Flexi-Urlaub

Flexi-Urlaub (Flexi Leave) ist freie Zeit, die aus Zeitguthaben genommen wird, das ein Mitarbeiter im Rahmen eines Gleitzeitmodells bereits erarbeitet hat. Wer in einer Woche länger als vertraglich vereinbart arbeitet, spart den Überschuss an und nimmt ihn später als halben oder ganzen freien Tag.

Der Begriff ist im Vereinigten Königreich, in Irland, Australien und in weiten Teilen Europas üblich und in Nordamerika viel seltener – dort taucht dasselbe Prinzip als Flex Time auf und stößt auf eine rechtliche Grenze, die weiter unten beschrieben wird.

Er ähnelt jedoch der flexiblen Freizeit (FTO).

Drei Bedeutungen des Begriffs

• Urlaub aus Gleitzeitguthaben – die Hauptbedeutung: freie Zeit aus angesparten Stunden. Auch Flexi-Tag oder Flex Day genannt.
• Ein frei verwendbares Urlaubskontingent – in Teilen Asiens bezeichnet „Flexi Leave“ manchmal einen Block von Tagen, die Mitarbeiter für beliebige Zwecke nutzen können. Das ähnelt eher einem frei wählbaren Feiertag in den USA als angesparter Zeit.
• Lose Kurzform für flexibles Arbeiten – das ist etwas ganz anderes und sollte davon getrennt werden.

Der Rest dieses Eintrags behandelt die erste Bedeutung.

Siehe auch: Was ist ein flexibler Arbeitszeitplan und wie profitiert Ihr Team davon?

So funktioniert ein Gleitzeitmodell

Vier Bestandteile – und die meisten Modelle haben alle vier:

Rahmenarbeitszeit – das Zeitfenster, in dem Stunden gearbeitet und angerechnet werden können, oft von 7:30 bis 19:00 Uhr.

Kernarbeitszeit – Zeiträume, in denen alle anwesend sein müssen, meist vom späten Vormittag bis zum frühen Nachmittag. Manche Modelle verzichten auf eine Kernarbeitszeit und setzen stattdessen auf Besetzungsregeln.

Abrechnungszeitraum – der Abrechnungszyklus, meist ein Kalendermonat, an dessen Ende die Stunden mit den vertraglichen Stunden abgeglichen werden.

Grenzen für Plus- und Minusstunden – eine Obergrenze für das Guthaben, das in den nächsten Zeitraum übertragen wird, und eine Obergrenze dafür, wie weit ein Mitarbeiter im Minus sein darf. Eine typische Richtlinie erlaubt den Übertrag von etwa 15 Plusstunden, begrenzt Minusstunden auf etwa 10 Stunden und erlaubt bis zu zwei Flexi-Tage oder vier halbe Tage pro Monat. Für Teilzeitkräfte werden alle vier Grenzen anteilig berechnet.

Flexi-Urlaub ist ausgeglichene Arbeit, kein gewährter Anspruch

Diese Unterscheidung bestimmt alles Weitere, und hier weicht Flexi-Urlaub deutlich vom Erholungsurlaub ab.

Jahresurlaub ist ein Anspruch, der für das Bestehen des Arbeitsverhältnisses gewährt wird. Gleitzeitguthaben sind Stunden, die der Mitarbeiter bereits gearbeitet hat und die in Form von Zeit ausgeglichen werden. Das hat drei Folgen:

• Es verfällt in der Regel. Guthaben über der Obergrenze am Ende eines Abrechnungszeitraums geht meist verloren. Mit Urlaub macht das niemand
• Es wird beim Ausscheiden in der Regel nicht ausbezahlt. Die meisten Modelle verlangen, dass Guthaben vor dem Ausscheiden abgebaut werden, und zahlen für verbleibendes Guthaben nichts
• Es sollte nicht vom Urlaubsguthaben abgezogen werden. Flexi-Urlaub und Jahresurlaub werden getrennt geführt, und eine Richtlinie, die beides vermischt, belastet Mitarbeiter doppelt

Ein Verfall funktioniert nur bei Gehaltsempfängern sauber, deren Stunden über den Zeitraum gemittelt werden. Bei Stundenlöhnern oder nicht befreiten (non-exempt) Mitarbeitern sind gearbeitete Stunden Stunden, die bezahlt werden müssen – sie können nicht verfallen.

Das Problem in Nordamerika

In den USA kollidiert ein Gleitzeitmodell, das Stunden über mehrere Wochen anspart, mit dem Fair Labor Standards Act.

Bei nicht befreiten (non-exempt) Mitarbeitern werden Überstunden pro Arbeitswoche berechnet und müssen in dem Zeitraum, in dem sie geleistet wurden, in Geld bezahlt werden. Stunden über 40 in einer Woche können nicht als freie Zeit in die nächste Woche übertragen werden. Nur öffentliche Stellen dürfen in bestimmten Grenzen Comp Time als Ausgleich anbieten.

Zulässig ist dagegen die Flexibilität innerhalb einer einzigen Arbeitswoche – also Stunden so zwischen den Tagen zu verschieben, dass die Woche nie 40 Stunden überschreitet. Das ist die US-Variante des Flexi-Urlaubs, und die Grenze der Arbeitswoche ist fest.

Bei befreiten (exempt) Mitarbeitern regelt der FLSA die Arbeitszeit nicht, daher ist ein Flexi-Modell eine Frage der Richtlinie – wobei ein ausdrückliches Stundenkonto mit Plus- und Minusstunden die Argumentation für die Befreiung schwächen kann.

Kanada bietet einen Mittelweg. Mehrere Provinzen erlauben Averaging Agreements (Vereinbarungen zur Durchschnittsberechnung): In Ontario können Arbeitgeber und Mitarbeiter schriftlich vereinbaren, die Stunden für die Überstundenberechnung über zwei, drei oder vier Wochen zu mitteln, mit festgelegtem Beginn und Ablaufdatum und in der Regel für höchstens zwei Jahre. Damit ist ein echtes Gleitzeitmodell über mehrere Wochen dort umsetzbar, anders als südlich der Grenze.

Flexi-Urlaub ist nicht das Recht, flexibles Arbeiten zu beantragen

Leicht zu verwechseln, rechtlich aber verschieden. Im Vereinigten Königreich haben Mitarbeiter ein gesetzliches Recht, flexibles Arbeiten zu beantragen – seit dem 6. April 2024 ab dem ersten Arbeitstag, mit zwei Anträgen innerhalb von 12 Monaten. Der Arbeitgeber muss vor einer Ablehnung Rücksprache halten und innerhalb von zwei Monaten entscheiden.

Dieses Recht betrifft eine dauerhafte Änderung dessen, wie und wann Sie arbeiten. Flexi-Urlaub ist ein freier Tag aus angesparten Stunden. Ein Mitarbeiter kann das eine ohne das andere haben.

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Dieser Eintrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung dar. Die Regeln zu Arbeitszeit und Überstunden unterscheiden sich je nach US-Bundesstaat, kanadischer Provinz und anwendbarem Award.