Astuces pour effectuer sa gestion de projet à l’aide de Microsoft Teams

Microsoft Teams est un outil collaboratif permettant de lancer des discussions de groupe et de passer des appels en ligne. Toutefois, ce logiciel peut-il aussi être utilisé dans le cadre de la gestion de projet ? Cela est bien entendu possible. Microsoft Teams permet aux responsables de simplifier la communication avec leur équipe. Il s’agit aussi d’une plateforme idéale pour suivre l’avancement des projets et pour conserver de manière centralisée tous les fichiers qui y sont liés.

Dans cet article, nous passerons en revue certains des principaux conseils à suivre pour effectuer sa gestion de projet à l’aide de Microsoft Teams.

Commençons par dresser un portrait du type de gestionnaires de projet susceptibles d’utiliser Microsoft Teams pour gérer leur équipe.

Qui utilise Teams dans le cadre de la gestion de projet ?

Il est certain que Microsoft vise large. Microsoft Teams est disponible pour les clients d’Office 365 dans 181 pays à travers le monde, et est traduit en 53 langues. Il va sans dire que cela ne garantit pas son utilisation.

De plus, il arrive que même les utilisateurs de Microsoft Teams ne l’exploitent pas pleinement, mais uniquement selon son but premier : pour communiquer entre membres d’une même équipe.

Toutefois, le service peut bénéficier d’intégrations avec des fonctionnalités Microsoft ou des modules complémentaires externes pour devenir un outil fiable de gestion de projet. C’est pourquoi il est probable que la plupart des organisations effectuant leur gestion de projet à l’aide de Microsoft Teams soient déjà utilisatrices de la suite Microsoft. Il s’agit là d’un choix logique.

Un autre avantage de Microsoft Teams, qui rend l’outil parfaitement adapté à la gestion de projet, est qu’il est multiplateforme et fonctionne sous Windows, macOS, Android, iOS ainsi que sur le Web. Même depuis un appareil mobile, le logiciel permet aux membres d’une équipe de partager leur écran ou de participer à des visioconférences en affichant leur caméra. Tant que les utilisateurs disposent d’une connexion Internet, leur accès aux réunions est garanti.

Microsoft Teams aide à tenir tout le monde au courant

Il n’est donc pas surprenant que de plus en plus d’entreprises se tournent vers Microsoft Teams pour leur gestion de projet. Qu’une équipe travaille en simultané sur un gros projet, ou qu’elle essaie de mener plusieurs projets de front, le logiciel aide à tenir les membres au courant de ce qu’il se passe.

Microsoft Teams permet aux responsables d’optimiser le partage d’informations liées à chaque projet. Ces groupes, appelés équipes, facilitent l’organisation de discussions, d’appels et de visioconférences avec la totalité des membres de l’équipe. Les membres peuvent également y partager de nouvelles informations à n’importe quel moment.

Comme dans d’autres applications de collaboration, Microsoft Teams permet des communications libres et transparentes à chaque étape d’un projet.

Si vous avez besoin de connaître les dernières nouvelles d’un projet ou de constater son avancement, vous pouvez consulter Teams pour accéder à ce type d’informations. Il s’agit d’un outil idéal pour les organisations souhaitant mettre l’accent sur la transparence et sur une meilleure communication, car toutes les informations pertinentes liées à un projet sont stockées de manière centralisée et peuvent être consultées depuis un emplacement unique. Auparavant, vous auriez dû accéder à divers dossiers et ouvrir plusieurs solutions Office 365. Microsoft Teams vous fait économiser du temps de recherche, et facilite l’accès aux informations importantes.

Assigner des tâches à l’aide de la fonctionnalité Tasks

La fonctionnalité Tasks peut être ajoutée à Microsoft Teams. Son avantage est qu’elle affiche les tâches pour la totalité des membres d’une équipe : chaque personne sait ainsi ce qu’elle a à faire. Il s’agit aussi d’une formidable manière de présenter les tâches dupliquées. Cette fonctionnalité permet enfin de clarifier les personnes responsables de chaque aspect des livrables.

En y intégrant la fonctionnalité Microsoft Tasks, Microsoft Teams est plus à même d’être utilisé comme outil de gestion de projet, le logiciel de discussion étant agrémenté d’un système de gestion des tâches. Ces tâches peuvent être affectées, consultées et terminées en quelques clics.

Microsoft Teams offre également un tableau de bord permettant aux membres d’une équipe de consulter leurs propres tâches et d’y attribuer une priorité. Cela leur permet de gérer leur planning, et d’organiser leur travail en conséquence pour pouvoir livrer le projet dans les temps.

Rendre tous les documents de travail accessibles

Lorsque vous dirigez une équipe, vous souhaitez bien entendu qu’elle perde aussi peu de temps que possible à rechercher des fichiers ou des dossiers. C’est pourquoi les logiciels doivent aider à garantir la productivité des membres de votre équipe. Associé à Microsoft SharePoint, c’est exactement ce que Teams permet de faire.

Les feuilles de calcul Excel, les documents Word, les diapositives PowerPoint et les notes peuvent être stockés dans SharePoint et associés directement au tableau de bord Microsoft Teams. Les membres d’équipes travaillant sur ces fichiers peuvent directement en ajouter les liens sur n’importe quel canal Microsoft Teams.

En d’autres termes, la recherche de fichiers ou de présentations ne vous fera plus perdre de temps.

Garantir le respect des délais

Les gestionnaires de projet performants connaissent l’importance des délais. Microsoft Teams permet aux équipes de partager un calendrier, afin de garantir que tout le monde connaît avec précision la date de rendu du projet. Les délais doivent être visibles en un coup d’œil. Il s’agit d’un élément indispensable à une bonne gestion de projet.

À l’aide de la fonctionnalité Tasks évoquée précédemment, les équipes peuvent répartir les projets à long terme en des tâches plus courtes, ou en plusieurs échéances. C’est une excellente manière d’utiliser Microsoft Teams dans le cadre de la gestion de projet. 

Personnaliser son logiciel à l’aide d’intégrations

D’autres intégrations de fonctionnalités utiles sont possibles dans Microsoft Teams. Même si vous cherchez à utiliser Microsoft Teams dans le cadre de votre gestion de projet, il existe bien d’autres solutions tierces dont l’intégration peut vous être utile. En intégrant des fonctionnalités de RH ou de gestion du temps, par exemple vous pouvez créer un outil fiable et entièrement personnalisé pour répondre aux besoins spécifiques de votre équipe.

Chez Vacation Tracker, nous avons développé notre propre intégration pour Microsoft Teams. Il est certainement utile pour les gestionnaires de projet de connaître les personnes présentes au bureau ou non à un instant T. Vacation Tracker offre cette visibilité, non seulement aux gestionnaires de projet, mais aussi à la totalité de l’équipe.

Quelques derniers conseils à destination des gestionnaires de projet

Nous avons vu que Microsoft Teams offre une intégration parfaite avec la suite Office. Elle offre toutefois aussi des intégrations avec des services tiers. Afin que tout le monde exploite tout le potentiel des programmes, assurez-vous de choisir des intégrations conviviales.

De nouveaux logiciels à intégrer à Microsoft Teams sont créés tous les jours. C’est pourquoi nous conseillons aux gestionnaires de projet de surveiller les nouvelles intégrations disponibles, et notamment sur celles qui amélioreront la productivité de votre équipe. Ces intégrations doivent vous aider à atteindre les objectifs liés à vos projets directement depuis votre outil collaboratif. Les membres d’équipes doivent pouvoir passer d’une tâche à une autre en toute sécurité, qu’il s’agisse de la modification de documents, des discussions, de l’examen de leurs tâches voire de la planification de leurs congés.

Un bon outil de gestion de projet doit faciliter la communication et la collaboration. Ainsi, Microsoft Teams peut être utilisé dans le cadre de la gestion de projet. En y ajoutant les intégrations pertinentes, il peut devenir votre outil de gestion de prédilection.