Przestój firmy (company shutdown)

Przestój firmy (company shutdown) to okres, w którym pracodawca całkowicie wstrzymuje działalność i wymaga, by pracownicy nie przychodzili do pracy. Dwa najczęstsze warianty to tydzień między Bożym Narodzeniem a Nowym Rokiem oraz letnie zamknięcie zakładu lub fabryki.

Pracodawcy to robią, ponieważ częściowa obsada bywa gorsza niż żadna – minimalny skład niewiele osiąga, a firma nadal ponosi koszty – i ponieważ rozliczenie bilansów w jednym bloku jest znacznie prostsze niż zatwierdzanie ich wniosek po wniosku.

Zobacz także przeciwną koncepcję: Okresy blokady urlopów

Czyj to czas?

Przestój odwraca zwykły kierunek wniosku urlopowego. Normalnie to pracownik wybiera, kiedy chce mieć wolne, a pracodawca to zatwierdza. Przy przestoju wybiera pracodawca, a płaci za to naliczony bilans pracownika.

Każdy system odpowiada na dwa pytania dotyczące tego odwrócenia: czy pracodawca może decydować, kiedy urlop zostanie wykorzystany, i z jakim wyprzedzeniem musi o tym uprzedzić? Im bardziej dana jurysdykcja traktuje urlop jako coś, co planuje pracodawca, tym łatwiej przeprowadzić przestój. Pod spodem kryje się trzecie pytanie: co z osobą, która nie ma już bilansu?

Stany Zjednoczone

Samo decydowanie o terminie rzadko jest problemem. Ponieważ nie ma federalnego uprawnienia do urlopu wypoczynkowego, pracodawca może co do zasady zamknąć firmę i wymagać od pracowników wykorzystania naliczonego PTO na ten okres – z zastrzeżeniem prawa stanowego i ustawowego zwolnienia chorobowego, którego nie można kazać wykorzystywać na przestój.

Ograniczeniem jest zasada podstawy wynagrodzenia w przypadku pracowników exempt, a wszystko zależy od długości przestoju.

Jeśli przestój trwa pełny tydzień pracy i pracownik exempt nie wykonuje w tym tygodniu żadnej pracy, nie należy mu się za niego wynagrodzenie.

Jeśli przestój jest krótszy niż pełny tydzień pracy, pracownik musi otrzymać pełną tygodniową pensję, ponieważ pracował przez część tygodnia. Pracodawca może wymagać, aby te dni zostały odliczone od jego bilansu PTO, dzięki czemu pensja pozostaje nienaruszona, a zwolnienie bezpieczne. Jeśli jednak bilans jest pusty, pensję i tak trzeba wypłacić w całości – nie można potrącić różnicy bez narażania zwolnienia.

Trzydniowe zamknięcie świąteczne oznacza więc pełną pensję dla każdego pracownika exempt bez pozostałego PTO, a to właśnie ta grupa, którą najczęściej dotyka grudniowy przestój.

Pracownicy non-exempt otrzymują wynagrodzenie za przepracowane godziny, więc zamknięcie zasadniczo oznacza brak wynagrodzenia, chyba że polityka firmy lub prawo stanowe stanowią inaczej.

Jedno wyjaśnienie: krótkie operacyjne zamknięcie nie jest zdarzeniem objętym WARN Act. Te przepisy dotyczą zwolnień grupowych i zamknięć zakładów na dłuższy czas, a nie tygodnia świątecznego.

Kanada

Pracodawcy podlegający regulacjom federalnym. Termin urlopu zwykle się uzgadnia, ale pracodawca może go wyznaczyć – a jeśli to zrobi, musi uprzedzić pracownika o dacie rozpoczęcia co najmniej dwa tygodnie wcześniej. Urlop musi się rozpocząć w ciągu 10 miesięcy od zakończenia przez pracownika każdego roku zatrudnienia, więc przestój jest uprawnionym sposobem wypełnienia tego obowiązku, a nie jego obejściem.

Ontario. Pracodawca planuje urlopy i ma obowiązek zadbać o to, by zostały wykorzystane w ciągu 10 miesięcy od zakończenia roku uprawnienia. Zamknięcie całej firmy to tradycyjny sposób, by to zrobić.

Quebec. Pracodawca wybiera daty, a pracownik ma prawo poznać je co najmniej cztery tygodnie wcześniej – to najdłuższy ustawowy termin uprzedzenia z tych trzech.

Na świecie

Wielka Brytania. Pracodawca może wymagać wykorzystania urlopu w określone dni, a zasada dotycząca uprzedzenia jest łatwa do zastosowania i powszechnie ignorowana. Zgodnie z regulacją 15(4) Working Time Regulations uprzedzenie musi nastąpić z wyprzedzeniem dwukrotnie dłuższym niż urlop, którego dotyczy: trzy dni przestoju wymagają uprzedzenia na sześć dni wcześniej, a pełny tydzień – na dwa tygodnie. Umowa może określać inne warunki, ale jeśli tego nie robi, obowiązuje ta zasada domyślna.

Australia. W 2023 r. zasady zostały zaostrzone. Większość modern awards wymaga teraz 28-dniowego pisemnego uprzedzenia o tymczasowym przestoju, zanim pracodawca będzie mógł skierować pracowników na urlop roczny, chyba że większość zainteresowanych pracowników zgodzi się na krótszy termin. Co kluczowe, pracownika, który nie ma wystarczającego naliczonego urlopu, nie można po prostu skierować na urlop bezpłatny – wymaga to teraz porozumienia, obok takich opcji jak urlop z wyprzedzeniem czy odbiór zgromadzonego czasu wolnego.

Jak dobrze go przeprowadzić

• Ogłoś go z rocznym wyprzedzeniem w kalendarzu urlopów, a nie sześć tygodni wcześniej
• Sprawdź zasadę uprzedzenia w każdym kraju, w którym zatrudniasz – cztery tygodnie w Quebecu, 28 dni w przypadku większości australijskich awards, wzór w Wielkiej Brytanii
• Oszacuj koszt dotyczący pracowników exempt, zanim ustalisz daty, na podstawie rzeczywistych bilansów, a nie średnich
• Z góry ustal zasadę dla osób bez bilansu i zapisz ją: urlop bezpłatny, urlop z wyprzedzeniem albo dni płatne przez pracodawcę. Podejmowanie decyzji indywidualnie w grudniu to prosta droga do zarzutów nierównego traktowania
• Nie odliczaj ustawowego zwolnienia chorobowego na poczet przestoju
• Określ, czy dni są odliczane od uprawnienia, czy przyznawane dodatkowo. Uznanie przestoju za prezent i późniejsze odkrycie, że został odliczony od puli urlopowej, to skarga, którą ludzie faktycznie zgłaszają

Najczęściej zadawane pytania

Czy pracodawca może zmusić pracowników do wykorzystania PTO w czasie przestoju? W USA zasadniczo tak, z zastrzeżeniem prawa stanowego. W innych krajach zwykle zależy to od zachowania wymaganego terminu uprzedzenia, a w Australii od klauzuli o przestoju w award.

Czy trzeba płacić pracownikom na stałej pensji w czasie przestoju? W przypadku zamknięcia krótszego niż pełny tydzień pracy w USA tak – pełną pensję, niezależnie od tego, czy mają jeszcze PTO. W przypadku pełnego tygodnia pracy bez wykonywania pracy – nie.

Z jakim wyprzedzeniem trzeba uprzedzić? Dwa tygodnie na poziomie federalnym w Kanadzie, cztery tygodnie w Quebecu, 28 dni w przypadku większości australijskich awards i dwukrotność długości urlopu w Wielkiej Brytanii. USA nie przewidują ustawowego minimum.

Co, jeśli pracownik nie ma już urlopu? Możliwości to urlop bezpłatny, urlop z wyprzedzeniem lub zapłata za te dni – ale w Australii urlop bezpłatny wymaga porozumienia, a w USA pracownikom exempt trzeba zapłacić za niepełny tydzień.

Ten wpis ma charakter ogólnoinformacyjny i nie stanowi porady prawnej. Zasady dotyczące uprzedzenia i planowania urlopów różnią się w poszczególnych krajach, stanach USA, prowincjach Kanady i w zależności od obowiązującego award.