Devam politikası

Devam politikası (attendance policy), işverenin iş yerinde bulunma konusundaki beklentilerini, devamsızlık ve geç kalmaların nasıl bildirileceğini ve beklentiler karşılanmadığında ne olacağını ortaya koyan yazılı belgedir.

Çoğu zaman daha geniş bir uygulama olan devamsızlık yönetimiyle karıştırılır: ölçüm, görüşmeler, destek. Politika ise bu uygulamanın hayata geçirildiği yazılı kurallar bütünüdür. Biri bir belge, diğeri bir disiplindir.

Bir politika aslında ne içindir?

Caydırıcılık için değil. Bir devam politikası insanların hastalanmasını engellemez ve onu bir caydırıcı olarak görmek, devamlılık yerine presenteizm üretir.

Asıl işi öngörülebilirliktir: belirli bir duruma verilecek tepkinin, ihtiyaç duyulmadan önce herkes tarafından önceden bilinebilir olmasını sağlamak. Farklı departmanlarda aynı olgularla karşılaşan iki çalışan aynı sonucu almalıdır. Pazartesi sabahı saat 8’de tatsız bir durumla karşılaşan bir yönetici, doğaçlama yapmadan ne yapacağını bilmelidir.

Her devam politikasının ölçülmesi gereken test budur. “Yeterince katı mı” değil, “iki kez aynı cevabı veriyor mu”.

Neleri içermesi gerekir?

• Bildirim prosedürü: kiminle, ne zamana kadar ve nasıl iletişim kurulacağı. “Mümkün olan en kısa sürede” bir kural değildir; “saat 9’a kadar doğrudan yöneticinize, telefonla veya mesajla” bir kuraldır
• Tanımlar: devamsızlık, geç gelme, erken çıkma ve habersiz gelmeme olarak neyin sayıldığı. Bunlar birbirinden farklıdır ve hepsini aynı şekilde ele alan bir politika eşitsiz uygulanır
• Belge gereklilikleri: neyin gerektiği, kaç gün sonra gerektiği ve masrafını kimin ödeyeceği
• Korunan izinler için açık bir istisna: yasal hastalık izni, FMLA ve eşdeğerleri, makul düzenlemeyle ilgili devamsızlık, jüri görevi, yas izni. İma edilmeden, açıkça belirtilmiş olarak
• Eşikler: hangi devamsızlık düzeyinin bir incelemeyi başlattığı ve incelemenin bir yaptırım değil, bir görüşme olduğu
• Kademelendirme süreci: aşamalar, her birini kimin yürüttüğü ve hangi kanıtların dikkate alındığı
• İtiraz hakları ve itirazları kimin değerlendirdiği
• Takdir yetkisini kimin, hangi gerekçelerle kullanabileceği ve bunu kimin kaydettiği

Politikaların çoğunun atladığı nokta sonuncusudur. Takdir yetkisi gereklidir, ancak belgelenmemiş takdir yetkisi, biri sonradan itiraz ettiğinde tutarsızlıktan ayırt edilemez.

Daha fazla bilgi: Çalışan Devam Politikası Nasıl Yazılır?

Kusursuz ve puan sistemleri

Kusursuz devam politikası (no-fault attendance policy), her olaya nedeni ne olursa olsun puan verir ve belirli eşiklerde tanımlanmış sonuçlar öngörür. Bir geç gelme yarım puan, mazeretsiz bir devamsızlık bir puan, habersiz gelmeme iki puan alabilir; dört puanda uyarı, sekiz puanda işten çıkarma gelir.

Çekiciliği açıktır: yönetici muhakemesini ortadan kaldırır, bu yüzden adil görünür ve eşit uygulanır. Tehlikesi de aynı özelliktir. Nedeni göz ardı eden bir sistem, tasarımı gereği yasanın koruduğu devamsızlığı cezalandırır.

ABD’de bu teorik değildir. FMLA izni kusursuz bir devam politikası kapsamında sayılamaz; düzenleme bunu doğrudan söyler. EEOC ise engellilikle ilgili devamsızlığa istisna tanımayan esnek olmayan bir kusursuz politika nedeniyle Verizon’a dava açtı; şirket, o dönemde tek bir EEOC davasındaki en büyük engellilik ayrımcılığı uzlaşması olan 20 milyon $ ödeyerek uzlaştı ve uzlaşma kararı, şirketin politikasını engelliliğe makul düzenleme sağlayacak şekilde revize etmesini ve politikayı uygulayan kişileri eğitmesini şart koştu.

Bir puan sistemi işe yarayabilir. Ancak puanlar verilmeden önce korunan devamsızlıkları dışarıda bırakmalı ve makul düzenlemeye giden belgelenmiş bir yol bırakmalıdır.

Bir politikayı başarısız kılan nedir?

Belirsizlik. “Aşırı devamsızlık disiplin işlemine yol açabilir” ifadesi hiçbir taahhütte bulunmaz ve her şeyi haklı çıkarır. Çalışana hiçbir bildirimde bulunmaz, işverene de hiçbir koruma sağlamaz.

Tutarsızlık. Ciddi olan budur ve sezgilere aykırıdır: tutarsız uygulanan bir politika, hiç politika olmamasından daha kötüdür. Yazılı bir standart yoksa olgular üzerinden tartışırsınız. Yazılı bir standarttan saptıysanız, yapacağınızı söylediğiniz ile yaptığınız arasındaki farkı belgelemiş olursunuz ve bu fark aleyhinize açılan davanın ta kendisidir.

Korunan izinlerin dışarıda bırakılmaması. Politika hangi devamsızlığın istisna olduğunu söylemiyorsa yöneticiler onu sayar, çünkü politika onlara bunu söylemiştir.

Uykuda kalma. Üç yıl boyunca göz ardı edilip ardından tek bir kişiye karşı uygulanan bir politika, seçici muamelenin mevcut en açık kanıtıdır.

Gözden geçirme döngüsünün olmaması. Yasal izin hakları sık sık değişir; dolayısıyla beş yıl önce yazılmış bir politika neredeyse kesinlikle bir yerde yanlıştır.

Politika yazmak

• Okunmak için değil, uygulanmak için yazın. İlkeler değil, karar noktaları
• Korunan kategorileri açıkça adlandırın ve yasa değiştiğinde bu listeyi güncelleyin
• Eşiklerin asla otomatik bir sonuca değil, bir görüşmeye yol açmasını sağlayın
• Yöneticileri görüşme konusunda eğitin, çünkü görüşmeyi fiilen yürütenler onlardır
• Herkese uygulayın, uygulanması tatsız olan kişiler dahil; politikanın sınandığı yer tam olarak burasıdır
• Özellikle takdir yetkisinin kullanıldığı durumlarda neye ve neden karar verildiğini kaydedin
• Yürürlükteki yasaya ve kendi devamsızlık verilerinize göre her yıl gözden geçirin

Sıkça sorulan sorular

Bir devam politikası neleri içermelidir? Bildirim prosedürü, tanımlar, belge gereklilikleri, korunan izinler için açık bir istisna, eşikler, kademelendirme süreci, itiraz hakları ve takdir yetkisini kimin kullanabileceği.

Kusursuz devam politikaları yasal mı? Prensipte evet, ancak korunan devamsızlıklara uygulandığında değil. FMLA izni bu tür bir politikada sayılamaz ve engelliliğe makul düzenleme sağlamayan esnek olmayan bir politika ciddi bir risk yaratır.

Birini hasta olduğu için disipline edebilir misiniz? Gerçek bir hastalık için genellikle hayır; ayrıca korunan hastalık izni misillemeye karşı kurallar içerir. Örüntüler ve bildirim prosedürüne uyulmaması ise farklı bir konudur.

Kaç devamsızlık çok fazladır? Evrensel bir cevap yoktur ve bağlam olmadan bir sayı belirten bir politika, yakalamaması gereken insanları yakalayacaktır. Eşikleri kendi verilerinizden belirleyin ve bunları inceleme noktaları olarak görün.