Guia: resposta automática de Fora do Escritório

Resposta automática de e-mail durante a sua licença, usando um modelo que você edita com antecedência.

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A resposta automática de Fora do Escritório, também chamada de resposta automática, ativa uma resposta automática de e-mail durante toda a licença aprovada de um usuário. Ela usa um modelo que o usuário pode editar, para que qualquer pessoa que lhe envie um e-mail enquanto ele estiver fora receba automaticamente uma resposta adequada. Nada de esquecer de configurá-la antes das férias, nada de silêncio constrangedor.

O que a resposta automática de Fora do Escritório faz

• É ativada no início da licença: quando uma licença aprovada começa, a resposta automática é ativada na caixa de correio do usuário
• Responde com o seu modelo: qualquer pessoa que envie um e-mail ao usuário recebe a mensagem do modelo
• É desativada quando a licença termina: a resposta automática é desligada no dia do retorno, para que não fique nenhuma mensagem de “ainda estou fora” esquecida
• Funciona com a licença que você já marcou: não é preciso informar datas separadas; a resposta automática acompanha o período da sua licença aprovada

O modelo

Cada usuário tem um modelo pessoal de resposta automática, que edita com antecedência em Configurações da Conta. O modelo é a mensagem enviada e pode incluir as datas da licença e o nome de um contato substituto. Os administradores não escrevem a mensagem de cada usuário.

Onde funciona

A resposta automática é configurada na caixa de correio do usuário, então funciona quando o Vacation Tracker consegue gerenciar essa caixa de correio: Microsoft 365 e Google Workspace, desde que a conexão correta esteja configurada. Nas integrações em que o Vacation Tracker não tem acesso à caixa de correio, o recurso não está disponível; nesse caso, os usuários ainda podem configurar uma resposta automática manualmente no seu cliente de e-mail.

Por que é importante

• Chega de “será que eu configurei?”: a resposta automática está vinculada à licença aprovada, e não à memória do usuário
• Tom consistente: o modelo garante que cada mensagem seja pensada, e não improvisada no aeroporto
• Menos escalonamentos urgentes: um contato substituto claro no modelo direciona os assuntos urgentes para alguém que pode ajudar, em vez de deixá-los em uma caixa de entrada vazia

O que cada função faz

• Administrador: ativa o recurso de Fora do Escritório no nível do espaço de trabalho e pode precisar conceder permissões de caixa de correio durante a configuração, dependendo da integração
• Aprovador: não gerencia os modelos de outros usuários. Vale a pena saber que o recurso existe para recomendá-lo quando um membro da equipe se esquecer de configurar um
• Usuário: edita o seu modelo uma vez, e ele é enviado em todas as licenças a partir de então

Perguntas frequentes