Créer un calendrier des congés dans Outlook

Tout le monde a besoin des vacances de temps en temps. Saviez-vous d’ailleurs que prendre des vacances est bénéfique? Que vous voyagiez ou préfériez rester chez vous, les jours de congés vous apportent une nouvelle respective et vous permettent de vous reposer après des journées chargées.

Il semble toutefois que nous ayons trop de fierté pour suivre ce conseil. Lors des dix dernières années, le nombre de jours de congés posés a drastiquement chuté. Aux États-Unis, le nombre de personnes évitant de prendre des vacances est impressionnant : près de 55 % de la population n’en prend même pas du tout.

À l’aube de l’ère d’Internet, nous espérions pouvoir travailler moins pour gagner plus, une idée qui ne semblait pas absurde au vu de cette avancée technologique. Les nouvelles technologies devraient profiter à tout le monde. Toutefois, la réalité est toute autre : beaucoup déclarent même travailler plus en raison des progrès technologiques.

La pose de jours de congés et de repos n’est cependant pas à prendre à la légère, surtout si le personnel de votre entreprise est important. Le suivi des vacances, congés maladie, journées voire demi-journées de repos au sein de votre entreprise peut sembler être une tâche impossible, quand il n’est pas déjà ingérable.

Un système vous aidant à dormir sur vos deux oreilles

Pour éviter des erreurs embarrassantes lors du calcul des salaires, assurez-vous que vos calculs des jours de congés payés et non payés sont exacts. Si vous n’avez pas encore trouvé le système qui vous permet de le faire, suivez ce guide pour créer un calendrier des congés dans Outlook. Nous vous fournirons aussi quelques conseils pour suivre les journées d’absence au sein de votre entreprise en toute sérénité.

Créer un calendrier des congés dans Outlook

Créer un calendrier des congés dans Outlook n’est pas une solution idéale pour les moyennes et grandes entreprises. En revanche, si vous dirigez une petite équipe, il peut s’agir de la solution la moins coûteuse pour vous.

Les membres de votre équipe peuvent planifier leurs congés dans Outlook en deux étapes. Il leur faut d’abord informer leurs collègues d’un congé à venir, puis ajouter les dates de congés correspondantes au calendrier de leurs collègues. Il leur faudra ensuite bloquer ces dates dans leur propre calendrier.

Permettre aux membres de votre équipe d’ajouter leurs dates de vacances au calendrier de leurs collègues dans Outlook

Les personnes ayant des vacances prévues doivent en indiquer les dates sur leur calendrier. En les indiquant comme « absence », leurs collègues sauront que ces personnes ne seront pas joignables, par exemple lorsqu’une réunion doit être planifiée.

Créer un calendrier des congés dans Outlook permet aux membres de votre équipe d’informer directement et en avance leurs collègues sans encombrer leur calendrier. Les informations liées aux congés à poser doivent pour cela être indiquées sur des créneaux libres comme des événements couvrant des journées entières.

Permettre aux membres de votre équipe de bloquer des dates de congés dans leur calendrier

Voici ce qu’implique la création d’un calendrier des congés dans Outlook : les personnes souhaitant poser des congés doivent envoyer une nouvelle demande de réunion à leurs collègues intitulée « absence ». Les autres membres de l’entreprise ne peuvent ainsi plus bloquer ces créneaux sur leur calendrier. Pour bloquer leurs dates de congés sur leur propre calendrier, les membres de l’organisation doivent également créer un rendez-vous individuel, puis le marquer comme « indisponibilité ».

**Une autre manière de créer un calendrier des congés dans Outlook

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Les membres d’une équipe peuvent également créer un calendrier des congés dans Outlook en partageant leur calendrier avec le reste des membres de l’équipe pour qu’ils puissent l’afficher dans leur propre liste de calendriers.

Les membres peuvent aussi créer d’autres dossiers de calendrier pouvant être partagés, par exemple des dossiers pour des projets spécifiques à partager avec leurs collègues. Il est alors possible d’autoriser leurs collègues à modifier les événements et rendez-vous qui s’y trouvent. Cela permet aux membres de votre équipe de créer un calendrier des congés dans Outlook et de bénéficier d’un espace de travail plus organisé.

Même si ces options sont pratiques, elles sont uniquement applicables par les petites équipes. Les équipes plus grandes ont besoin de fonctionnalités plus complexes leur permettant de gérer leurs congés en fonction de la politique de leur entreprise.

Une solution simple à des problèmes d’organisation complexes

Comment réagiriez-vous si vous appreniez que nous proposons aux entreprises une solution de planification des congés simple d’utilisation et dont l’installation ne prend que quelques secondes ? Il se peut que vous remuiez la tête de droite à gauche, incrédule. Pourtant, nous vous garantissons que seuls quelques clics vous en séparent. Ce logiciel permet de planifier des congés bien plus rapidement qu’un calendrier des congés créé dans Outlook. 

Vacation Tracker

Vacation Tracker vous épatera avec son interface facile à utiliser et ses fonctionnalités utiles. Il convient à la fois aux petites équipes et aux entreprises et sociétés de taille moyenne

L’installation ne prend que quelques secondes, et le logiciel bénéficie d’un design épuré. Il vous suffit de saisir la commande « /vacation » dans l’un de vos canaux Slack pour lancer la planification de vos congés.

Avec Vacation Tracker, les gérants peuvent facilement rester au courant des congés de leur équipe. Le chatbot Vacation Tracker génère un récapitulatif quotidien de toutes les demandes en attente et des rapports pouvant être exportés au format CSV. Le suivi des congés de votre équipe n’a jamais été aussi facile !

Le tableau de bord permet aux gérants d’approuver ou de rejeter des demandes, de gérer les notifications et de bénéficier d’une vue d’ensemble des congés de l’équipe en toute simplicité. La période où vous découvriez en arrivant au bureau qu’une personne sur laquelle vous comptiez est absente est révolue. Vacation Tracker vous permet de rester facilement au courant de ce qu’il se passe dans votre entreprise, et d’organiser votre flux de travail en un clin d’œil.

Cette solution est notamment très appréciée des équipes, car elle leur évite d’avoir à multiplier les outils pour gérer leurs opérations quotidiennes. Finis les mots de passe compliqués à garder en tête et les fonctionnalités complexes : Vacation Tracker s’adapte à merveille à toutes les organisations utilisant Slack, Microsoft Teams ou Google Workspace.

Pour les entreprises dont les bureaux sont basés sur plusieurs sites distincts, Vacation Tracker se présente aussi comme une solution optimale. Une option permet même de définir pour chaque bureau les Administrateurs qui devront accepter les jours de congés. Pour les entreprises qui souhaitent planifier leur activité, Vacation Tracker permet de personnaliser les types de congés depuis les paramètres du logiciel. Bien que le seul type de congés défini par défaut soit les congés payés, Vacation Tracker permet d’en ajouter bien d’autres, comme les vacances ou le congé paternité.

La synchronisation des informations liées aux congés avec Google Agenda, Outlook et iCal constitue une autre option pratique.

Bénéficiez d’une période d’essai gratuit pendant sept jours pour essayer tout l’éventail de fonctionnalités utiles que Vacation Tracker a à vous offrir.

Aleksandra Simović