Flexible Freizeit (FTO)

Flexible Freizeit (Flexible Time Off, FTO) ist ein Modell für bezahlten Urlaub ohne angesammeltes Urlaubsguthaben. Mitarbeiter sparen während ihrer Arbeit keine Tage an. Sie beantragen freie Zeit, eine Führungskraft genehmigt sie unter Berücksichtigung der geschäftlichen Erfordernisse, und in den Büchern sammelt sich nichts an.

Sie ist eng verwandt mit unbegrenztem Urlaub, und viele Arbeitgeber verwenden beide Begriffe synonym. Wer sie unterscheidet, meint meist etwas Bestimmtes: Unbegrenzt bedeutet überhaupt keine Obergrenze, während flexibel für freie Zeit steht, die auf dem Papier nicht gedeckelt ist, aber trotzdem genehmigt werden muss, der Besetzung unterliegt und oft an einer genannten Richtgröße ausgerichtet ist, etwa „die meisten nehmen vier bis fünf Wochen“. Wer „flexibel“ statt „unbegrenzt“ wählt, versucht häufig, Erwartungen zu steuern, die das Wort „unbegrenzt“ überzeichnet.

Warum Arbeitgeber es einführen

Im Recruiting wird mit Autonomie und Vertrauen geworben. Das finanzielle Argument ist konkreter und sollte klar benannt werden, weil es die meisten Einführungen antreibt.

Wo angesammelter Urlaub als verdienter Lohn gilt, entsteht durch eine Ansammlungsrichtlinie eine Verbindlichkeit, die in der Bilanz steht und beim Ausscheiden eines Mitarbeiters ausbezahlt werden muss. Wenn sich nichts ansammelt, gibt es nichts auszuzahlen.

Das ist ein legitimer Grund, FTO einzuführen. Gleichzeitig konzentriert sich hier das rechtliche Risiko, denn die Ersparnis entsteht nur, wenn die Richtlinie tatsächlich keine Ansammlung vorsieht – in der Sache, nicht nur dem Namen nach.

Mehr dazu: Was ist flexible Freizeit (FTO) und wie funktioniert sie?

Die Regeln in Kalifornien

Kalifornien ist die Rechtsordnung, in der dies geprüft wurde, und zwar in McPherson v. EF Intercultural Foundation. Das Gericht erkannte an, dass eine unbegrenzte Richtlinie ohne Ansammlung rechtmäßig sein kann – stellte aber fest, dass die Richtlinie dieses Arbeitgebers es nicht war, und ordnete die Auszahlung nicht genommenen Urlaubs nach Labor Code § 227.3 an.

Das Gericht legte fest, was eine gültige Richtlinie leisten muss:

• Sie muss schriftlich festgelegt sein
• Sie muss klarstellen, dass freie Zeit kein zusätzlicher Lohn für erbrachte Leistungen ist, sondern Teil des Versprechens eines flexiblen Arbeitszeitmodells
• Sie muss die Rechte und Pflichten beider Seiten festlegen, auch was geschieht, wenn ein Mitarbeiter keine freie Zeit einplant
• Sie muss Mitarbeitern eine echte Möglichkeit geben, freie Zeit zu nehmen oder weniger Stunden zu arbeiten
• Sie muss fair umgesetzt werden, damit sie nicht wie eine Use-it-or-lose-it-Regel wirkt oder Ungleichheiten schafft

Der Arbeitgeber scheiterte an fast allen Punkten. Es gab keine schriftliche Richtlinie, Führungskräfte erwarteten etwa zwei bis sechs Wochen pro Jahr, Anträge mussten genehmigt werden, und von Urlaub in der Hochsaison wurde abgeraten. Entscheidend war, dass die Mitarbeiter aussagten, die Richtlinie nie als unbegrenzt verstanden zu haben – und das Gericht gewichtete dies stark.

Die Lehre daraus gilt auch über Kalifornien hinaus: Eine FTO-Richtlinie, die wie ein gedeckeltes Kontingent funktioniert, ist ein gedeckeltes Kontingent – ganz gleich, wie das Mitarbeiterhandbuch sie nennt.

Kanada: die gesetzliche Untergrenze bleibt

FTO ist in allen kanadischen Provinzen zulässig, kann aber gesetzliche Ansprüche nicht ersetzen – und darüber stolpern US-Arbeitgeber, die eine Richtlinie nach Norden ausweiten.

Mitarbeiter haben weiterhin Anspruch auf den Mindesturlaub ihrer Provinz und auf Urlaubsentgelt (Vacation Pay), das als Prozentsatz des Verdienstes berechnet wird (in der Grundstufe meist 4 %, steigend mit der Betriebszugehörigkeit). Auf diese Pflicht kann nicht verzichtet werden, und nicht genommener gesetzlicher Urlaub ist bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses weiterhin auszuzahlen. In der Praxis muss eine kanadische FTO-Richtlinie neben einem erfassten gesetzlichen Mindestanspruch laufen, statt ihn zu ersetzen.

Dasselbe Prinzip gilt für einen gesetzlichen Krankenstand, wo immer es ihn gibt. Gesetzlich begründete Ansprüche stehen außerhalb Ihrer PTO-Richtlinie, mit eigenen Anforderungen an Ansammlung, Ankündigung und Dokumentation. Eine Richtlinie ohne Obergrenze ändert daran nichts.

Nehmen Mitarbeiter dadurch wirklich mehr frei?

Die verbreitete Behauptung lautet, dass unbegrenzte Richtlinien die Nutzung bremsen, weil ohne ein Guthaben niemand weiß, was akzeptabel ist. Die Datenlage ist weniger eindeutig.

Eine Analyse von Namely über seinen Kundenstamm ergab, dass Mitarbeiter mit unbegrenzten Modellen im Schnitt 12,09 Tage pro Jahr nahmen, gegenüber 11,36 Tagen bei begrenzten Modellen – ein kleiner Vorsprung für unbegrenzte Modelle und eine Umkehr des früheren Ergebnisses, bei dem Nutzer unbegrenzter Modelle weniger Tage nahmen (13 gegenüber 15).

Ehrlich betrachtet zählt die Bezeichnung weniger als die Umsetzung. Eine Richtlinie mit einer genannten Richtgröße, sichtbarer Nutzung durch die Führungsebene und einer Untergrenze wirkt ganz anders als eine, die einfach das Guthaben abschafft und sonst nichts sagt.

Eine Richtlinie, die funktioniert

• Halten Sie sie schriftlich fest und stellen Sie ausdrücklich klar, dass freie Zeit keine aufgeschobene Vergütung ist
• Nennen Sie eine Richtgröße – ein Zielkorridor gibt Mitarbeitern die Erlaubnis, die „unbegrenzt“ ihnen vorenthält
• Erwägen Sie ein Minimum. Eine verbindliche Untergrenze von beispielsweise 15 Tagen setzt direkt am Problem der zu geringen Nutzung an
• Halten Sie gesetzlichen Urlaub getrennt – Krankenstand, Elternzeit und die Mindesturlaubsansprüche der Provinzen sind erfasste Ansprüche, keine FTO
• Achten Sie auf schleichende Veränderungen. Werden Anträge regelmäßig abgelehnt oder wird der tatsächliche Durchschnitt stillschweigend zur Obergrenze, haben Sie eine Ansammlungsrichtlinie mit zusätzlichem rechtlichem Risiko
• Erfassen Sie sie trotzdem. FTO schafft das Guthaben ab, nicht die Dokumentation. Sie brauchen weiterhin Nutzungsdaten für die Besetzung, für die Kontrolle der Fairness, für die Einstufung nach dem FMLA und als Nachweis, dass Sie Mitarbeitern eine echte Möglichkeit gegeben haben, Urlaub zu nehmen

Häufig gestellte Fragen

Ist FTO dasselbe wie unbegrenzter Urlaub? Meist ja, auch wenn „flexibel“ oft auf eine Richtlinie hindeutet, die nicht gedeckelt ist, aber trotzdem genehmigt werden muss und sich an einer Richtgröße orientiert.

Muss FTO beim Ausscheiden ausbezahlt werden? In den USA nicht, wenn die Richtlinie tatsächlich keine Ansammlung vorsieht und die oben genannten Bedingungen erfüllt. In Kanada bleibt das gesetzliche Urlaubsentgelt in jedem Fall geschuldet.

Nehmen Mitarbeiter mit FTO mehr frei? Die Daten sind uneinheitlich und die Unterschiede gering. Wie die Richtlinie kommuniziert wird, zählt mehr als die Frage, ob sie eine Obergrenze hat.