Urlaub im Voraus (Front-Loading)

Urlaub im Voraus (Front-Loading PTO) bedeutet, dass ein Mitarbeiter seinen gesamten Jahresurlaub auf einmal erhält – zu Beginn des Urlaubsjahres oder am Eintrittsdatum –, statt ihn im Laufe des Jahres schrittweise anzusammeln.

Wer 15 Tage hat, kann im Januar über alle 15 verfügen. Bei einem Ansammlungsmodell hätte er im Januar 1,25 Tage und die vollen 15 erst im Dezember.

Siehe auch das gegenteilige Modell: Ansammlung

Die Abwägung

Bei der Ansammlung wird der Anspruch so zugeteilt, wie er erworben wird. Beim Front-Loading wird er gewährt, bevor er erworben ist. Alles Weitere folgt aus diesem einen Unterschied.

Was Sie gewinnen, ist Einfachheit. Es gibt keine Ansammlungsrate zu konfigurieren, kein Guthaben im laufenden Jahr zu erklären und kein unangenehmes Gespräch mit einem neuen Mitarbeiter, der im März eine Woche frei haben möchte, aber erst zwei Tage angesammelt hat. Mitarbeiter können ein Jahr im Voraus planen – und genau so buchen Menschen tatsächlich ihren Urlaub.

Was Sie aufgeben, ist die natürliche Bremse. Ein Mitarbeiter kann den vollen Anspruch im ersten Quartal nehmen und im zweiten kündigen, nachdem er Zeit genutzt hat, die er noch nicht erworben hatte. Ob Front-Loading für Sie funktioniert, entscheidet eine einfache Frage: Können Sie in diesem Fall etwas zurückholen?

In den meisten Rechtsordnungen lautet die Antwort Nein oder nicht zuverlässig. Das ist kein Grund, auf Front-Loading zu verzichten – aber es sind die Kosten, die Sie einkalkulieren müssen.

USA

Front-Loading ist hier nicht nur erlaubt; beim Krankenstand wird es sogar ausdrücklich belohnt.

Die Krankenstandsgesetze der Bundesstaaten behandeln Front-Loading als Abkürzung zur Compliance. Die meisten ansammlungsbasierten Krankenstandsgesetze bringen Übertragspflichten, Nutzungsobergrenzen und die Erfassung der Ansammlung mit sich. Wer den vollen gesetzlichen Anspruch im Voraus gewährt, ist von diesem Apparat in der Regel vollständig befreit.

Kalifornien ist das deutlichste Beispiel. Nach SB 616 muss ein Arbeitgeber, der zu Beginn jedes Beschäftigungsjahres, Kalenderjahres oder 12-Monats-Zeitraums die vollen fünf Tage oder 40 Stunden gewährt, weder die Ansammlung erfassen noch nicht genommene Zeit übertragen. Für einen Arbeitgeber mit Standorten in mehreren Bundesstaaten ist Front-Loading in Höhe des höchsten geltenden Anspruchs oft der einfachste Weg, mehrere Gesetze gleichzeitig zu erfüllen.

Die Kehrseite ist das Rückforderungsproblem. Wenn ein Mitarbeiter im Voraus gewährte Zeit nutzt und ausscheidet, bevor er sie erworben hat, ist es schwierig und manchmal unmöglich, den Wert aus der Schlussabrechnung zurückzuholen.

Kalifornien ist streng: Abzüge von der letzten Gehaltszahlung zur Begleichung einer Schuld gegenüber dem Arbeitgeber sind selbst mit vorheriger schriftlicher Zustimmung verboten, mit der Begründung, dass das Zurückhalten des letzten Lohns eine Form der Selbsthilfe des Arbeitgebers ist. Andere Bundesstaaten erlauben es mit einer unterschriebenen Vereinbarung, mehrere nicht. Bei befreiten (exempt) Mitarbeitern schränken die Salary-Basis-Regeln Abzüge ohnehin ein.

Die praktische Folge: Behandeln Sie einen im Voraus gewährten Anspruch als Geld, das Sie möglicherweise nicht zurückbekommen, und bemessen Sie ihn entsprechend.

Bei Eintritt im laufenden Jahr ist eine anteilige Berechnung nötig. Wer jemandem, der im Oktober beginnt, den vollen Jahresanspruch gewährt, macht ein Geschenk, das sich nicht rückgängig machen lässt. Die meisten Front-Loading-Richtlinien berechnen das erste Jahr anteilig und gewähren den vollen Anspruch ab dem nächsten Urlaubsjahr.

Kanada

Urlaubszeit im Voraus zu gewähren ist unkompliziert. Urlaubsentgelt im Voraus zu gewähren gibt es nicht, weil beides getrennte Ansprüche sind.

Das gesetzliche Urlaubsentgelt wird als Prozentsatz des tatsächlich verdienten Lohns berechnet – meist 4 %, steigend mit der Betriebszugehörigkeit. Dieser Prozentsatz bezieht sich auf den Verdienst zum Zeitpunkt seiner Zahlung, ganz gleich, was Ihre Richtlinie darüber sagt, wann Tage verfügbar werden. Ein Mitarbeiter, dem im Januar drei Wochen gewährt werden, hat dadurch nicht drei Wochen Urlaubsentgelt erworben. Eine kanadische Front-Loading-Richtlinie läuft daher neben der gesetzlichen Berechnung, statt sie zu ersetzen.

International

Vereinigtes Königreich. Das gesetzliche Modell gewährt den Urlaub nach dem ersten Jahr im Voraus, was viele überrascht. Regulation 15A der Working Time Regulations begrenzt einen Arbeitnehmer auf den bis dahin angesammelten Urlaub – ein Zwölftel des Jahresanspruchs pro Monat –, aber nur im ersten Beschäftigungsjahr. Danach gilt keine solche Einschränkung mehr, sodass die vollen 5,6 Wochen ab Beginn jedes Urlaubsjahres verfügbar sind.

Um Urlaub zurückzufordern, der über den Anspruch hinaus genommen wurde, ist eine schriftliche Vereinbarung im Vertrag oder die vorherige Zustimmung des Mitarbeiters nötig. Ohne diese Klausel dürfen Sie nichts abziehen.

Australien. Das gegenteilige Modell. Nach den National Employment Standards wird Jahresurlaub über das Jahr fortlaufend angesammelt, sodass der gesetzliche Anspruch nicht von Rechts wegen im Voraus gewährt werden kann. Arbeitgeber erlauben Urlaub im Voraus häufig per Vereinbarung, meist mit einer schriftlichen Abzugsklausel.

So funktioniert es

• Berechnen Sie das erste Jahr anteilig und gewähren Sie den vollen Anspruch ab dem nächsten Urlaubsjahr im Voraus
• Holen Sie eine schriftliche Abzugsvereinbarung ein, wo Ihre Rechtsordnung sie erlaubt – und nehmen Sie hin, dass sie in manchen, darunter Kalifornien, nicht hilft
• Erwägen Sie ein teilweises Front-Loading: die Hälfte im Voraus, die andere Hälfte zur Jahresmitte. So bleibt der Großteil der Einfachheit erhalten, während sich das Risiko halbiert
• Gewähren Sie gesetzlichen Krankenstand bewusst im Voraus, da Sie sich in den USA damit von Übertrag und Ansammlungserfassung befreien
• Legen Sie die Übertragsregel separat fest. Ein unbegrenzter Übertrag zusätzlich zum Front-Loading lässt die Urlaubsrückstellungen schnell anwachsen
• Achten Sie auf die Besetzung im ersten Quartal. Wenn alle im Januar ein volles Guthaben haben, häufen sich genau dann die Überschneidungen

Häufig gestellte Fragen

Ist Front-Loading besser als die Ansammlung? Es ist einfacher umzusetzen und für vorausplanende Mitarbeiter besser – um den Preis eines echten Risikos, wenn Mitarbeiter ausscheiden, nachdem sie mehr genutzt als erworben haben.

Kann man im Voraus gewährten Urlaub zurückholen, wenn jemand kündigt? Selten, und in Kalifornien aus der Schlussabrechnung praktisch nie. Gehen Sie davon aus, dass es nicht geht.

Wirkt sich Front-Loading auf den Übertrag aus? Nicht automatisch – das ist eine eigene Entscheidung der Richtlinie. Beim gesetzlichen Krankenstand in den USA entfällt durch die Gewährung des vollen Anspruchs im Voraus in der Regel die Übertragspflicht.

Sollten neue Mitarbeiter den vollen Anspruch erhalten? Meist anteilig für das erste angebrochene Jahr, dann voll ab dem nächsten Urlaubsjahr.

Dieser Eintrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Die Regeln zu Abzügen und Krankenstand unterscheiden sich je nach US-Bundesstaat und kanadischer Provinz.