Zeitausgleich (TOIL)

Zeitausgleich (TOIL, Time Off in Lieu) ist bezahlte Freizeit, die anstelle einer Vergütung für zusätzlich geleistete Stunden gewährt wird. Ein Mitarbeiter arbeitet über seine vertraglich vereinbarte Arbeitszeit hinaus; statt dafür bezahlt zu werden, sammelt er die entsprechende Freizeit an, um sie später zu nehmen.

Der Begriff TOIL ist im Vereinigten Königreich, in Irland, Australien und Neuseeland üblich. In Nordamerika heißt dasselbe Prinzip Compensatory Time oder Banked Overtime (angesparte Überstunden) – und hinter diesem Unterschied im Vokabular steckt ein Unterschied in der Rechtmäßigkeit, der Arbeitgeber immer wieder überrascht.

Ein zweites häufiges Missverständnis: Zeitausgleich erfolgt nicht automatisch Stunde für Stunde. Wenn für die zugrunde liegenden Stunden ein Überstundenzuschlag anfällt, muss die Freizeit diesen Zuschlag in der Regel widerspiegeln – eine Überstunde mit 50 % Zuschlag ergibt anderthalb Stunden Freizeit, nicht eine.

Mehr dazu: Zeitausgleich oder Überstundenvergütung: Was ist das Richtige für Ihr Unternehmen?

Zeitausgleich (TOIL): Alles, was Sie wissen müssen

USA: für die meisten privaten Arbeitgeber unzulässig

An diesem Punkt liegt eine im Vereinigten Königreich verfasste TOIL-Richtlinie gründlich daneben.

Nach Section 7(o) des Fair Labor Standards Act dürfen Arbeitgeber der Privatwirtschaft nicht befreiten (non-exempt) Mitarbeitern keine Comp Time anstelle der Überstundenvergütung gewähren. Überstunden müssen in Geld bezahlt werden, und zwar in der Abrechnungsperiode, in der sie geleistet wurden. Eine informelle Absprache wie „Bleiben Sie heute länger, dafür haben Sie Freitagnachmittag frei“ mit einem stundenweise bezahlten Mitarbeiter ist ein Verstoß gegen das Lohn- und Arbeitszeitrecht – ganz gleich, wie bereitwillig beide Seiten zugestimmt haben.

Comp Time anstelle der Überstundenvergütung ist öffentlichen Stellen vorbehalten – Bundesstaaten, Gebietskörperschaften und bundesstaatenübergreifenden Behörden. Wo sie zulässig ist, muss sie 1,5 Stunden Freizeit pro Überstunde betragen, auf einer Vereinbarung beruhen, die vor der Arbeitsleistung getroffen wurde, und ist auf 240 Stunden begrenzt (480 für Beschäftigte in der öffentlichen Sicherheit, im Rettungsdienst und in Saisontätigkeiten).

Privaten Arbeitgebern stehen zwei rechtmäßige Alternativen offen:

• Befreite (exempt) Mitarbeiter. Da sie keinen Anspruch auf Überstundenvergütung haben, spricht nichts dagegen, ihnen für zusätzliche Stunden Freizeit zu gewähren. Vorsicht ist beim Salary-Basis-Test geboten: Wenn Sie die Stunden eines befreiten Mitarbeiters erfassen und ihn stundenweise ausgleichen, kann das Ihre Argumentation für die Befreiung im Streitfall schwächen. Sprechen Sie von flexibler Arbeitszeit, nicht von Comp Time, und machen Sie daraus keine stundenbasierte Formel.
• Anpassung der Arbeitszeit innerhalb derselben Arbeitswoche. Die Stunden eines nicht befreiten Mitarbeiters so zu verschieben, dass die Woche nie 40 Stunden überschreitet, ist zulässig. Die Grenze ist die Arbeitswoche – Sie können die Anpassung nicht in die folgende Woche übertragen.

Mehr dazu: So entspricht Ihre Richtlinie für Zeitausgleich dem Arbeitsrecht

Kanada: zulässig, unter Bedingungen

Die kanadischen Provinzen erlauben in der Regel, Überstunden als Freizeitausgleich anzusparen, doch es handelt sich um eine geregelte Vereinbarung, nicht um einen Handschlag.

In Ontario müssen Arbeitgeber und Mitarbeiter dies schriftlich oder elektronisch vereinbaren. Die Zeit wird mit 1,5 Stunden Freizeit pro Überstunde angespart und muss innerhalb von drei Monaten nach der Woche genommen werden, in der sie erworben wurde – durch eine weitere schriftliche Vereinbarung verlängerbar auf 12 Monate. Endet das Arbeitsverhältnis, bevor die Zeit genommen wurde, müssen dem Mitarbeiter stattdessen die Überstunden ausbezahlt werden, innerhalb von sieben Tagen nach Beendigung oder am nächsten Zahltag, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.

Die anderen Provinzen und der Canada Labour Code sehen vergleichbare Regelungen mit eigenen Fristen vor. Für eine Belegschaft in Kanada gilt daher die Faustregel: schriftliche Vereinbarung, Zuschlagssatz, feste Verfallsfrist, Auszahlung beim Ausscheiden.

Vereinigtes Königreich und Australien

Im Vereinigten Königreich ist TOIL rein vertraglich geregelt. Die Working Time Regulations begründen keinen Anspruch darauf, daher gilt, was der Vertrag oder die Richtlinie vorsieht – auch in der Frage, ob nicht genommener TOIL ausbezahlt wird, was standardmäßig nicht der Fall ist. Das einzige gesetzliche Gegenstück ist die Compensatory Rest (Ausgleichsruhezeit), die einem Arbeitnehmer zusteht, wenn er eine vorgeschriebene Ruhepause verpasst. Dabei handelt es sich um einen Anspruch auf Ruhezeit, nicht um ansparbaren Urlaub.

Mehr dazu: TOIL verstehen: Ein umfassender Leitfaden für Arbeitgeber im Vereinigten Königreich

In Australien wird TOIL in der Regel durch den anwendbaren Modern Award oder das Enterprise Agreement geregelt. Awards verlangen häufig für jeden Einzelfall eine schriftliche Vereinbarung, lassen TOIL zum Überstundensatz statt Stunde für Stunde anwachsen, schreiben vor, dass er innerhalb einer bestimmten Frist genommen wird, etwa sechs Monate, und geben dem Mitarbeiter das Recht, stattdessen eine Auszahlung zu verlangen. Die Bedingungen unterscheiden sich je nach Award, daher sollten Sie zuerst den Award prüfen, nicht die Richtlinie.

Wo TOIL-Regelungen scheitern

Fast immer an der Verwaltung, nicht am Prinzip:

• Keine schriftliche Dokumentation. Ein mündlich zwischen Führungskraft und Teammitglied vereinbarter Zeitausgleich existiert nur in deren Erinnerung – und nur, bis einer von beiden das Unternehmen verlässt
• Nicht erfasste Guthaben. Ein Zeitausgleich, der in einem Notizbuch oder einem E-Mail-Verlauf festgehalten wird, lässt sich weder auswerten noch prüfen oder übergeben
• Stiller Verfall. Wo eine gesetzliche Frist gilt, wird Freizeit, die unbemerkt verfällt, zu unbezahlten Überstunden
• Keine Regel für das Ausscheiden. Was bei einer Kündigung mit einem angesparten Guthaben geschieht, ist der am häufigsten umstrittene Punkt – und in Kanada legt das Gesetz die Antwort fest, nicht die Richtlinie

Erst wenn TOIL als eigene, erfasste Urlaubsart behandelt wird – mit einer Ansammlungsrate, einem Verfallsdatum und einer Auszahlungsregel –, wird aus einem informellen Gefallen eine belastbare Regelung.

Mehr dazu: Zeitausgleich (TOIL) in Vacation Tracker verwalten

Häufig gestellte Fragen

Ist TOIL dasselbe wie Comp Time? Im Großen und Ganzen ja – TOIL ist der britische und australische Begriff, Comp Time der nordamerikanische. Die rechtliche Behandlung unterscheidet sich jedoch stark.

Darf ein US-Unternehmen TOIL anbieten? Nicht anstelle der Überstundenvergütung für nicht befreite Mitarbeiter. Öffentliche Stellen dürfen es in bestimmten Grenzen, und befreiten Mitarbeitern kann flexible Freizeit gewährt werden.

Muss nicht genommener TOIL ausbezahlt werden? In Ontario ja, bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Im Vereinigten Königreich hängt es ganz vom Vertrag ab. In Australien sollten Sie den Award prüfen.

Gilt beim TOIL immer eine Stunde für eine Stunde? Nein – wenn für die Stunden ein Überstundenzuschlag anfällt, muss die Freizeit diesem Zuschlag in der Regel entsprechen.

Mehr dazu: Comp Time oder Überstundenvergütung: Die wichtigsten Unterschiede