-far-jag-paminnelser/) Kan jag stänga av ledighetspåminnelser? (https://vacationtracker.io/sv/kunskapsbas/kan-jag-stanga-av-ledighetspaminnelser/) Vad händer om en ledighetsansökan inte besvaras direkt? (https://vacationtracker.io/sv/kunskapsbas/vad-hander-om-en-ledighetsansokan-inte-besvaras-direkt/) Behöver du hjälp? Kontakta vårt supportteam via e-post (mailto:hello@vacationtracker.io) eller chatt (#), måndag till fredag kl. 9–17 (EST).