Guida: risposta automatica Fuori ufficio

Risposta automatica via email durante il tuo congedo, con un modello che modifichi in anticipo.

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La risposta automatica Fuori ufficio (OOO), detta anche risposta automatica, attiva una risposta email automatica per tutta la durata del congedo approvato di un utente. Usa un modello che l'utente può modificare, così chiunque gli scriva mentre è assente riceve automaticamente una risposta appropriata. Niente più dimenticanze prima delle ferie, niente più silenzi imbarazzanti.

Cosa fa la risposta automatica OOO

• Si attiva all'inizio del congedo: quando inizia un congedo approvato, la risposta automatica si attiva nella casella di posta dell'utente
• Risponde con il tuo modello: chiunque scriva all'utente riceve il messaggio del modello
• Si disattiva alla fine del congedo: la risposta automatica si spegne il giorno del rientro, così non resta attivo alcun messaggio “Sono ancora assente”
• Funziona con il congedo che hai già prenotato: nessuna data da inserire a parte; la risposta automatica segue il periodo del tuo congedo approvato

Il modello

Ogni utente ha un modello personale di risposta automatica che modifica in anticipo da Impostazioni Account. Il modello è il messaggio che viene inviato e può includere le date del congedo e il nome di un contatto di riferimento. Gli amministratori non scrivono il messaggio al posto dei singoli utenti.

Dove funziona

La risposta automatica viene impostata nella casella di posta dell'utente, quindi funziona quando Vacation Tracker può gestire quella casella: Microsoft 365 e Google Workspace, purché sia attivo il collegamento corretto. Con le integrazioni in cui Vacation Tracker non ha accesso alla casella di posta, la funzione non è disponibile; in quel caso, gli utenti possono comunque configurare manualmente una risposta automatica nel proprio client email.

Perché è importante

• Basta con “l'avrò impostata?”: la risposta automatica è legata al congedo approvato, non alla memoria dell'utente
• Tono coerente: il modello rende ogni messaggio ponderato, non improvvisato all'aeroporto
• Meno escalation urgenti: un contatto di riferimento chiaro nel modello indirizza le questioni urgenti a qualcuno che può aiutare, invece di lasciarle in una casella di posta senza risposta

Cosa fa ciascun ruolo

• Amministratore: attiva la funzione OOO a livello di spazio di lavoro e, a seconda dell'integrazione, potrebbe dover concedere le autorizzazioni per la casella di posta durante la configurazione
• Approvatore: non gestisce i modelli degli altri utenti. È utile sapere che la funzione esiste, così puoi consigliarla quando un membro del team dimentica di impostare una risposta
• Utente: modifica il proprio modello una sola volta e, da quel momento, viene inviato per ogni congedo

Domande frequenti