TOIL (czas wolny w zamian za nadgodziny)

Czas wolny w zamian za nadgodziny (TOIL, time off in lieu) to płatny czas wolny udzielany zamiast wynagrodzenia za dodatkowo przepracowane godziny. Pracownik pracuje ponad godziny określone w umowie, ale zamiast otrzymać za nie zapłatę, odkłada równoważny czas wolny, który wykorzysta później.

Termin TOIL jest standardem w Wielkiej Brytanii, Irlandii, Australii i Nowej Zelandii. W Ameryce Północnej ta sama koncepcja funkcjonuje jako compensatory time (comp time) lub banked overtime (zbankowane nadgodziny) – a za tą różnicą w słownictwie kryje się różnica w legalności, która często zaskakuje pracodawców.

Drugie częste nieporozumienie: TOIL nie zawsze oznacza przelicznik godzina za godzinę. Jeśli za dane godziny przysługuje dodatek za nadgodziny, czas wolny zwykle musi go uwzględniać – jedna nadgodzina płatna w stawce 150% daje półtorej godziny wolnego, a nie godzinę.

Czytaj więcej: TOIL czy wynagrodzenie za nadgodziny: co lepsze dla Twojej firmy?

Czas wolny w zamian za nadgodziny: wszystko, co musisz wiedzieć

Stany Zjednoczone: niezgodne z prawem u większości prywatnych pracodawców

W tym punkcie polityka TOIL napisana z myślą o Wielkiej Brytanii będzie poważnie błędna.

Zgodnie z sekcją 7(o) ustawy Fair Labor Standards Act pracodawcy z sektora prywatnego nie mogą dawać pracownikom non-exempt czasu wolnego (comp time) zamiast wynagrodzenia za nadgodziny. Nadgodziny muszą zostać wypłacone w gotówce, w okresie rozliczeniowym, w którym zostały przepracowane. Nieformalny układ z pracownikiem godzinowym w stylu „zostań dziś dłużej, a w piątek wyjdź po południu” to naruszenie przepisów o wynagrodzeniach i czasie pracy, nawet jeśli obie strony chętnie się na to zgodziły.

Czas wolny zamiast zapłaty za nadgodziny jest zarezerwowany dla instytucji publicznych – stanów, jednostek samorządowych i międzystanowych agencji rządowych. Tam, gdzie ma zastosowanie, musi wynosić 1,5 godziny wolnego za każdą nadgodzinę, wymaga porozumienia zawartego przed wykonaniem pracy i jest ograniczony do 240 godzin (480 w przypadku pracowników służb bezpieczeństwa publicznego, ratownictwa i prac sezonowych).

Prywatni pracodawcy mają dwie zgodne z prawem alternatywy:

• Pracownicy exempt. Ponieważ nie przysługuje im prawo do wynagrodzenia za nadgodziny, nic nie stoi na przeszkodzie, by pracodawca oferował im czas wolny za dodatkowe godziny. Należy jednak uważać na test podstawy wynagrodzenia (salary-basis test): ewidencjonowanie godzin pracownika exempt i rekompensowanie mu ich godzina za godzinę może osłabić Twoje argumenty o jego zwolnieniu w razie sporu. Nazywaj to elastycznym czasem pracy, a nie comp time, i nie opieraj tego na formule godzinowej.
• Zmiana grafiku w obrębie tego samego tygodnia pracy. Przesunięcie godzin pracownika non-exempt tak, aby tydzień nigdy nie przekroczył 40 godzin, jest dopuszczalne. Granicą jest koniec tygodnia pracy – takiej korekty nie można przenieść na kolejny tydzień.

Czytaj więcej: Jak zapewnić zgodność polityki czasu wolnego w zamian za nadgodziny z prawem pracy

Kanada: dozwolone, pod pewnymi warunkami

Kanadyjskie prowincje co do zasady pozwalają odkładać nadgodziny jako czas wolny, ale to rozwiązanie uregulowane przepisami, a nie umowa na słowo.

W Ontario pracodawca i pracownik muszą się na to zgodzić na piśmie lub elektronicznie. Czas wolny odkłada się w wymiarze 1,5 godziny za każdą nadgodzinę i trzeba go wykorzystać w ciągu trzech miesięcy od tygodnia, w którym został nabyty – termin ten można wydłużyć do 12 miesięcy kolejnym pisemnym porozumieniem. Jeśli zatrudnienie zakończy się, zanim czas wolny zostanie wykorzystany, pracownikowi trzeba wypłacić wynagrodzenie za nadgodziny w ciągu siedmiu dni od rozwiązania umowy lub w najbliższym dniu wypłaty, w zależności od tego, który termin jest późniejszy.

Inne prowincje i Canada Labour Code przewidują podobne rozwiązania z własnymi terminami, więc zasada dla pracowników w całej Kanadzie brzmi: pisemne porozumienie, stawka z dodatkiem, sztywny termin wygaśnięcia, wypłata przy odejściu.

Wielka Brytania i Australia

W Wielkiej Brytanii TOIL wynika wyłącznie z umowy. Working Time Regulations nie dają do niego prawa, więc decyduje to, co stanowi umowa lub polityka – w tym to, czy niewykorzystany TOIL jest wypłacany, co domyślnie nie ma miejsca. Jedynym ustawowym odpowiednikiem jest compensatory rest (odpoczynek wyrównawczy), należny, gdy pracownik nie mógł skorzystać z wymaganej przerwy na odpoczynek – jest to jednak prawo do odpoczynku, a nie urlop, który można odkładać.

Czytaj więcej: TOIL w praktyce: kompleksowy przewodnik dla pracodawców w Wielkiej Brytanii

W Australii TOIL zwykle reguluje odpowiedni modern award lub enterprise agreement. Awards często wymagają pisemnego porozumienia na każdą okazję, naliczają TOIL według stawki za nadgodziny, a nie godzina za godzinę, wymagają wykorzystania go w określonym terminie, np. w ciągu sześciu miesięcy, i dają pracownikowi prawo do wnioskowania o wypłatę pieniężną zamiast wolnego. Warunki różnią się w zależności od award, więc najpierw należy sprawdzić award, a nie politykę firmy.

Gdzie zasady TOIL zawodzą

Niemal zawsze w administracji, a nie w samej zasadzie:

• Brak pisemnej ewidencji. TOIL uzgodniony ustnie między menedżerem a członkiem zespołu istnieje tylko w ich pamięci i tylko do czasu, aż jeden z nich odejdzie z firmy
• Nieśledzone bilanse. TOIL zapisany w notesie lub w wątku e-mailowym nie może być raportowany, audytowany ani przekazany innej osobie
• Ciche wygasanie. Tam, gdzie obowiązuje ustawowy termin, czas wolny, który po cichu przepada, staje się niezapłaconymi nadgodzinami
• Brak zasady na wypadek odejścia. Co dzieje się z odłożonym bilansem po złożeniu wypowiedzenia, to najczęstszy punkt sporny, a w Kanadzie odpowiedź na to pytanie wynika z ustawy, a nie z polityki firmy

Traktowanie TOIL jako osobnego, ewidencjonowanego typu urlopu – ze stawką naliczania, datą wygaśnięcia i zasadą wypłaty – zmienia nieformalną przysługę w rozwiązanie, którego można bronić.

Czytaj więcej: Zarządzanie czasem wolnym w zamian za nadgodziny (TOIL) w Vacation Tracker

Najczęściej zadawane pytania

Czy TOIL to to samo co comp time? Ogólnie tak – TOIL to termin brytyjski i australijski, a comp time północnoamerykański. Traktowanie prawne bardzo się jednak różni.

Czy firma w USA może oferować TOIL? Nie zamiast wynagrodzenia za nadgodziny dla pracowników non-exempt. Instytucje publiczne mogą to robić w określonych granicach, a pracownikom exempt można dawać elastyczny czas wolny.

Czy niewykorzystany TOIL trzeba wypłacić? W Ontario tak, przy rozwiązaniu umowy. W Wielkiej Brytanii zależy to wyłącznie od umowy. W Australii sprawdź właściwy award.

Czy TOIL to zawsze godzina za godzinę? Nie – jeśli za dane godziny przysługuje dodatek za nadgodziny, czas wolny zasadniczo musi ten dodatek odzwierciedlać.

Czytaj więcej: Comp time czy wynagrodzenie za nadgodziny: najważniejsze różnice