TOIL (tempo libero compensativo)

Il tempo libero compensativo (TOIL, Time Off in Lieu) è tempo libero retribuito concesso al posto del pagamento delle ore di lavoro extra. Il dipendente lavora oltre l’orario previsto dal contratto; invece di essere pagato per quelle ore, accantona un tempo libero equivalente da usare più avanti.

Il termine TOIL è comune nel Regno Unito, in Irlanda, in Australia e in Nuova Zelanda. In Nord America lo stesso concetto si chiama compensatory time o banked overtime (straordinari accantonati), e dietro questa differenza di vocabolario si nasconde una differenza di legalità che coglie di sorpresa molti datori di lavoro.

Un secondo equivoco frequente: il TOIL non è automaticamente un’ora per un’ora. Quando le ore lavorate danno diritto a una maggiorazione per straordinario, di solito anche il tempo libero deve riflettere quella maggiorazione: un’ora di straordinario pagata al 150% fa maturare un’ora e mezza di riposo, non un’ora.

Approfondisci: TOIL o pagamento degli straordinari: cosa conviene alla tua azienda?

Tempo libero compensativo: tutto quello che devi sapere

Stati Uniti: illegale per la maggior parte dei datori di lavoro privati

È qui che una politica TOIL scritta per il Regno Unito sbaglia di grosso.

Secondo la sezione 7(o) del Fair Labor Standards Act, i datori di lavoro del settore privato non possono concedere ai dipendenti non esenti comp time al posto del pagamento degli straordinari. Gli straordinari vanno pagati in denaro, nel periodo di paga in cui sono stati svolti. Un accordo informale del tipo «stasera resta fino a tardi, venerdì pomeriggio te lo prendi libero» con un dipendente pagato a ore è una violazione delle norme su salari e orari, per quanto entrambe le parti fossero d’accordo.

Il comp time al posto degli straordinari è riservato agli enti pubblici: Stati, enti territoriali e agenzie governative interstatali. Dove è ammesso, deve essere pari a 1,5 ore di riposo per ogni ora di straordinario, basarsi su un accordo concluso prima che il lavoro venga svolto e non superare le 240 ore (480 per i dipendenti della pubblica sicurezza, dei servizi di emergenza e delle attività stagionali).

Per i datori di lavoro privati esistono due alternative legali:

• Dipendenti esenti. Poiché non hanno diritto agli straordinari, nulla impedisce al datore di lavoro di offrire loro tempo libero per le ore in più. L’attenzione va posta sul salary-basis test: registrare le ore di un dipendente esente e compensarlo a ore può indebolire la tua tesi sull’esenzione in caso di controversia. Chiamalo flex time, non comp time, e non inserirlo in una formula basata sulle ore.
• Adeguamento dell’orario nella stessa settimana lavorativa. Spostare le ore di un dipendente non esente in modo che la settimana non superi mai le 40 ore è consentito. Il limite è la fine della settimana lavorativa: non puoi trasferire l’adeguamento alla settimana successiva.

Approfondisci: Come rendere la tua politica sul tempo libero compensativo conforme alle leggi sul lavoro

Canada: legale, a determinate condizioni

Le province canadesi in genere consentono di accantonare gli straordinari come tempo libero compensativo, ma si tratta di un accordo regolamentato, non di una stretta di mano.

In Ontario, datore di lavoro e dipendente devono accordarsi per iscritto o in forma elettronica. Il tempo matura a 1,5 ore di riposo per ogni ora di straordinario e va goduto entro tre mesi dalla settimana in cui è stato maturato, termine prorogabile a 12 mesi con un ulteriore accordo scritto. Se il rapporto di lavoro termina prima che il tempo venga goduto, al dipendente vanno invece pagati gli straordinari, entro sette giorni dalla cessazione o entro il successivo giorno di paga, se successivo.

Le altre province e il Canada Labour Code prevedono sistemi simili con scadenze proprie, quindi la regola da applicare a tutto il personale canadese è: accordo scritto, tariffa maggiorata, scadenza tassativa, pagamento in denaro all’uscita.

Regno Unito e Australia

Nel Regno Unito il TOIL è interamente contrattuale. Le Working Time Regulations non prevedono alcun diritto al TOIL, quindi vale ciò che stabiliscono il contratto o la politica aziendale, anche riguardo al pagamento del TOIL non utilizzato, che per impostazione predefinita non è dovuto. L’unico istituto previsto dalla legge che gli si avvicina è il compensatory rest (riposo compensativo), dovuto quando un lavoratore salta una pausa di riposo obbligatoria: si tratta però di un diritto al riposo, non di un congedo accantonabile.

Approfondisci: Capire il TOIL: guida completa per i datori di lavoro del Regno Unito

In Australia il TOIL è di solito disciplinato dal modern award o dall’enterprise agreement applicabile. Gli award richiedono spesso un accordo scritto per ogni occasione, fanno maturare il TOIL alla tariffa degli straordinari anziché un’ora per un’ora, impongono di goderlo entro un periodo stabilito, ad esempio sei mesi, e danno al dipendente il diritto di chiedere il pagamento in denaro. Le condizioni variano da un award all’altro, quindi la prima cosa da verificare è l’award, non la politica aziendale.

Dove gli accordi TOIL non funzionano

Quasi sempre nella gestione, non nel principio:

• Nessuna registrazione scritta. Il TOIL concordato a voce tra un responsabile e un membro del team esiste solo nella loro memoria, e solo finché uno dei due non se ne va
• Saldi non monitorati. Il TOIL annotato su un quaderno o in uno scambio di email non può essere riportato nei report, verificato o passato a qualcun altro
• Scadenza silenziosa. Dove si applica una scadenza prevista dalla legge, il tempo libero che decade senza che nessuno se ne accorga diventa straordinario non pagato
• Nessuna regola per l’uscita. Cosa succede al saldo accantonato in caso di dimissioni è il punto più controverso, e in Canada la risposta la dà la legge, non la politica aziendale

Gestire il TOIL come un tipo di congedo a sé, monitorato, con un tasso di accumulo, una data di scadenza e una regola di pagamento, è ciò che trasforma un favore informale in un accordo difendibile.

Approfondisci: Gestire il tempo libero compensativo (TOIL) in Vacation Tracker

Domande frequenti

Il TOIL è la stessa cosa del comp time? In linea di massima sì: TOIL è il termine usato nel Regno Unito e in Australia, comp time quello nordamericano. Il trattamento giuridico però è molto diverso.

Un’azienda statunitense può offrire il TOIL? Non al posto del pagamento degli straordinari per il personale non esente. Gli enti pubblici possono farlo, entro certi limiti, e ai dipendenti esenti si può concedere tempo libero flessibile.

Il TOIL non utilizzato va pagato? In Ontario sì, alla cessazione del rapporto. Nel Regno Unito dipende interamente dal contratto. In Australia bisogna verificare l’award.

Il TOIL è sempre un’ora per un’ora? No: quando le ore danno diritto a una maggiorazione per straordinario, in genere anche il tempo libero deve corrispondere a quella maggiorazione.

Approfondisci: Comp time o pagamento degli straordinari: le differenze principali