Esnek izin (FTO)

Esnek izin (flexible time off, FTO), tahakkuk eden bir bakiyesi olmayan ücretli izin modelidir. Çalışanlar çalıştıkça gün biriktirmez. İzin talep ederler, bir yönetici talebi işin ihtiyaçlarına göre onaylar ve kayıtlarda hiçbir şey birikmez.

Sınırsız ücretli izinle yakından ilişkilidir ve pek çok işveren bu iki adı birbirinin yerine kullanır. İkisini ayıranlar ise genellikle belirli bir şeyi kastederler: sınırsız hiçbir üst sınır olmadığını ima ederken esnek, kâğıt üzerinde sınırı olmayan ama yine de onaya ve personel kapsamına tabi olan, çoğu zaman da “çoğu kişi dört ila beş hafta izin kullanır” gibi belirtilmiş bir normla yönlendirilen izni ifade eder. “Sınırsız” yerine “esnek” demeyi tercih etmek, çoğu zaman “sınırsız” kelimesinin abarttığı beklentileri dengeleme çabasıdır.

İşverenler neden benimser?

İşe alımdaki vaat, özerklik ve güvendir. Mali gerekçe ise daha somuttur ve benimseme kararlarının çoğunu yönlendirdiği için açıkça belirtilmeye değer.

Tahakkuk eden yıllık iznin kazanılmış ücret sayıldığı yerlerde, tahakkuk politikası bilançoda yer alan ve çalışan ayrıldığında ödenmesi gereken bir yükümlülük yaratır. Hiçbir şey tahakkuk etmiyorsa, ödenecek bir şey de yoktur.

Bu, FTO’yu benimsemek için meşru bir nedendir. Hukuki riskin yoğunlaştığı yer de burasıdır, çünkü tasarruf ancak politika yalnızca adıyla değil, özünde de gerçekten tahakkuksuzsa gerçekleşir.

Daha fazla bilgi: Esnek İzin (FTO) Nedir ve Nasıl İşler?

Kaliforniya kuralları

Bunu sınayan yargı bölgesi McPherson v. EF Intercultural Foundation davasıyla Kaliforniya oldu. Mahkeme sınırsız, tahakkuksuz bir politikanın hukuka uygun olabileceğini kabul etti; ancak bu işverenin politikasının uygun olmadığına karar verdi ve Labor Code § 227.3 uyarınca kullanılmayan iznin ödenmesine hükmetti.

Mahkeme, geçerli bir politikanın neleri sağlaması gerektiğini ortaya koydu:

• Yazılı olmalıdır
• İznin verilen hizmetler karşılığında ek ücret olmadığını, esnek bir çalışma programı vaadinin parçası olduğunu açıkça belirtmelidir
• Bir çalışanın izin planlamaması durumunda ne olacağı da dahil olmak üzere iki tarafın hak ve yükümlülüklerini açıkça ortaya koymalıdır
• Çalışanlara izin kullanmaları veya daha az saat çalışmaları için gerçek bir fırsat tanımalıdır
• “Kullan ya da kaybet” gibi işlememesi veya eşitsizlik yaratmaması için adil bir şekilde uygulanmalıdır

İşveren bunların neredeyse hepsinde başarısız oldu. Yazılı bir politika yoktu, yöneticiler yılda yaklaşık iki ila altı hafta bekliyordu, talepler onay gerektiriyordu ve yoğun sezonda izin kullanmak teşvik edilmiyordu. Belirleyici olan ise çalışanların, politikanın sınırsız olduğunu hiçbir zaman anlamadıklarını ifade etmeleriydi ve mahkeme buna büyük ağırlık verdi.

Bu ders Kaliforniya’nın ötesinde de geçerlidir: sınırlı bir izin hakkı gibi işleyen bir FTO politikası, el kitabında adı ne olursa olsun sınırlı bir izin hakkıdır.

Kanada: yasal taban değişmez

FTO, Kanada eyaletlerinin tamamında hukuka uygundur, ancak yasal hakların yerini alamaz ve politikasını kuzeye genişleten ABD’li işverenleri zorlayan nokta budur.

Çalışanlar, eyaletlerinin öngördüğü asgari yıllık izin süresine ve kazançlarının bir yüzdesi olarak hesaplanan tatil ücretine (vacation pay) hak kazanmaya devam eder (temel kademede genellikle %4, hizmet süresiyle artar). Bu yükümlülükten feragat edilemez ve kullanılmayan yasal yıllık izin, iş ilişkisi sona erdiğinde yine de ödenmelidir. Pratikte Kanada’daki bir FTO politikası, takip edilen yasal asgariyi ortadan kaldırmak yerine onunla birlikte işlemek zorundadır.

Aynı ilke, var olduğu her yerde yasal hastalık izni için de geçerlidir. Yasayla tanınan haklar, kendi tahakkuk, bildirim ve kayıt tutma gereklilikleriyle ücretli izin politikanızın dışında kalır. Sınırsız bir politika bunların hiçbirini ortadan kaldırmaz.

Gerçekten daha fazla izin kullanılmasını sağlıyor mu?

Yaygın iddia, sınırsız politikaların izin kullanımını azalttığı yönündedir, çünkü harcanacak bir bakiye olmadığında kimse neyin kabul edilebilir olduğunu bilmez. Kanıtlar ise daha belirsizdir.

Namely’nin müşteri tabanına ilişkin analizi, sınırsız planlardaki çalışanların yılda ortalama 12,09 gün, sınırlı planlardakilerin ise 11,36 gün izin kullandığını ortaya koydu. Bu, sınırsız planlar lehine küçük bir fark ve sınırsız plan kullanıcılarının daha az gün (15’e karşı 13) izin kullandığını gösteren önceki bulgusunun tersine dönmesidir.

Dürüst yorum şudur: etiket, uygulamadan daha az önemlidir. Belirtilmiş bir normu, üst düzey yöneticilerin görünür izin kullanımını ve bir alt sınırı olan bir politika, yalnızca bakiyeyi kaldırıp başka hiçbir şey söylemeyen bir politikadan çok farklı sonuç verir.

İşe yarayan bir politika tasarlamak

• Yazıya dökün ve iznin ertelenmiş bir ücret olmadığını açıkça belirtin
• Bir norm belirtin: hedef bir aralık, insanlara “sınırsız” ifadesinin vermediği izni verir
• Bir asgari sınır düşünün. Örneğin 15 günlük bir alt sınırı zorunlu kılmak, az kullanım sorununu doğrudan çözer
• Yasal izinleri ayrı tutun: hastalık izni, ebeveyn izni ve eyaletlerin asgari yıllık izin süreleri FTO değil, takip edilen haklardır
• Kaymaya dikkat edin. Onaylar rutin olarak reddediliyorsa veya gerçek ortalama sessizce bir tavana dönüşüyorsa, elinizde ek hukuki risk taşıyan bir tahakkuk politikası vardır
• Yine de takip edin. FTO bakiyeyi kaldırır, kaydı değil. Personel kapsamı, adalet takibi ve FMLA ataması için ve çalışanlara izin kullanmaları için gerçek bir fırsat tanıdığınızı gösterebilmek için kullanım verilerine yine de ihtiyacınız vardır

Sıkça sorulan sorular

FTO, sınırsız ücretli izinle aynı şey midir? Genellikle evet; ancak “esnek” ifadesi çoğu zaman sınırı olmayan ama yine de onaya tabi olan ve bir normla yönlendirilen bir politikayı ifade eder.

Çalışan ayrıldığında FTO’nun ödenmesi gerekir mi? ABD’de, politika gerçekten tahakkuksuzsa ve yukarıdaki koşulları karşılıyorsa gerekmez. Kanada’da ise yasal tatil ücreti her durumda ödenmelidir.

Çalışanlar FTO kapsamında daha fazla izin kullanır mı? Veriler karışıktır ve farklar küçüktür. Politikanın nasıl iletildiği, bir üst sınırı olup olmamasından daha önemlidir.