Guide : réponse automatique d'absence du bureau

Une réponse e-mail automatique pendant votre congé, à partir d'un modèle que vous modifiez à l'avance.

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La réponse automatique d'absence du bureau (OOO), également appelée réponse automatique, active un répondeur e-mail pendant toute la durée d'un congé approuvé d'un Utilisateur. Elle s'appuie sur un modèle que l'Utilisateur peut modifier : toute personne qui lui écrit pendant son absence reçoit automatiquement une réponse pertinente. Plus besoin de penser à l'activer avant les vacances, et plus de silence gênant.

Ce que fait la réponse automatique d'absence du bureau

• Elle s'active au début du congé : lorsqu'un congé approuvé commence, la réponse automatique s'active dans la boîte mail de l'Utilisateur
• Elle répond avec votre modèle : toute personne qui écrit à l'Utilisateur reçoit le message du modèle
• Elle se désactive à la fin du congé : la réponse automatique s'arrête le jour du retour, pour éviter qu'un message « Je suis toujours absent » ne persiste
• Elle suit le congé déjà posé : aucune date supplémentaire à saisir ; la réponse automatique suit la période de votre congé approuvé

Le modèle

Chaque Utilisateur dispose d'un modèle personnel de réponse automatique qu'il modifie à l'avance depuis les Paramètres du compte. Ce modèle correspond au message envoyé et peut inclure les dates du congé ainsi que le nom d'un contact de remplacement. Les Administrateurs ne rédigent pas le message de chaque Utilisateur à sa place.

Où elle fonctionne

La réponse automatique est configurée dans la boîte mail de l'Utilisateur : elle fonctionne donc lorsque Vacation Tracker peut gérer cette boîte mail, c'est-à-dire avec Microsoft 365 et Google Workspace, à condition que la bonne connexion soit en place. Sur les intégrations où Vacation Tracker n'a pas accès à la boîte mail, la fonctionnalité n'est pas disponible ; dans ce cas, les Utilisateurs peuvent toujours configurer une réponse automatique manuellement dans leur client de messagerie.

Pourquoi c'est important

• Fini les « l'ai-je activée ? » : la réponse automatique est liée au congé approuvé, pas à la mémoire de l'Utilisateur
• Un ton cohérent : le modèle garantit des messages réfléchis, et non improvisés à l'aéroport
• Moins d'escalades urgentes : un contact de remplacement clairement indiqué dans le modèle oriente les demandes urgentes vers une personne capable d'aider, au lieu de les laisser dans une boîte de réception vide

Le rôle de chacun

• Administrateur : active la fonctionnalité d'absence du bureau au niveau de l'espace de travail et peut devoir accorder des autorisations d'accès aux boîtes mail lors de la configuration, selon l'intégration
• Approbateur : ne gère pas les modèles des autres Utilisateurs. Il est toutefois utile de connaître cette fonctionnalité pour la recommander lorsqu'un membre de l'équipe oublie d'en configurer une
• Utilisateur : modifie son modèle une seule fois, et celui-ci est envoyé pour chaque congé par la suite

Questions fréquentes