Guide: Automatiskt frånvarosvar (OOO)

Automatiskt e-postsvar under din ledighet, med en mall som du redigerar i förväg.

3 minuters läsning

Det automatiska frånvarosvaret (OOO), även kallat autosvar, slår på ett automatiskt e-postsvar under hela den tid som en användare har godkänd ledighet. Det använder en mall som användaren kan redigera, så att alla som mejlar hen under ledigheten automatiskt får ett vettigt svar. Du glömmer aldrig att ställa in det före semestern och slipper pinsam radiotystnad.

Vad det automatiska frånvarosvaret gör

• Aktiveras när ledigheten börjar: när en godkänd ledighet börjar slås autosvaret på i användarens inkorg
• Svarar med din mall: alla som mejlar användaren får meddelandet från mallen
• Inaktiveras när ledigheten slutar: autosvaret stängs av den dag du är tillbaka, så att inget kvarglömt ”jag är fortfarande borta”-meddelande ligger kvar
• Fungerar med ledigheten du redan har bokat: du behöver inte ange några separata datum, autosvaret följer perioden för din godkända ledighet

Mallen

Varje användare har en personlig mall för autosvaret som hen redigerar i förväg under Kontoinställningar. Mallen är det meddelande som skickas ut, och den kan innehålla ledighetens datum och namnet på en ersättare att kontakta. Administratörer skriver inte meddelandet åt varje användare.

Var det fungerar

Autosvaret ställs in i användarens inkorg, så det fungerar när Vacation Tracker kan hantera den inkorgen: Microsoft 365 och Google Workspace, så länge rätt anslutning finns. För integrationer där Vacation Tracker inte har åtkomst till inkorgen är funktionen inte tillgänglig. Då kan användarna fortfarande ställa in ett autosvar manuellt i sitt e-postprogram.

Varför det spelar roll

• Inget mer ”ställde jag in det?”: autosvaret är kopplat till den godkända ledigheten, inte till användarens minne
• Enhetlig ton: med mallen blir varje meddelande genomtänkt, inte improviserat på flygplatsen
• Färre brådskande eskaleringar: en tydlig ersättare i mallen leder brådskande ärenden till någon som kan hjälpa, i stället för att de blir liggande i en tom inkorg

Vad varje roll gör

• Administratör: aktiverar frånvarofunktionen för arbetsytan och kan behöva ge behörigheter till inkorgen under konfigurationen, beroende på integration
• Godkännare: hanterar inte andra användares mallar. Det är bra att känna till funktionen så att du kan rekommendera den när en teammedlem glömmer att ställa in ett autosvar
• Användare: redigerar sin mall en gång, och sedan skickas den ut vid varje ledighet

Vanliga frågor