Ferie anticipate (front-loading)

Le ferie anticipate (front-loading PTO) consistono nell’assegnare a un dipendente l’intero monte ferie annuale in una sola volta, all’inizio dell’anno di ferie o alla data di assunzione, invece di farlo maturare un po’ alla volta nel corso dell’anno.

Chi ha 15 giorni li ha tutti e 15 disponibili a gennaio. Con un modello ad accumulo ne avrebbe 1,25 a gennaio e tutti e 15 solo a dicembre.

Vedi anche il modello opposto: Accumulo

Il compromesso

L’accumulo distribuisce il diritto man mano che viene maturato. Le ferie anticipate lo concedono prima che venga maturato. Tutto il resto deriva da questa sola differenza.

Ciò che guadagni è la semplicità. Non c’è un tasso di accumulo da configurare, nessun saldo di metà anno da spiegare e nessuna conversazione imbarazzante con un neoassunto che vuole una settimana libera a marzo e ha maturato due giorni. I dipendenti possono pianificare con un anno di anticipo, che è il modo in cui le persone prenotano davvero le vacanze.

Ciò a cui rinunci è il freno naturale. Un dipendente può prendere tutto il monte ferie nel primo trimestre e dimettersi nel secondo, dopo aver usato tempo che non aveva ancora maturato. La domanda che decide se le ferie anticipate fanno per te è semplice: quando succede, puoi recuperare qualcosa?

Nella maggior parte dei casi la risposta è no, o non in modo affidabile. Non è un motivo per evitare le ferie anticipate: è il costo da mettere in conto.

Stati Uniti

Qui le ferie anticipate non sono solo consentite: per il congedo per malattia sono addirittura premiate.

Le leggi statali sul congedo per malattia trattano l’assegnazione anticipata come una scorciatoia per la conformità. La maggior parte delle leggi sul congedo per malattia basate sull’accumulo prevede obblighi di riporto, limiti di utilizzo e monitoraggio dell’accumulo. Se assegni in anticipo l’intero importo di legge, in genere sei esonerato da tutto questo meccanismo.

La California è l’esempio più chiaro. Secondo la SB 616, un datore di lavoro che assegna tutti i cinque giorni o 40 ore all’inizio di ogni anno di servizio, anno solare o periodo di 12 mesi non ha alcun obbligo di monitorare l’accumulo o di riportare il tempo non utilizzato. Per un datore di lavoro presente in più Stati, assegnare in anticipo l’importo più alto applicabile è spesso il modo più semplice per rispettare più leggi contemporaneamente.

Il problema del recupero è l’altra faccia. Se un dipendente usa le ferie anticipate e se ne va prima di averle maturate, recuperarne il valore dalla liquidazione finale è difficile e a volte impossibile.

La California è rigorosa: le trattenute dall’ultima busta paga per recuperare un debito verso il datore di lavoro sono vietate anche con un’autorizzazione scritta preventiva, perché trattenere la retribuzione finale è considerato una forma di autotutela del datore di lavoro. Altri Stati lo consentono con un accordo firmato; diversi no. Per i dipendenti esenti, le regole sul salary basis limitano comunque le trattenute.

La conseguenza pratica: considera un monte ferie anticipato come denaro che potresti non riavere indietro e dimensionalo di conseguenza.

Le assunzioni a metà anno richiedono un calcolo proporzionale. Concedere il monte ferie di un anno intero a chi inizia a ottobre è un regalo che non puoi annullare. La maggior parte delle politiche di ferie anticipate calcola in proporzione il primo anno e assegna il monte completo dall’anno di ferie successivo.

Canada

Anticipare il tempo di ferie è semplice. Anticipare la vacation pay (indennità di ferie) non esiste, perché si tratta di due diritti separati.

L’indennità di ferie prevista dalla legge si calcola come percentuale della retribuzione effettivamente percepita: di solito il 4%, che aumenta con l’anzianità. Questa percentuale si applica alla retribuzione man mano che viene pagata, qualunque cosa dica la tua politica su quando i giorni diventano disponibili. Un dipendente a cui vengono assegnate tre settimane a gennaio non ha per questo maturato tre settimane di indennità di ferie, quindi in Canada una politica di ferie anticipate affianca il calcolo previsto dalla legge invece di sostituirlo.

A livello internazionale

Regno Unito. Il modello di legge prevede le ferie anticipate dopo il primo anno, e questo sorprende molti. La regulation 15A delle Working Time Regulations limita il lavoratore alle ferie maturate fino a quel momento, un dodicesimo del diritto annuale per ogni mese, ma solo durante il primo anno di lavoro. Dopo, questa restrizione non si applica più, quindi tutte le 5,6 settimane sono disponibili dall’inizio di ogni anno di ferie.

Recuperare le ferie godute oltre il diritto richiede un accordo scritto nel contratto o il consenso preventivo del dipendente. Senza quella clausola non puoi fare trattenute.

Australia. Il modello opposto. Secondo i National Employment Standards le ferie annuali maturano progressivamente durante l’anno, quindi il diritto di legge non può essere anticipato di diritto. I datori di lavoro consentono spesso ferie in anticipo di comune accordo, di solito con una clausola scritta di trattenuta.

Come farle funzionare

• Calcola in proporzione il primo anno, poi assegna in anticipo il monte completo dall’anno di ferie successivo
• Fatti firmare un accordo scritto di trattenuta dove la tua giurisdizione lo consente, e accetta che in alcune, tra cui la California, non servirà
• Valuta un anticipo parziale: metà all’inizio e metà a metà anno, mantenendo gran parte della semplicità e dimezzando l’esposizione
• Anticipa di proposito il congedo per malattia previsto dalla legge, perché negli USA ti esonera dal riporto e dal monitoraggio dell’accumulo
• Decidi la regola sul riporto separatamente. Un riporto illimitato in aggiunta alle ferie anticipate fa crescere rapidamente la passività per ferie maturate
• Tieni d’occhio la copertura del primo trimestre. Quando tutti hanno il saldo pieno a gennaio, è proprio lì che si concentrano le sovrapposizioni

Domande frequenti

Le ferie anticipate sono meglio dell’accumulo? Sono più semplici da gestire e migliori per i dipendenti che pianificano in anticipo, al prezzo di un’esposizione reale se le persone se ne vanno dopo aver usato più di quanto abbiano maturato.

Si possono riprendere le ferie anticipate se qualcuno si dimette? Raramente, e in California praticamente mai dalla liquidazione finale. Dai per scontato di non poterlo fare.

Le ferie anticipate influiscono sul riporto? Non automaticamente: è una decisione separata della politica aziendale. Per il congedo per malattia previsto dalla legge negli USA, anticipare l’intero importo in genere elimina l’obbligo di riporto.

I neoassunti devono ricevere il monte ferie completo? Di solito lo ricevono in proporzione per il primo anno parziale, poi completo dall’anno di ferie successivo.

Questa voce fornisce informazioni generali e non costituisce consulenza legale. Le regole sulle trattenute e sul congedo per malattia variano da uno Stato USA all’altro e da una provincia canadese all’altra.