Kalendarz świąt

Kalendarz świąt to wspólny widok tego, kiedy poszczególne osoby są nieobecne w pracy – święta państwowe, zamknięcia firmy i indywidualne urlopy – zebrany w jednym miejscu, tak aby każdy mógł od razu sprawdzić obsadę. Nazywa się go też kalendarzem urlopów, kalendarzem zespołu, kalendarzem nieobecności lub kalendarzem „kto jest nieobecny”.

Dwa różne rodzaje danych

Większość kalendarzy świąt rozczarowuje, bo ma przechowywać dwie rzeczy, które zachowują się zupełnie inaczej.

Święta państwowe to dane referencyjne. Są ustalone z co najmniej rocznym wyprzedzeniem, identyczne dla wszystkich w tej samej lokalizacji i zmieniają się tylko wtedy, gdy zdecyduje o tym rząd. Ustawiasz je raz i po prostu są.

Nieobecności to dane transakcyjne. Zmieniają się codziennie, są różne dla każdej osoby, pojawiają się przez wnioski i zatwierdzenia i muszą zgadzać się z bilansem. Nigdy nie są skończone.

Arkusz kalkulacyjny świetnie radzi sobie z pierwszym rodzajem, a źle z drugim. Wspólny kalendarz rozsądnie radzi sobie z drugim, a z pierwszym tylko siłowo. Wiedza o tym, który problem faktycznie rozwiązujesz, to większa część decyzji.

Trzecia rzecz, którą robi dobry kalendarz, to ta, o której ludzie zapominają: musi pokazywać, kto zapewnia zastępstwo, a nie tylko kto jest nieobecny. Kalendarz z sześcioma nazwiskami w danym tygodniu jest przydatny tylko wtedy, gdy widać, do którego zespołu należy każda z tych osób.

Stany Zjednoczone

W USA obowiązuje 11 świąt federalnych – Nowy Rok, Dzień Martina Luthera Kinga Jr., Urodziny Waszyngtona, Memorial Day, Juneteenth, Dzień Niepodległości, Labor Day, Dzień Kolumba, Dzień Weteranów, Święto Dziękczynienia i Boże Narodzenie.

Co ważne dla kalendarza: te daty wiążą pracowników federalnych, a nie prywatnych pracodawców. Nie ma federalnego wymogu, by pracodawca z sektora prywatnego zamykał firmę w którykolwiek z tych dni ani by płacił za ten dzień, jeśli ją zamknie. Lista świąt firmowych w USA to rzeczywista decyzja biznesowa, dlatego dwóch pracodawców w tym samym mieście często obchodzi różne dni – wielu rezygnuje z Dnia Kolumba, wielu dodaje dzień po Święcie Dziękczynienia. Stany dodają własne święta, więc jedna ogólnokrajowa lista będzie gdzieś błędna, jeśli zatrudniasz pracowników w kilku stanach.

Kanada

Pracodawcy podlegający regulacjom federalnym zapewniają 10 świąt ogólnych (general holidays), w tym National Day for Truth and Reconciliation.

Ontario ma dziewięć świąt państwowych zgodnie z ESA – listę federalną bez Truth and Reconciliation i Remembrance Day, ale z Family Day.

Quebec zapewnia osiem płatnych świąt ustawowych, a jego lista różni się najbardziej: nie ma Family Day, a w miejsce świąt obchodzonych gdzie indziej jest National Holiday 24 czerwca.

Pracodawca z pracownikami w Toronto, Montrealu i w dziale podlegającym regulacjom federalnym prowadzi trzy kalendarze, a nie jeden.

Na świecie

Wielka Brytania. Najlepszy dowód na to, że „święto państwowe” nie jest jedną listą nawet w obrębie jednego kraju: osiem bank holidays w Anglii i Walii, dziewięć w Szkocji i dziesięć w Irlandii Północnej. Szkocja zamienia Poniedziałek Wielkanocny na 2 stycznia i Dzień Świętego Andrzeja, a Irlandia Północna dodaje Dzień Świętego Patryka i rocznicę bitwy nad Boyne.

Australia. Święta ogólnokrajowe plus święta poszczególnych stanów, więc pracownik w Melbourne i pracownik w Perth mają inne dni wolne.

Unia Europejska. To wyłącznie sprawa krajowa, a rozpiętość jest duża – niektóre kraje obchodzą mniej niż dziesięć dni, inne wyraźnie więcej, a w kilku z nich występują różnice regionalne.

Jak go stworzyć

Arkusz kalkulacyjny naprawdę wystarcza dla kilkunastoosobowego zespołu w jednej lokalizacji z jedną listą świąt. Jest bezpłatny, każdy może go przeczytać i da się go wydrukować. Zawodzi, gdy ktoś zapomni go zaktualizować, gdy dwie osoby edytują go jednocześnie, gdy potrzebujesz bilansu, a nie obrazka, i w chwili, gdy dodajesz drugi kraj.

Czytaj więcej: Jak zarządzać harmonogramem świąt w Excelu

Wspólny kalendarz Outlook lub Google zapewnia lepszą widoczność – znajduje się tam, gdzie ludzie już zaglądają, i można go nałożyć na spotkania. Jego ograniczenia są strukturalne: brak bilansów, brak historii zatwierdzeń, brak możliwości odróżnienia zwolnienia chorobowego od urlopu wypoczynkowego w raportach, a święta państwowe trzeba importować dla każdego kraju i ręcznie aktualizować.

Czytaj więcej: Jak utworzyć kalendarz urlopów w Outlooku

Dedykowane narzędzie do zarządzania urlopami się opłaca, gdy spełniony jest którykolwiek z poniższych warunków: więcej niż jedna lokalizacja lub lista świąt, więcej niż jeden typ urlopu, bilans, któremu ktoś musi ufać, historia zatwierdzeń potrzebna przy audycie lub system płacowy, który potrzebuje tych danych. Poniżej tego progu rozsądnie jest zostać przy tym, co już masz.

Niezależnie od tego, czego używasz, o tym, czy ludzie faktycznie będą do niego zaglądać, decyduje kilka rzeczy: jedno źródło prawdy zamiast kalendarza i arkusza, które sobie przeczą; widok według zespołów, a nie tylko alfabetycznie; święta państwowe według lokalizacji, a nie jedna globalna lista; oraz widok, który rzetelnie pokazuje połówki dni, bo kalendarz zaokrąglający wszystko do pełnych dni w piątek kogoś wprowadzi w błąd.