Tatil takvimi

Tatil takvimi (holiday calendar), çalışanların ne zaman işte olmadığını gösteren ortak bir görünümdür: resmi tatiller, şirket kapanışları ve bireysel izinler, herkesin personel kapsamını bir bakışta görebilmesi için tek bir yerde tutulur. İzin takvimi, ekip takvimi, devamsızlık takvimi veya “kim izinde” takvimi olarak da adlandırılır.

İki farklı veri türü

Çoğu tatil takvimi hayal kırıklığı yaratır, çünkü birbirine hiç benzemeyen iki şeyi aynı anda tutması beklenir.

Resmi tatiller referans verisidir. Bir yıl veya daha uzun süre önceden belirlenir, aynı konumdaki herkes için aynıdır ve yalnızca bir hükümet karar verdiğinde değişir. Bir kez ayarlarsınız ve öylece kalır.

Devamsızlık ise işlem verisidir. Her gün değişir, her kişi için farklıdır, talepler ve onaylar yoluyla gelir ve bir bakiyeyle mutabık olması gerekir. Hiçbir zaman tamamlanmaz.

Bir elektronik tablo ilkini harika, ikincisini kötü yönetir. Paylaşılan bir takvim ikincisini makul düzeyde, ilkini ise kaba kuvvetle yönetir. Gerçekte hangi sorunu çözdüğünüzü bilmek, kararın büyük bölümüdür.

İyi bir takvimin yaptığı üçüncü şey ise insanların unuttuğu şeydir: yalnızca kimin izinde olduğunu değil, yerine kimin baktığını da göstermelidir. Bir haftada altı isim gösteren bir takvim, ancak her birinin hangi ekipte olduğunu görebiliyorsanız işe yarar.

Amerika Birleşik Devletleri

ABD’de 11 federal tatil vardır: New Year’s Day, Martin Luther King Jr. Day, Washington’s Birthday, Memorial Day, Juneteenth, Independence Day, Labor Day, Columbus Day, Veterans Day, Thanksgiving ve Christmas.

Bir takvim için önemli olan şudur: bu tarihler özel işverenleri değil, federal çalışanları bağlar. Özel sektördeki bir işverenin bu günlerin herhangi birinde kapanması veya kapanırsa o günün ücretini ödemesi için federal bir zorunluluk yoktur. ABD’deki bir şirketin tatil listesi gerçek bir ticari karardır; aynı şehirdeki iki işverenin rutin olarak farklı günleri tatil kabul etmesinin nedeni budur: çoğu Columbus Day’i çıkarır, çoğu da Thanksgiving’den sonraki günü ekler. Eyaletler bunların üzerine kendi tatillerini ekler; dolayısıyla birkaç eyalette çalışan istihdam ediyorsanız, tek bir ulusal liste bir yerde yanlış olacaktır.

Kanada

Federal düzenlemeye tabi işverenler, National Day for Truth and Reconciliation dahil 10 genel tatil sağlar.

Ontario‘da ESA kapsamında dokuz resmi tatil vardır: federal liste, Truth and Reconciliation ve Remembrance Day olmadan, ancak Family Day ile birlikte.

Quebec sekiz ücretli resmi tatil sağlar ve listesi en çok farklılaşan eyalettir: Family Day yoktur ve başka yerlerde kutlanan günlerin yerine 24 Haziran’daki National Holiday vardır.

Toronto ve Montreal’de çalışanları ve federal düzenlemeye tabi bir bölümü olan bir işveren, bir değil üç takvim yönetiyordur.

Uluslararası düzeyde

Birleşik Krallık. “Resmi tatilin” tek bir ülke içinde bile tek bir liste olmadığının en açık örneği: İngiltere ve Galler’de sekiz, İskoçya’da dokuz ve Kuzey İrlanda’da on bank holiday vardır. İskoçya, Easter Monday yerine 2 Ocak ve St Andrew’s Day’i tatil sayar; Kuzey İrlanda ise St Patrick’s Day ve Battle of the Boyne’u ekler.

Avustralya. Ulusal tatillere ek olarak eyalete özgü tatiller vardır; dolayısıyla Melbourne’deki bir çalışan ile Perth’teki bir çalışanın tatil günleri farklıdır.

Avrupa Birliği. Tamamen ulusal bir konudur ve dağılım geniştir: bazı ülkeler on günden az, bazıları ise rahatlıkla daha fazla tatil uygular ve birçoğunun içinde bölgesel farklılıklar vardır.

Takvim oluşturmak

Bir elektronik tablo, tek bir tatil listesi olan, tek bir konumda çalışan on iki kişilik bir ekip için gerçekten yeterlidir. Ücretsizdir, herkes okuyabilir ve yazdırılabilir. Biri güncellemeyi unuttuğunda, iki kişi aynı anda düzenleme yaptığında, bir resim yerine bir bakiyeye ihtiyaç duyduğunuzda ve ikinci bir ülke eklediğiniz anda başarısız olur.

Daha fazla bilgi: Excel’de Tatil Programları Nasıl Yönetilir?

Paylaşılan bir Outlook veya Google takvimi görünürlük açısından daha iyidir: insanların zaten baktığı yerde durur ve toplantılarla üst üste gösterilebilir. Sınırları yapısaldır: bakiye yoktur, onay kaydı yoktur, raporlama için hastalık iznini yıllık izinden ayırmanın bir yolu yoktur ve resmi tatillerin ülke ülke içe aktarılıp elle güncel tutulması gerekir.

Daha fazla bilgi: Outlook’ta İzin Takvimi Nasıl Oluşturulur?

Özel bir izin yönetimi aracı, aşağıdakilerden herhangi biri geçerli olduğunda kendini kanıtlar: birden fazla konum veya tatil listesi, birden fazla izin türü, birinin güvenmek zorunda olduğu bir bakiye, bir denetimde ihtiyaç duyacağınız onay kayıtları veya bu verileri isteyen bir bordro sistemi. Bu eşiğin altında, elinizdekiyle devam etmek makuldür.

Ne kullanırsanız kullanın, insanların ona gerçekten bakıp bakmayacağını birkaç şey belirler: birbiriyle çelişen bir takvim ve bir elektronik tablo yerine tek bir doğru kaynak; yalnızca alfabetik olarak değil, ekip bazında görünürlük; tek bir küresel liste yerine konuma göre resmi tatiller; ve yarım günleri dürüstçe gösteren bir görünüm, çünkü her şeyi tam güne yuvarlayan bir takvim cuma günü birini yanıltacaktır.