Kayan takvim yılı

Kayan takvim yılı, takvimdeki sabit bir tarihten değil, çalışanın izin talep ettiği günden geriye doğru ölçülen bir izin yılıdır. Biri her izin talep ettiğinde işveren önceki 12 aya bakar, daha önce kullanılan izinleri toplar ve bunu yıllık izin hakkından düşer. Pencere her taleple birlikte kayar; “kayan” denmesinin nedeni budur.

Kayan 12 aylık dönem, geriye doğru kayan yöntem veya geriye dönük yıl olarak da adlandırılır.

Geriye doğru kayan ve ileriye doğru ölçülen yöntem

Bu iki yöntem sürekli karıştırılır ve aynı verilerden farklı sonuçlar üretir.

Geriye doğru kayan yöntem bugünkü talepten başlar ve 12 ay geriye bakar. İzin hakkı hiçbir zaman tamamen sıfırlanmaz; geçmişteki her devamsızlık pencerenin dışına çıktıkça parça parça geri gelir.

İleriye doğru ölçülen yöntem süreyi çalışanın ilk izninin başladığı gün başlatır ve oradan itibaren 12 ay boyunca işletir. İzin hakkı bu yıl dönümünde tamamen sıfırlanır.

FMLA kapsamında kayan takvim yılı

ABD’de bu terim en çok FMLA uygulamasında karşımıza çıkar. 29 CFR 825.200(b) uyarınca işveren, 12 aylık FMLA dönemini tanımlamak için dört yöntemden herhangi birini seçebilir:

1. Takvim yılı
2. Herhangi bir sabit 12 aylık yıl: mali yıl, eyalet yasasıyla belirlenen yıl veya çalışanın işe giriş yıl dönümü
3. Çalışanın ilk FMLA izninden itibaren ileriye doğru ölçülen 12 aylık dönem
4. Çalışanın herhangi bir FMLA izni kullandığı tarihten geriye doğru ölçülen kayan 12 aylık dönem

Listenin kendisinden daha önemli iki kural vardır:

• Seçim yapmazsanız kaybedersiniz. Hiçbir yöntem belirlemeyen işveren, her talepte çalışan için en avantajlı seçeneği uygulamak zorundadır.
• Yöntem değiştirmek için tüm çalışanlara 60 gün önceden bildirimde bulunmak gerekir ve geçiş sürecinde çalışanlar, hangi yöntem kendileri için daha avantajlıysa o yönteme göre 12 haftalık hakkın tamamını korur.

İşverenler neden kayan yöntemi seçer?

Esneklik için değil, belirli ve pratik bir neden için: izinlerin art arda eklenmesini önler.

Takvim yılı yönteminde bir çalışan 31 Aralık’ta biten 12 hafta ve 1 Ocak’ta başlayan 12 hafta daha izin kullanarak 12 haftalık bir haktan 24 hafta kesintisiz korumalı devamsızlık elde edebilir. Kayan yöntem bunu aritmetik olarak imkânsız hale getirir.

Ödünleşim: bakiyeyi ekrandan okuyamazsınız

Sabit bir izin yılında her çalışan için tek bir sayı saklayıp bunu azaltabilirsiniz. Kayan yılda ise saklanan bir bakiye hiç yoktur. “Bu kişinin ne kadar izni kaldı?” sorusunun yanıtı yalnızca belirli bir tarihe göre vardır ve kimse izin kullanmasa bile her gün değişir.

Bu şu anlama gelir:

• Her talep, önceki 12 aylık kayıtlar üzerinden yeni bir hesaplama gerektirir
• Aynı çalışanın pazartesi ve cuma günü farklı izin hakları vardır
• Elektronik tablolarla manuel takip, özellikle gün yerine saat olarak kullanılan aralıklı izinlerde, hızla işlemez hale gelir
• Kayıtlar en az geriye dönük pencerenin tamamı boyunca, pratikte ise daha uzun süre saklanmalıdır

Çoğu kurumun bu noktada otomatik PTO takibine geçmesinin nedeni, hesaplamanın yazılım için basit, elle yapıldığında ise son derece zahmetli olmasıdır.

Amerika Birleşik Devletleri dışında

Bu mekanizma, FMLA’nın geçerli olmadığı yerlerde de yaygındır:

• Hastalık devamsızlığı eşikleri. Birleşik Krallık’taki işverenler, Bradford Factor puanlaması ve devamsızlık inceleme eşikleri için devamsızlık sayısını düzenli olarak kayan 12 ay üzerinden hesaplar; tam da sayının her ocak ayında sıfırlanmaması için.
• Kayan izin yılları. Bazı işverenler tatil yılını ortak bir tarihten değil, her çalışanın işe başlama tarihinden itibaren başlatır; bu da devir ve yıl sonu baskısını aralık ayında yoğunlaştırmak yerine yıla yayar.
• Kayan referans dönemleri. Birleşik Krallık’ta değişken saatli çalışanların tatil ücreti, önceki bir referans dönemindeki ortalama ücrete göre hesaplanır; bu da ilgili bir geriye dönük bakış fikridir, ancak izin hakkını değil ücreti düzenler.

Kayan yıl, kayan tahakkuk ve devir

Sıklıkla birbirine karıştırılan üç farklı kavram:

• Kayan takvim yılı: izin hakkı penceresinin nasıl tanımlandığı
• Kayan tahakkuk: izin hakkının nasıl kazanıldığı, genellikle bordro dönemi veya çalışılan saat başına
• Devir: sabit bir yıl sona erdiğinde kullanılmayan izne ne olduğu

Kayan yıl, iznin süresinin dolacağı ortak bir yıl sonu olmadığı için devir sorusunu büyük ölçüde ortadan kaldırır. Bu, hafife alınan bir idari faydadır ve FMLA uyumu dışında bu yöntemin lehine olan en güçlü argümanlardan biridir.

Sıkça sorulan sorular

Kayan takvim yılı çalışanlar için daha mı iyidir? Genellikle hayır. Sabit bir yılın izin vereceği art arda izinleri önler. Bununla birlikte bazı çalışanların tercih ettiği gibi “kullan ya da kaybet” son tarihini ortadan kaldırır.

FMLA için kayan yılı, PTO için takvim yılını kullanabilir miyiz? Evet. FMLA yöntemi yalnızca FMLA hakkını düzenler; PTO yılınız ayrı olarak tanımlanabilir. Bunu el kitabında açıkça belirtin, aksi halde çalışanlar ikisinin aynı olduğunu varsayacaktır.

Kayan yıla nasıl geçeriz? Tüm çalışanlara en az 60 gün önceden bildirimde bulunun ve geçiş sürecinde her çalışan için hangi yöntem daha avantajlıysa onu uygulayın.

Kayan yıl tahakkuk oranlarını etkiler mi? Hayır. İznin ne kadar hızlı kazanıldığını değil, izin hakkının ölçüldüğü pencereyi değiştirir. Kazanım oranlarının nasıl işlediğini öğrenmek için PTO tahakkuku yazımıza bakın.

Bu içerik genel bilgi amaçlıdır, hukuki tavsiye değildir. FMLA uygulamasını güncel DOL düzenlemeleri ve geçerli eyalet yasalarıyla karşılaştırarak doğrulayın.