Assenteismo

Che cos’è l’assenteismo?

L’assenteismo è l’assenza abituale o eccessiva dal lavoro senza validi motivi. È un problema critico per le organizzazioni, perché può incidere in modo significativo su produttività, morale e prestazioni complessive. L’assenteismo non riguarda semplicemente il fatto che i dipendenti si assentino, ma gli schemi e i motivi dietro queste assenze e il loro impatto sul luogo di lavoro. Comprenderlo significa esaminare vari elementi, tra cui i metodi di monitoraggio, i tipi di assenza, i tassi di assenteismo e le strategie per limitarne gli effetti.

Elementi principali dell’assenteismo

Monitoraggio delle assenze

Un monitoraggio accurato delle assenze è essenziale per gestire in modo efficace l’assenteismo. Implica l’uso di metodi e strumenti per controllare e registrare ogni assenza. Le organizzazioni moderne utilizzano spesso software di rilevazione delle presenze che registrano automaticamente le assenze, garantendo precisione e riducendo il carico amministrativo.

Con un software di rilevazione delle presenze, le risorse umane possono individuare schemi di assenza, riconoscere tendenze e intervenire in modo proattivo. Questa tecnologia consente un monitoraggio in tempo reale, rendendo più facile gestire l’assenteismo e reagire tempestivamente.

Vedi anche: Tutto quello che devi sapere sulla gestione delle aspettative

Tipi di assenza

Conoscere i diversi tipi di assenza è fondamentale per gestirli in modo appropriato. Le assenze possono essere suddivise in programmate, non programmate e non autorizzate:

• Assenze programmate: comprendono ferie, giorni personali e altre assenze approvate in anticipo. Dipendenti e datori di lavoro le pianificano di solito in anticipo, consentendo una migliore gestione del personale.
• Assenze non programmate: si verificano all’improvviso, come la malattia o le emergenze. Anche se non sempre si possono prevedere, avere politiche adeguate aiuta a gestirne l’impatto.
• Assenze non autorizzate: sono i casi in cui i dipendenti si assentano senza avvisare il datore di lavoro, come la mancata presentazione senza preavviso (“no-call no-show”). Queste assenze possono compromettere seriamente l’operatività e richiedono un intervento immediato.

Classificando le assenze, un’organizzazione può comprenderne meglio le cause e adottare le misure correttive adeguate. Ad esempio, se c’è un tasso elevato di assenze non programmate dovute a malattia, si può introdurre un programma di benessere per promuovere una migliore salute tra i dipendenti.

Tasso di assenteismo

Il tasso di assenza esprime le assenze non programmate come percentuale del tempo di lavoro disponibile:

(Giorni lavorativi persi ÷ giorni lavorativi totali disponibili) × 100

Per un team di 40 persone con 250 giorni lavorativi ciascuna, i giorni disponibili sono 10.000. Se 300 vanno persi per assenze non programmate, il tasso di assenza è del 3%, ovvero, in modo più leggibile per persona, 7,5 giorni persi per dipendente all’anno.

Due fattori decidono se il numero ha un significato. Il primo è cosa si conta: ferie, festività e congedi approvati sono programmati e vanno esclusi dal calcolo; includerli significa misurare l’organico, non le assenze. Il secondo è il termine di paragone. I benchmark pubblicati variano molto per settore, composizione del personale e Paese, quindi il tasso di assenza è più utile se monitorato rispetto al proprio andamento nel tempo e suddiviso per team o sede, non confrontato con la media di qualcun altro.

Leggi di più: Il vero costo dell’assenteismo sul lavoro e come gestirlo

Affrontare l’assenteismo

Strategie per ridurre l’assenteismo

Per limitare gli effetti dell’assenteismo, le organizzazioni possono adottare diverse strategie:

Politiche sulle presenze: definisci politiche chiare sulle presenze che descrivano aspettative e conseguenze legate all’assenteismo. Questo offre ai dipendenti un quadro di riferimento sui comportamenti accettabili e aiuta a gestire meglio le assenze.

Vedi anche: Che cos’è una politica sull’assenteismo?

Programmi di benessere: promuovi la salute e il benessere dei dipendenti con programmi che riguardano la salute fisica, mentale ed emotiva. I dipendenti in salute sono meno propensi a prendere congedi per malattia non programmati.

Iniziative di coinvolgimento dei dipendenti: favorisci un ambiente di lavoro positivo con iniziative di coinvolgimento. I dipendenti coinvolti sono più legati al proprio lavoro e meno propensi ad assentarsi senza validi motivi.

Un programma di premi per la presenza può motivare i dipendenti a garantire una presenza regolare. Può includere riconoscimenti, bonus o tempo libero aggiuntivo per chi ha una presenza esemplare.

Leggi di più: Come affrontare con un dipendente l’assenteismo eccessivo

Importanza di affrontare l’assenteismo

Efficienza operativa

Ridurre l’assenteismo è fondamentale per un’operatività regolare e un’alta produttività. Una presenza costante garantisce che i progetti vengano completati nei tempi previsti e che il carico di lavoro sia distribuito in modo equo tra i dipendenti.

Morale dei dipendenti

Affrontare l’assenteismo può migliorare in modo significativo il morale dei dipendenti. Quando l’assenteismo è elevato, il peso ricade spesso su chi è presente, con conseguenti burnout e insoddisfazione. Gestendo l’assenteismo, le organizzazioni possono ottenere un carico di lavoro più equilibrato e un personale più soddisfatto.

Risparmio sui costi

Un assenteismo più basso può portare a notevoli risparmi. Riduce la necessità di straordinari e personale temporaneo, spesso necessari per sostituire i dipendenti assenti. Inoltre, può ridurre i costi di assunzione e formazione di nuovo personale se l’assenteismo elevato porta a un aumento del turnover.