SOURCE:    Vacation Tracker
TITLE:     Kann ein Administrator oder Genehmiger die Abwesenheitsnotiz für Benutzer ein- oder ausschalten?
URL:       https://vacationtracker.io/de/wissensdatenbank/kann-ein-administrator-oder-genehmiger-die-abwesenheitsnotiz-steuern/
LANG:      de
PUBLISHED: 2023-08-16
UPDATED:   2026-01-20
READING:   1 min
SUMMARY:   Kann ein Administrator oder Genehmiger in Vacation Tracker die automatische Abwesenheitsnotiz (OOO) für Benutzer ein- oder ausschalten? Hier die Antwort.
Kann ein Administrator oder Genehmiger die Abwesenheitsnotiz für Benutzer ein- oder ausschalten?
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Letzte Aktualisierung am Januar 20, 2026

Kann ein Administrator oder Genehmiger die Abwesenheitsnotiz für Benutzer ein- oder ausschalten?

Kurze Antwort: Nein. Die automatische Abwesenheitsnotiz (OOO) ist an das eigene Konto eines Benutzers gebunden und setzt voraus, dass dieser Benutzer den Zugriff auf seinen persönlichen E-Mail-Anbieter (Gmail oder Outlook) autorisiert. Selbst ein Administrator kann die Abwesenheitsnotiz nicht im Namen einer anderen Person aktivieren, deaktivieren oder einrichten – jeder Benutzer muss dies selbst in seinen eigenen Kontoeinstellungen tun.

Ein Administrator möchte die Abwesenheitsnotiz für das gesamte Unternehmen aktivieren, damit bei Urlauben automatisch eine E-Mail-Antwort versendet wird. Er sucht in den Arbeitsbereich-Einstellungen nach einem globalen Schalter, findet keinen und wendet sich an den Support. Der Grund, warum es keinen globalen Schalter gibt: Jeder Benutzer muss Vacation Tracker über Google oder Microsoft OAuth die Berechtigung erteilen, in seinem Postfach zu schreiben – diese Zustimmung kann nicht delegiert werden. Der richtige Weg ist, jedem Benutzer zu zeigen, wie er die Abwesenheitsnotiz in seinen eigenen Kontoeinstellungen aktiviert.

Warum nur der Benutzer sie aktivieren kann

Die automatische Abwesenheitsnotiz funktioniert so, dass Vacation Tracker zu Beginn des Urlaubs eine Abwesenheitsnachricht im Gmail- oder Outlook-Konto des Benutzers einrichtet und sie am Ende des Urlaubs wieder entfernt. Dafür benötigt Vacation Tracker Schreibzugriff auf das Postfach dieses Benutzers – und diesen Zugriff erhält es nur über einen OAuth-Berechtigungsablauf, den der Benutzer selbst durchläuft. Sowohl Gmail als auch Outlook fragen den Benutzer beim Verbinden ausdrücklich nach seiner Zustimmung und zeigen genau an, welche Berechtigungen Vacation Tracker anfordert.

Die Bildschirme, die der Benutzer während des OAuth-Ablaufs sieht, sehen so aus:

Google-Zustimmungsbildschirm mit den von Vacation Tracker angeforderten Berechtigungen (grundlegende Einstellungen verwalten, E-Mails in Ihrem Namen senden usw.) und den Schaltflächen „Zulassen“ / „Ablehnen“
Berechtigungsbildschirm von Microsoft Outlook mit den angeforderten Berechtigungen zum Senden von E-Mails und zum Anpassen automatischer Antworten sowie den Schaltflächen „Akzeptieren“ / „Abbrechen“

Wo der Benutzer sie einrichtet

Die Abwesenheitsnotiz wird auf der Seite Kontoeinstellungen jedes Benutzers eingerichtet (erreichbar über das Profilmenü unten links in der Seitenleiste). Der Weg sieht so aus:

  1. Der Benutzer meldet sich unter app.vacationtracker.io an.
  2. Er klickt unten links in der Seitenleiste auf seinen Namen und wählt im Dropdown-Menü Kontoeinstellungen aus oder ruft direkt app/settings/personal auf.
  3. Unter Automatische Abwesenheitsnotiz (OOO) konfigurieren aktiviert er den Schalter Aktiviert, wählt aus, welche Urlaubsarten eine Abfrage zur Abwesenheitsnotiz auslösen sollen, und klickt auf Speichern.
  4. Wenn der Berechtigungsablauf des E-Mail-Anbieters erforderlich ist (in der Regel beim ersten Mal, wenn eine Abwesenheitsnotiz ausgelöst werden soll), fordern Gmail oder Outlook den Benutzer auf, den Zugriff zu gewähren. Nur der Benutzer kann diese Zustimmung erteilen.

Eine ausführliche Anleitung zur Einrichtung und zum Filter pro Urlaubsart finden Sie im Leitfaden: Automatische Abwesenheitsnotiz und im zugehörigen Artikel Kann ich auswählen, welche Urlaubsarten die Abwesenheitsnotiz verwenden?

Was ein Administrator tun kann

Auch wenn Administratoren die Abwesenheitsnotiz für einzelne Benutzer nicht ein- oder ausschalten können, können sie die Nutzung indirekt fördern:

  • Das Team informieren – teilen Sie den Leitfaden zur Abwesenheitsnotiz und den Artikel zum Filter pro Urlaubsart, damit Benutzer wissen, was verfügbar ist und wie sie es einrichten.
  • Eine Ankündigung im Workspace senden – per Slack- oder Teams-Benachrichtigung oder per E-Mail, mit der Aufforderung an die Benutzer, die Abwesenheitsnotiz in ihren eigenen Kontoeinstellungen zu aktivieren.
  • Urlaubsarten überprüfen – stellen Sie sicher, dass die Urlaubsarten wie gewünscht eingerichtet sind. Die Abfrage zur Abwesenheitsnotiz wird für die Urlaubsarten ausgelöst, die in der Auswahl des jeweiligen Benutzers enthalten sind. Eine Anpassung der zugrunde liegenden Urlaubsarten aktiviert die Abwesenheitsnotiz nicht direkt, beeinflusst aber, bei welchen Genehmigungen die Abfrage ausgelöst wird.
  • Nach Integration einführen – wenn Ihr Team Google Workspace nutzt, ist der OAuth-Ablauf für alle in Ihrer Domain gleich. Dokumentieren Sie den Zustimmungsbildschirm einmal und verweisen Sie beim Onboarding darauf.

Häufige Fragen

Nein. Es gibt keinen Hauptschalter für Administratoren, der die Abwesenheitsnotiz im gesamten Workspace ausblendet oder deaktiviert. Jeder Benutzer, der seinen E-Mail-Anbieter nicht verbunden hat, hat einfach keine aktive Abwesenheitsnotiz – selbst wenn der Schalter in den Kontoeinstellungen aktiviert ist. Für Benutzer, die die Einrichtung nicht durchlaufen haben, gilt daher in der Praxis standardmäßig „Abwesenheitsnotiz aus“, ohne dass ein Administrator etwas tun muss.

Davon raten wir ab – das Teilen von Zugangsdaten verstößt gegen die meisten Sicherheitsrichtlinien, und Vacation Tracker unterstützt dieses Vorgehen nicht. Die Audit-Protokolle des Workspace und des Anbieters würden trotzdem zeigen, dass die Verbindung vom tatsächlichen E-Mail-Konto aus hergestellt wurde. Technisch funktioniert das, aus Sicherheitssicht ist es jedoch keine gute Praxis. Begleiten Sie den Benutzer stattdessen bei der Einrichtung.

Die Funktion „Slack-Statusaktualisierung“ nutzt die bestehende Slack-Verbindung von Vacation Tracker auf Workspace-Ebene, die einmalig bei der Installation eingerichtet wird. Diese Verbindung gilt für jeden Benutzer im Workspace (so legt Slack die Berechtigungen fest). Bei der E-Mail-Abwesenheitsnotiz ist es umgekehrt – Gmail und Outlook vergeben Schreibberechtigungen für das Postfach pro Benutzer, sodass jede Person die Autorisierung separat erteilen muss. Dasselbe Produkt, aber eine andere Einschränkung durch die jeweiligen Plattformen.

Nächste Schritte

Leitfaden: Automatische Abwesenheitsnotiz Kann ich auswählen, welche Urlaubsarten die Abwesenheitsnotiz verwenden? Wie aktiviere ich die automatische Abwesenheitsnotiz?
Brauchen Sie Hilfe?
Benutzer: Wenn Sie Fragen haben, schreiben Sie uns jederzeit an hello@vacationtracker.io.
Administratoren und Genehmiger: Sie erreichen uns per Live-Chat montags bis freitags von 9 bis 17 Uhr (EST) oder jederzeit per E-Mail an hello@vacationtracker.io.

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