Tempo libero flessibile (FTO)

Il tempo libero flessibile (FTO, Flexible Time Off) è un modello di congedo retribuito senza saldo maturato. I dipendenti non accumulano giorni mentre lavorano. Chiedono tempo libero, un responsabile lo approva in base alle esigenze aziendali e non si accumula nulla a bilancio.

È strettamente legato alle ferie illimitate, e molti datori di lavoro usano i due nomi come sinonimi. Chi li distingue di solito intende qualcosa di preciso: illimitate implica l’assenza di qualsiasi tetto, mentre flessibile indica un tempo libero senza limite sulla carta ma comunque soggetto ad approvazione e alle esigenze di copertura, e spesso orientato da un’indicazione esplicita come «la maggior parte delle persone prende da quattro a cinque settimane». Scegliere «flessibile» invece di «illimitato» è spesso un modo per fissare aspettative che la parola «illimitato» gonfia.

Perché i datori di lavoro lo adottano

L’argomento per il recruiting è l’autonomia e la fiducia. L’argomento finanziario è più concreto, e vale la pena dirlo chiaramente perché è quello che spinge la maggior parte delle adozioni.

Dove le ferie maturate sono considerate retribuzione guadagnata, una politica di accumulo crea una passività che resta a bilancio e va pagata quando qualcuno lascia l’azienda. Se non matura nulla, non c’è nulla da pagare.

È una ragione legittima per adottare l’FTO. Ma è anche lì che si concentra il rischio legale, perché il risparmio si concretizza solo se la politica non prevede davvero alcun accumulo, nella sostanza e non solo nel nome.

Approfondisci: Che cos’è il tempo libero flessibile (FTO) e come funziona?

Le regole della California

La California è la giurisdizione che ha messo alla prova questo modello, nella causa McPherson v. EF Intercultural Foundation. Il tribunale ha ammesso che una politica illimitata e senza accumulo può essere legittima, ma ha ritenuto che quella di questo datore di lavoro non lo fosse e ha ordinato il pagamento delle ferie non godute ai sensi del Labor Code § 227.3.

Il tribunale ha indicato i requisiti di una politica valida:

• Essere scritta
• Dichiarare chiaramente che il tempo libero non è una retribuzione aggiuntiva per le prestazioni svolte, ma fa parte dell’impegno a un orario flessibile
• Precisare diritti e obblighi di entrambe le parti, compreso cosa succede se un dipendente non pianifica tempo libero
• Dare ai dipendenti una reale possibilità di prendere tempo libero o di lavorare meno ore
• Essere applicata in modo equo, così da non funzionare come un «usalo o perdilo» e da non creare disparità

Il datore di lavoro non rispettava quasi nessuno di questi requisiti. Non c’era una politica scritta, i responsabili si aspettavano grosso modo da due a sei settimane all’anno, le richieste dovevano essere approvate e le ferie nei periodi di punta erano scoraggiate. In modo decisivo, i dipendenti hanno testimoniato di non aver mai inteso la politica come illimitata, e il tribunale ha dato a questo un peso considerevole.

La lezione vale anche fuori dalla California: una politica FTO che funziona come un monte ferie con un tetto è un monte ferie con un tetto, comunque la chiami il manuale del dipendente.

Canada: la soglia minima di legge non si sposta

L’FTO è legale in tutte le province canadesi, ma non può sostituire i diritti previsti dalla legge, e questo mette in difficoltà i datori di lavoro statunitensi che estendono la loro politica al Canada.

I dipendenti conservano il diritto alle ferie minime previste dalla loro provincia e alla vacation pay (indennità di ferie) calcolata come percentuale della retribuzione (di solito il 4% al livello base, che aumenta con l’anzianità). Questo obbligo è irrinunciabile, e le ferie di legge non godute vanno comunque pagate alla cessazione del rapporto. In pratica, una politica FTO canadese deve affiancare un minimo di legge monitorato, non sostituirlo.

Lo stesso principio vale per il congedo per malattia previsto dalla legge, ovunque esista. I diritti creati dalla legge restano fuori dalla tua politica PTO, con i propri requisiti di accumulo, preavviso e registrazione. Una politica senza tetto non elimina nulla di tutto questo.

Le persone prendono davvero più tempo libero?

L’opinione diffusa è che le politiche illimitate riducano l’utilizzo, perché senza un saldo da spendere nessuno sa cosa sia accettabile. I dati sono meno netti.

L’analisi di Namely sui propri clienti ha rilevato che i dipendenti con piani illimitati prendono in media 12,09 giorni all’anno contro 11,36 giorni con piani limitati: un piccolo vantaggio per i piani illimitati, che ribalta il suo risultato precedente, in cui chi aveva piani illimitati prendeva meno giorni (13 contro 15).

La lettura onesta è che l’etichetta conta meno dell’attuazione. Una politica con un’indicazione esplicita, un utilizzo visibile da parte dei dirigenti e una soglia minima funziona in modo molto diverso da una che si limita a eliminare il saldo senza dire nient’altro.

Come progettarne una che funzioni

• Mettila per iscritto e dichiara esplicitamente che il tempo libero non è una retribuzione differita
• Indica un riferimento: un intervallo di giorni dà alle persone il permesso che «illimitato» non dà
• Valuta un minimo. Imporre una soglia di, ad esempio, 15 giorni affronta direttamente il problema dello scarso utilizzo
• Tieni separati i congedi previsti dalla legge: congedo per malattia, congedo parentale e minimi di ferie provinciali sono diritti da monitorare, non FTO
• Fai attenzione alle derive. Se le approvazioni vengono rifiutate di routine o la media reale diventa di fatto un tetto, hai una politica di accumulo con un rischio legale in più
• Monitoralo comunque. L’FTO elimina il saldo, non la registrazione. Ti servono comunque i dati di utilizzo per la copertura, per verificare l’equità, per la designazione FMLA e per dimostrare di aver dato alle persone una reale possibilità di prendere congedo

Domande frequenti

L’FTO è la stessa cosa delle ferie illimitate? Di solito sì, anche se «flessibile» indica spesso una politica senza tetto ma comunque soggetta ad approvazione e orientata da un riferimento.

L’FTO va pagato quando qualcuno lascia l’azienda? Negli USA no, se la politica non prevede davvero alcun accumulo e soddisfa le condizioni descritte sopra. In Canada l’indennità di ferie prevista dalla legge resta comunque dovuta.

Con l’FTO i dipendenti prendono più tempo libero? I dati sono contrastanti e le differenze piccole. Il modo in cui la politica viene comunicata conta più della presenza di un tetto.