Administrator-Schulung 3: Mit Urlaubsarten und Urlaubsrichtlinien festlegen, wie viel Urlaub jeder erhält (Nur E-Mail)

Eine Urlaubsart ist eine Art von Abwesenheit, zum Beispiel bezahlter Urlaub oder Krankheitstag. Eine Urlaubsrichtlinie legt fest, wie diese Urlaubsart an einem Standort funktioniert. Erstellen Sie jede Art einmal und geben Sie dann jedem Standort seine eigene Richtlinie.

Vorab entscheiden

Entscheiden Sie für jede Urlaubsart an jedem Standort:

• Wie viel: ein jährliches Kontingent oder unbegrenzt.
• Wie er erworben wird: auf einmal oder durch Ansammlung über das Jahr (monatlich, halbmonatlich, zweiwöchentlich oder wöchentlich).
• Genehmigung: ob Anträge einen Genehmiger brauchen.
• Nicht genutzte Tage: ob sie ins nächste Jahr übertragen werden (Übertrag).
• Kleinster Antrag: ganzer Tag, halber Tag oder kürzer.

Beginnen Sie mit Kontingent, Genehmigung und kleinstem Antrag. Aktivieren Sie Ansammlungen oder Übertrag nur, wenn Ihre Urlaubsregelung sie vorsieht.

Die Urlaubsart erstellen

1. Klicken Sie im linken Menü unter Urlaubseinrichtung auf Urlaubsarten und dann auf Einen neuen Urlaubstyp erstellen.
2. Geben Sie einen Name ein, wählen Sie eine Farbe und legen Sie fest, wie der Urlaub in Kalendern angezeigt wird (zum Beispiel als „Beschäftigt“).
3. Klicken Sie auf Weiter. Gibt es bereits eine ähnliche Urlaubsart, schlägt Vacation Tracker vor, stattdessen diese an weiteren Standorten zu verwenden. Klicken Sie nur dann auf Ja, ich möchte den Urlaubstyp erstellen, wenn Sie wirklich eine eigene Art brauchen.
4. Wählen Sie unter Standorten zuweisen die Standorte, die diesen Urlaub anbieten, füllen Sie die Urlaubsrichtlinie aus (mindestens das Jährliches Urlaubskontingent) und klicken Sie auf Erstellen und Zuweisen.

Um eine bestehende Urlaubsart später einem weiteren Standort hinzuzufügen, öffnen Sie den Standort, wechseln Sie zu Urlaubsrichtlinien und klicken Sie auf Urlaubsrichtlinie zuweisen.

Die Richtlinie festlegen

Die wichtigsten Einstellungen einer Urlaubsrichtlinie:

• Jährliches Urlaubskontingent oder Unbegrenztes Kontingent
• Genehmigung erforderlich
• Kürzeste Urlaubsdauer
• Ansammlungen und Übertrag-Einstellungen
• Negativen Saldo erlauben, Grund erforderlich, Urlaub in der Vergangenheit bearbeiten & beantragen und Urlaubstyp verbergen
• Zeitausgleich (TOIL)

Prüfen, ob es funktioniert hat

Gehen Sie zu Urlaubseinrichtung > Urlaubsrichtlinien und filtern Sie nach Standort. Jede Urlaubsart, die dieser Standort anbietet, sollte aufgeführt und aktiviert sein, mit dem richtigen Jährliches Urlaubskontingent, Genehmigung erforderlich und Kürzeste Urlaubsdauer.

Häufige Fragen