Calendario delle festività

Un calendario delle festività (holiday calendar) è una vista condivisa di quando le persone sono assenti dal lavoro: festività, chiusure aziendali e assenze individuali, riunite in un unico posto in modo che chiunque possa vedere la copertura a colpo d’occhio. È chiamato anche calendario delle ferie, calendario del team, calendario delle assenze o calendario di chi è fuori.

Due tipi di dati diversi

La maggior parte dei calendari delle festività delude perché deve contenere due cose che si comportano in modo completamente diverso.

Le festività sono dati di riferimento. Vengono fissate con un anno o più di anticipo, sono identiche per tutti nella stessa sede e cambiano solo quando lo decide un governo. Le imposti una volta e restano lì.

Le assenze sono dati transazionali. Cambiano ogni giorno, sono diverse per ogni persona, arrivano tramite richieste e approvazioni e vanno riconciliate con un saldo. Non sono mai finite.

Un foglio di calcolo gestisce benissimo i primi e male i secondi. Un calendario condiviso gestisce discretamente i secondi e i primi solo con la forza bruta. Sapere quale problema stai davvero risolvendo è gran parte della decisione.

La terza cosa che fa un buon calendario è quella che si dimentica: deve dirti chi copre, non solo chi è assente. Un calendario che mostra sei nomi in una settimana è utile solo se puoi vedere a quale team appartiene ciascuno.

Stati Uniti

Gli USA hanno 11 festività federali: New Year’s Day, Martin Luther King Jr. Day, Washington’s Birthday, Memorial Day, Juneteenth, Independence Day, Labor Day, Columbus Day, Veterans Day, Thanksgiving e Christmas.

La cosa importante per un calendario: queste date vincolano i dipendenti federali, non i datori di lavoro privati. Non esiste alcun obbligo federale per un datore di lavoro del settore privato di chiudere in uno di questi giorni, né di pagare la giornata se chiude. L’elenco delle festività di un’azienda statunitense è una vera decisione aziendale, ed è per questo che due datori di lavoro della stessa città osservano spesso giorni diversi: molti eliminano il Columbus Day, molti aggiungono il giorno dopo Thanksgiving. Gli Stati aggiungono le proprie ricorrenze, quindi un unico elenco nazionale sarà sbagliato da qualche parte se hai dipendenti in più Stati.

Canada

I datori di lavoro soggetti alla regolamentazione federale concedono 10 festività generali, tra cui la National Day for Truth and Reconciliation.

L’Ontario ha nove festività pubbliche secondo l’ESA: l’elenco federale senza Truth and Reconciliation e Remembrance Day, ma con il Family Day.

Il Québec prevede otto festività retribuite di legge, e il suo elenco è quello che si discosta di più: niente Family Day e la Fête nationale del 24 giugno al posto di ricorrenze osservate altrove.

Un datore di lavoro con personale a Toronto, a Montréal e in una divisione soggetta alla regolamentazione federale gestisce tre calendari, non uno.

A livello internazionale

Regno Unito. L’esempio più chiaro del fatto che le «festività» non sono un unico elenco nemmeno all’interno di un solo Paese: otto bank holiday in Inghilterra e Galles, nove in Scozia e dieci in Irlanda del Nord. La Scozia sostituisce il lunedì di Pasqua con il 2 gennaio e il St Andrew’s Day; l’Irlanda del Nord aggiunge il St Patrick’s Day e la battaglia del Boyne.

Australia. Festività nazionali più festività dei singoli Stati, quindi un dipendente di Melbourne e uno di Perth hanno giorni liberi diversi.

Unione europea. È interamente una questione nazionale, e le differenze sono ampie: alcuni Paesi osservano meno di dieci giorni, altri molti di più, con variazioni regionali all’interno di diversi Paesi.

Come crearne uno

Un foglio di calcolo va davvero bene per un team di una dozzina di persone in una sola sede con un unico elenco di festività. È gratuito, tutti possono leggerlo e si può stampare. Smette di funzionare quando qualcuno dimentica di aggiornarlo, quando due persone lo modificano contemporaneamente, quando ti serve un saldo e non un’immagine, e nel momento in cui aggiungi un secondo Paese.

Approfondisci: Come gestire i calendari delle festività in Excel

Un calendario condiviso di Outlook o Google è migliore per la visibilità: si trova dove le persone guardano già e si può sovrapporre alle riunioni. I suoi limiti sono strutturali: nessun saldo, nessuna traccia delle approvazioni, nessun modo per distinguere il congedo per malattia dalle ferie nei report, e le festività vanno importate Paese per Paese e aggiornate a mano.

Approfondisci: Come creare un calendario delle ferie in Outlook

Uno strumento dedicato alla gestione dei congedi si guadagna il suo posto quando vale una delle condizioni seguenti: più di una sede o di un elenco di festività, più di un tipo di congedo, un saldo di cui qualcuno deve fidarsi, registrazioni delle approvazioni che ti servirebbero in un audit o un sistema paghe che ha bisogno dei dati. Al di sotto di questa soglia, è ragionevole restare con ciò che hai.

Qualunque cosa tu usi, alcuni elementi decidono se le persone lo guarderanno davvero: un’unica fonte di verità invece di un calendario e un foglio di calcolo che non concordano; visibilità per team, non solo in ordine alfabetico; festività per sede, non un unico elenco globale; e una vista che mostra correttamente le mezze giornate, perché un calendario che arrotonda tutto a giornate intere trarrà in inganno qualcuno di venerdì.