Limit naliczania PTO: Wszystko, co musisz wiedzieć

Ustalanie limitu naliczania PTO jest powszechną praktyką stosowaną przez liczne firmy na całym świecie, i nie bez powodu. Jeśli po raz pierwszy spotykasz się z tym terminem i nie wiesz, co on oznacza, trafiłeś we właściwe miejsce.

Dzisiaj zagłębimy się w świat limitów naliczania PTO – co oznaczają, jak działają i dlaczego mają znaczenie zarówno dla pracowników, jak i pracodawców.

Czym jest limit naliczania PTO?

Wyobraź sobie limit naliczania PTO jako słoik oszczędności na twój płatny urlop.

W słoiku jest tylko tyle miejsca, i w pewnym momencie się zapełni. W tym przypadku pokrywką na twoim słoiku naliczania PTO nazywamy limitem naliczania PTO.

Posiadanie limitu naliczania jest sposobem zarządzania saldami PTO pracowników w miejscu pracy. Zasadniczo służy jako ograniczenie tego, ile PTO możesz zaoszczędzić w swojej pracy — albo przez cały rok, albo przez cały okres zatrudnienia. Mówiąc prosto, te limity ustalają maksymalną ilość płatnego urlopu, którą możesz zgromadzić w określonym czasie.

Jednak świat limitów naliczania PTO nie jest jednakowy dla wszystkich. Czynniki takie jak twoja pozycja w firmie lub długość stażu pracy mogą wpływać na limit, który cię dotyczy. Ponadto firmy mogą stosować różne limity dla różnych okresów, dodając kolejną warstwę złożoności do równania. Na przykład możesz naliczać maksymalnie 60 godzin PTO w ciągu jednego roku kalendarzowego, z ogólnym limitem 100 godzin w dowolnym momencie.

Zostań z nami, aby zrozumieć, dlaczego te limity istnieją i jak wybrać najlepszy dla swojej firmy.

Dlaczego limit naliczania PTO jest konieczny

W systemie naliczania PTO zarabiasz czas wolny w miarę pracy.

Pomyśl o regularnej pracy, gdzie pracujesz 40 godzin tygodniowo. W zależności od zasad PTO i płac w twojej firmie, za każdym razem, gdy dostajesz wypłatę, pewna ilość płatnego urlopu jest naliczana na twoje konto, jak nagroda za twoją ciężką pracę.

A co, jeśli ktoś nigdy nie bierze przerwy? I powiedzmy, że pracuje w tej samej firmie przez naprawdę długi czas i nigdy nie wykorzystuje swojego czasu wolnego.

Bez limitu naliczania PTO ta osoba mogłaby ciągle gromadzić swój czas wolny. Może słyszałeś historie o ludziach mających trzy miesiące lub nawet więcej dni urlopowych zaoszczędzonych. Zwykle dzieje się tak, gdy nie ma limitu maksymalnego PTO, które można zgromadzić, lub gdy system po prostu nadal dodaje saldo PTO do istniejącej kwoty rok po roku.

To właśnie tutaj przydaje się limit, dający twoim pracownikom powód do faktycznego wykorzystania ich zarobionego czasu wolnego. Limit ustala pułap tego, ile PTO pracownik może zgromadzić. To jak powiedzenie: “Hej, masz świetną kupkę czasu wolnego – teraz upewnijmy się, że faktycznie go wykorzystasz!”, i zmuszenie twoich pracowników do wyboru między wykorzystaniem części już zarobionego czasu wolnego a zaprzestaniem otrzymywania więcej.

Ostatecznie, o to właśnie chodzi w płatnym urlopie. Nie ma znaczenia, jak ludzie go wykorzystują ani kiedy. Liczy się to, że robią sobie przerwę, gdy jej potrzebują. Dlatego oferowanie limitu naliczania PTO przynosi korzyści wszystkim zaangażowanym stronom — oto jak.

Ogranicza ekspozycję finansową

Dla pracodawców ustalenie limitu naliczania PTO jest mądrą strategią finansową.

Zapobiega sytuacjom, w których pracownicy gromadzą ogromną liczbę niewykorzystanych dni PTO, co mogłoby prowadzić do znacznych zobowiązań finansowych, takich jak wysokie wypłaty PTO przy odejściu z firmy. Dzięki limitowi pracodawcy mogą upewnić się, że nie zostaną uderzeni ogromnymi wypłatami za niewykorzystane PTO przy odejściu pracownika.

Dzięki temu chroni się również zdrowie finansowe firmy, pozwalając na efektywniejsze alokowanie zasobów.

Zapewnia równowagę między życiem zawodowym a prywatnym

Limit naliczania PTO zachęca pracowników do konsekwentnego wykorzystywania zarobionego czasu wolnego w ciągu roku. Gdy istnieje limit tego, ile PTO można zgromadzić, pracownicy są bardziej skłonni do robienia sobie przerw okresowo, zamiast gromadzenia czasu wolnego na dłuższy okres.

Ten regularny czas wolny pozwala pracownikom naładować baterie, zrelaksować się i wrócić do pracy z odnowioną energią i skupieniem. Zapobiega gromadzeniu się nadmiernej ilości niewykorzystanego PTO, zapewniając, że pracownicy rzeczywiście korzystają z czasu, który zarobili.

Tworzy szczęśliwszą siłę roboczą

Wprowadzenie limitu naliczania PTO działa jako przyjazne przypomnienie dla pracowników, że robienie sobie przerw jest nie tylko akceptowalne, ale także zachęcane.

Pomaga pracownikom zachować równowagę między obowiązkami zawodowymi a osobistym dobrostanem. Gdy istnieje limit tego, ile PTO można zgromadzić, pracownicy są zmotywowani do regularnego wykorzystywania swojego czasu wolnego, zapobiegając wypaleniu i zmęczeniu. Podkreślając znaczenie robienia sobie przerw, limit naliczania pośrednio przyczynia się do tworzenia bardziej produktywnej i zaangażowanej siły roboczej.

W istocie, wdrożenie limitu naliczania PTO to sytuacja korzystna dla wszystkich. Pracodawcy zabezpieczają swoją stabilność finansową i tworzą zdrowsze środowisko pracy, podczas gdy pracownicy są zachęcani do priorytetowego traktowania swojego ogólnego dobrostanu. Pomaga to kultywować idealną kulturę w miejscu pracy, która ceni zarówno rozwój zawodowy, jak i osobisty sukces.

Jak działa limit naliczania PTO?

Przed ustaleniem limitu musisz wiedzieć, co twój limit obejmuje. Czy liczysz dni chorobowe tak samo jak dni urlopowe? Niektóre miejsca je rozdzielają, ponieważ wiążą się z różnymi zasadami. Na przykład w Kalifornii, podczas gdy nie dostajesz wypłaty za niewykorzystane dni chorobowe, gdy odchodzisz z pracy, niewykorzystane dni urlopowe są wypłacane. Ważne jest, aby wziąć pod uwagę wszystkie przepisy prawne przed podjęciem decyzji o kwocie.

Grupowanie dni chorobowych i urlopowych może być łatwiejsze pod względem papierkowej roboty, ale może być droższe. Ponadto, sposób obsługi PTO może zależeć od tego, jak długo ktoś pracuje w firmie. Nowy pracownik może dostać mniej dni niż ktoś, kto jest w firmie od dekady. Jak widać, jest wiele czynników do rozważenia.

Istnieje kilka sposobów na grę w PTO. Zacznijmy od różnych metod limitu naliczania PTO.

Dopasowanie rocznej kwoty

Tutaj limit naliczania PTO odpowiada PTO, które zarabiasz rocznie.

Jeśli otrzymujesz 40 godzin PTO każdego roku, to jest to maksymalna ilość, którą możesz zaoszczędzić. Jednak jeśli ich nie wykorzystasz, po prostu przestajesz zarabiać więcej, dopóki nie wykorzystasz PTO, które masz. Więc jeśli ustalisz limit, który odpowiada całkowitej ilości czasu wolnego, jaką ludzie dostają w ciągu roku, zasadniczo mówisz wszystkim, aby brali swój roczny urlop każdego roku.

Jest to również nazywane polityką “Użyj albo strać”.

Buforowane naliczanie PTO

W tej opcji możesz zaoszczędzić więcej PTO niż zarabiasz w ciągu roku.

Na przykład, jeśli pracownik nigdy nie wykorzystał przydzielonych mu 40 godzin, ale chcesz, aby zatrzymał połowę swojego przydziału, możesz ustawić limit na 60. W ten sposób, po upływie roku, gdy pracownik nadal ma 40 godzin, system będzie kontynuował naliczanie czasu, aż osiągnie 60.

Zwykle robi się to, aby uwzględnić przypadki przeniesionego PTO.

Nieograniczone naliczanie PTO

Nieograniczone PTO brzmi jak marzenie, ale szybko staje się rzeczywistością dla wielu na całym świecie, jak pracownicy Microsoft i Netflix.

W tym układzie możesz mieć albo ustaloną ilość czasu urlopowego, która nigdy się nie kończy, albo po prostu brać dni wolne, kiedy ich potrzebujesz.

Sposoby strukturyzacji limitu naliczania PTO

Oprócz ustalenia limitu naliczania PTO, oto kilka różnych sposobów, w jakie możesz strukturyzować swój limit naliczania PTO.

Roczne limity PTO

Mówiąc prosto, w tym przypadku PTO zaczyna się od zera każdego roku.

W tej kategorii pracownicy napotykają pułap, który definiuje maksymalną ilość PTO, jaką mogą zgromadzić w ciągu jednego roku. Ten limit zapewnia, że pracownicy cieszą się spójną równowagą między życiem zawodowym a prywatnym, jednocześnie zapobiegając nadmiernemu gromadzeniu zarezerwowanego czasu wolnego.

Limity dla okresów płacowych

Tutaj pracownicy mają limit, który dotyczy całkowitej ilości PTO, jaką mogą zarobić w określonym okresie płacowym. Ta struktura służy jako zabezpieczenie przed nadmiernym naliczaniem czasu wolnego w krótszych, bardziej popularnych okresach (jak lato), utrzymując stały rytm naliczania PTO, który jest zgodny z regularnymi cyklami płacowymi.

Limity salda

W ramach tego typu limitu, gdy pracownik osiągnie określone z góry saldo naliczonego PTO, proces naliczania zostaje zatrzymany. Nie jest to ograniczone do rocznego cyklu, ale raczej dotyczy całego okresu zatrudnienia pracownika. Pomaga to utrzymać równowagę i zachęca pracowników do wykorzystania naliczonego czasu wolnego przed zgromadzeniem większej ilości, promując odświeżoną i zaangażowaną siłę roboczą.

Sposoby obliczania limitu naliczania PTO

Ręcznie przez Excel

Ręczne zarządzanie PTO (i złożonymi obliczeniami, takimi jak naliczanie PTO w Excelu) to nie lada wyzwanie. Ale z odrobiną pomocy możesz to osiągnąć! Ta metoda jest najbardziej czasochłonna i wymaga najwięcej wysiłku ze wszystkich.

Krok 1: Zbierz wszystkie niezbędne informacje

Najpierw musisz zebrać pewne informacje. Dowiedz się, jaka jest twoja stawka naliczania (ile PTO zarabiasz na godzinę lub okres płacowy), polityka PTO twojej firmy i wszelkie limity lub ograniczenia, które obowiązują. Zrób to samo dla każdego członka twojego zespołu, za którego jesteś odpowiedzialny.

Następnie otwórz arkusz Excel z PTO. Jeśli go nie masz, pobierz nasz przydatny szablon śledzenia PTO w Excelu za darmo tutaj. Użyjemy go do stworzenia dedykowanej tabeli do śledzenia twoich naliczeń PTO.

Krok 2: Utwórz osobny arkusz naliczeń

Na nowym arkuszu w szablonie utwórz nową tabelę i oznacz kolumny następująco: Imię i nazwisko pracownika, Dział, Lokalizacja, Data naliczenia, Kwota PTO, Wykorzystane PTO, Pozostałe PTO i Limit naliczania. Możesz także dodać wszelkie inne informacje, które uznasz za istotne.

W kolumnie Data wymień daty rozpoczęcia każdego oczekiwanego naliczenia, w zależności od tego, jak działa twój system naliczania.

W kolumnie Stawka naliczania wprowadź datę rozpoczęcia stawki naliczania urlopu dla każdego okresu rozliczeniowego twojego pracownika. Może to być stała kwota lub obliczona na podstawie przepracowanych godzin.

Następnie dodaj przydział urlopu dla każdego pracownika. W kolumnie Naliczony urlop możesz również użyć formuły do obliczenia naliczonego urlopu. Na przykład, jeśli stawka naliczania wynosi 0,5 dnia na okres rozliczeniowy, a twoi pracownicy przepracowali 5 okresów rozliczeniowych, ich naliczony urlop wynosiłby 2,5 dnia.

W kolumnie Wykorzystany urlop wprowadź ilość urlopu, jaką każdy wykorzystał do tej pory dla każdego okresu rozliczeniowego lub dnia wolnego. Następnie w kolumnie Pozostały urlop odejmij wykorzystany urlop od naliczonego urlopu. To pokaże ci pozostały dostępny urlop.

Na koniec w kolumnie Limit naliczania dodaj maksymalną kwotę dla każdego pracownika. Zalecamy wyróżnienie tego na czerwono, aby łatwiej było śledzić!

Krok 3: Monitoruj swoje naliczenia

Tutaj przychodzi najtrudniejsza część!

W miarę postępu wprowadzaj swoją stawkę naliczania, wykorzystany urlop i pozwól Excelowi obliczyć pozostały urlop. To da tobie i twojemu zespołowi jasny obraz tego, jak wygląda wasza sytuacja urlopowa. Jeśli szukasz alternatywnych sposobów ręcznego zarządzania naliczaniem urlopu w Excelu, sprawdź nasz dedykowany przewodnik tutaj.

Pamiętaj, ta ręczna metoda daje ci dobry pogląd na naliczanie urlopu, ale może nie uwzględniać wszystkich niuansów polityki twojej firmy. Zawsze sprawdzaj w dziale kadr lub oficjalnym systemie urlopowym, aby uzyskać najbardziej dokładne informacje.

Korzystanie z naszego darmowego kalkulatora naliczeń

Łatwiejszą alternatywą dla żmudnej ręcznej metody w Excelu jest użycie naszego darmowego kalkulatora naliczania urlopu do określenia, jak twój limit naliczania urlopu może wpłynąć na twój czas wolny.

Po prostu kliknij tutaj i po przekierowaniu na stronę kliknij drugi kalkulator, który pokazuje, ile godzin/dni naliczysz w określonej dacie.

Nasz kalkulator bierze pod uwagę złożone czynniki, takie jak twoje początkowe saldo urlopu, twoje bieżące wykorzystanie urlopu, limit na twoim koncie i więcej, aby pomóc ci określić, ile czasu zostało w twoim przydziale. Następnie wypełnij swoje informacje i gotowe!

W Vacation Tracker

Na koniec, ale nie mniej ważne, możesz łatwo zautomatyzować cały proces naliczania urlopu (i znacznie, znacznie więcej) za pomocą dedykowanego narzędzia do zarządzania urlopami, takiego jak Vacation Tracker. Nasz system nie tylko automatycznie obliczy wszystko, od indywidualnych przydziałów naliczania urlopu dla każdego członka twojego zespołu, ale można również dokonać dalszych dostosowań, aby spełnić potrzeby twojej firmy.

Masz rozproszonych członków w różnych lokalizacjach z różnymi okresami naliczania urlopu? Masz trudności z dodawaniem różnych limitów naliczania dla różnych typów urlopów? Mamy to wszystko objęte naszą przydatną funkcją Naliczania. Możesz śledzić naliczania urlopu w odstępach dwutygodniowych, półmiesięcznych lub miesięcznych.

Ponadto wszystkie salda urlopowe są również automatycznie odzwierciedlane na twoim indywidualnym Profilu Użytkownika bez podnoszenia palca. Dosłownie nie może być łatwiej niż to.

Gotowy, aby odkryć i zautomatyzować swoją podróż urlopową na dobre? Wypróbuj i doświadcz magii łatwego zarządzania, rejestrując się na darmowy okres próbny już dziś. Twój zespół HR (i twoi pracownicy też!) będą zachwyceni, że to zrobiłeś!

Podsumowanie

Jak prawdopodobnie możesz już teraz zauważyć, limit naliczania urlopu przynosi wiele korzyści.

Pomyśl o tym w ten sposób: ustalając limit na ilość czasu wolnego, który może się nagromadzić, korzystają zarówno pracownicy, jak i pracodawcy. Pracownicy dostają zachętę, której potrzebują, aby regularnie robić sobie przerwy, pozostać świeżymi i wracać do pracy naładowani energią.

Z drugiej strony pracodawcy unikają nieoczekiwanych problemów finansowych spowodowanych przez ogromną ilość niewykorzystanego czasu wolnego. Co w tym nie lubić?