Guía: respuesta automática de fuera de la oficina

Respuesta automática por correo electrónico durante tu ausencia, con una plantilla que editas con antelación.

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La respuesta automática de fuera de la oficina (OOO), también llamada autorrespuesta, activa un contestador automático de correo electrónico mientras dura la ausencia aprobada de un usuario. Usa una plantilla que el usuario puede editar, de modo que cualquiera que le escriba mientras está fuera recibe automáticamente una respuesta adecuada. Nada de olvidarse de configurarla antes de las vacaciones ni de silencios incómodos.

Qué hace la respuesta automática de fuera de la oficina

• Se activa al empezar la ausencia: cuando comienza una ausencia aprobada, la respuesta automática se activa en el buzón del usuario
• Responde con tu plantilla: cualquiera que escriba al usuario recibe el mensaje de la plantilla
• Se desactiva al terminar la ausencia: la respuesta automática se desactiva el día de la vuelta, así que no queda ningún mensaje de «Sigo fuera» olvidado
• Funciona con la ausencia que ya has reservado: no hay que introducir fechas aparte; la respuesta automática sigue el período de tu ausencia aprobada

La plantilla

Cada usuario tiene su propia plantilla de respuesta automática, que edita con antelación desde Configuración de la Cuenta. La plantilla es el mensaje que se envía y puede incluir las fechas de la ausencia y el nombre de un contacto de respaldo. Los administradores no redactan el mensaje de cada usuario.

Dónde funciona

La respuesta automática se configura en el buzón del usuario, así que funciona cuando Vacation Tracker puede gestionar ese buzón: Microsoft 365 y Google Workspace, siempre que exista la conexión adecuada. En las integraciones en las que Vacation Tracker no tiene acceso al buzón, la función no está disponible; en ese caso, los usuarios pueden configurar igualmente una respuesta automática de forma manual en su cliente de correo.

Por qué es importante

• Se acabó el «¿la activé?»: la respuesta automática está vinculada a la ausencia aprobada, no a la memoria del usuario
• Un tono coherente: la plantilla hace que cada mensaje sea intencionado, no improvisado en el aeropuerto
• Menos escalados urgentes: un contacto de respaldo claro en la plantilla dirige los asuntos urgentes a alguien que puede ayudar, en lugar de dejarlos en una bandeja de entrada vacía

Qué hace cada rol

• Administrador: activa la función de fuera de la oficina para todo el espacio de trabajo y, según la integración, puede que tenga que conceder permisos sobre los buzones durante la configuración
• Aprobador: no gestiona las plantillas de otros usuarios. Conviene que sepa que la función existe para poder recomendarla cuando un miembro del equipo se olvide de configurarla
• Usuario: edita su plantilla una vez y se envía en cada ausencia a partir de entonces

Preguntas frecuentes