Family and Medical Leave Act (FMLA)

Family and Medical Leave Act (FMLA) to amerykańska ustawa federalna, która zapewnia uprawnionym pracownikom do 12 tygodni roboczych bezpłatnego urlopu z gwarancją zatrudnienia w okresie 12 miesięcy z określonych przyczyn rodzinnych i zdrowotnych, przy zachowaniu grupowego ubezpieczenia zdrowotnego przez cały ten czas.

Uprawnienie: warunki muszą spełnić obie strony

Właśnie tu zaczyna się większość nieporozumień wokół FMLA. Warunki muszą spełnić zarówno pracodawca, jak i pracownik.

Pracodawca musi podlegać ustawie:

• Pracodawcy prywatni zatrudniający co najmniej 50 pracowników przez co najmniej 20 tygodni roboczych w bieżącym lub poprzednim roku kalendarzowym
• Instytucje publiczne oraz publiczne i prywatne szkoły podstawowe i średnie, niezależnie od wielkości

Pracownik musi być uprawniony:

• 12 miesięcy zatrudnienia u danego pracodawcy (niekoniecznie nieprzerwanie)
• 1250 przepracowanych godzin w ciągu 12 miesięcy przed rozpoczęciem urlopu
• Praca w lokalizacji, w której pracodawca zatrudnia co najmniej 50 pracowników w promieniu 75 mil

Ten ostatni warunek jest najczęściej pomijany. Pracownik firmy zatrudniającej 200 osób nadal może nie mieć prawa do urlopu FMLA, jeśli jego własne miejsce pracy jest oddalone i zatrudnia niewiele osób.

Kwalifikujące się przyczyny

Dwanaście tygodni roboczych na:

• Narodziny dziecka i budowanie z nim więzi, w ciągu roku od narodzin
• Przyjęcie dziecka w drodze adopcji lub do pieczy zastępczej oraz budowanie z nim więzi, w ciągu roku
• Opiekę nad małżonkiem, dzieckiem lub rodzicem w poważnym stanie zdrowia
• Własny poważny stan zdrowia pracownika, który uniemożliwia mu wykonywanie pracy
• Kwalifikującą się sytuację nadzwyczajną wynikającą z objętej ustawą czynnej służby wojskowej członka rodziny

Dwadzieścia sześć tygodni roboczych w jednym okresie 12 miesięcy na urlop na opiekę nad członkiem sił zbrojnych – czyli opiekę nad objętym ustawą żołnierzem lub weteranem z poważnym urazem lub chorobą.

Co w praktyce oznacza „poważny stan zdrowia”

To nie to samo co „poważna choroba”. Kryterium stanowi leczenie szpitalne lub ciągłe leczenie przez podmiot świadczący opiekę zdrowotną.

Leczenie szpitalne oznacza pobyt z noclegiem w szpitalu, hospicjum lub stacjonarnej placówce medycznej, wraz z późniejszą rekonwalescencją.

Ciągłe leczenie najczęściej oznacza niezdolność do pracy przez ponad trzy kolejne dni kalendarzowe oraz albo leczenie u lekarza w ciągu siedmiu dni od jej wystąpienia i kolejną wizytę w ciągu 30 dni, albo zalecony cykl ciągłego leczenia. Obejmuje ono także ciążę i opiekę prenatalną, choroby przewlekłe wymagające okresowych wizyt, schorzenia trwałe lub długotrwałe oraz wielokrotne zabiegi.

Dwudniowa grypa bez wizyty u lekarza nie jest stanem objętym FMLA. Choroba przewlekła powodująca sporadyczne jednodniowe nieobecności może nim być.

Kto jest członkiem rodziny, a kto nie

Pojęcie rodziny w FMLA jest węższe, niż większość osób zakłada. Obejmuje wyłącznie małżonka, rodzica oraz syna lub córkę.

• Rodzic to rodzic biologiczny, adopcyjny, przybrany i zastępczy, a także każda osoba, która pełniła wobec pracownika rolę rodzica (in loco parentis). Ustawa wyraźnie wyklucza teściów.
• Syn lub córka to dziecko poniżej 18. roku życia albo osoba, która ukończyła 18 lat i z powodu niepełnosprawności psychicznej lub fizycznej nie jest zdolna do samodzielnej egzystencji. Obejmuje to także dzieci, wobec których pracownik pełni rolę rodzica (in loco parentis), bez wymogu pokrewieństwa ani więzi prawnej.
• Rodzeństwo i dziadkowie nie są objęci ustawą – z wyjątkiem sytuacji, gdy są najbliższymi krewnymi na potrzeby urlopu na opiekę nad członkiem sił zbrojnych, a nie ma bliższego krewnego.

Odmowa urlopu na opiekę nad teściową jest zgodna z FMLA. Odmowa urlopu na opiekę nad dzieckiem, które pracownik wychowuje, ale którego nigdy formalnie nie adoptował, zwykle już nie.

Płatny urlop, programy stanowe i okres 12 miesięcy

Urlop FMLA jest bezpłatny. Wynikają z tego dwie rzeczy:

Pracodawcy mogą wymagać, a pracownicy mogą zdecydować o zastąpieniu go naliczonym płatnym urlopem – czyli równoległym wykorzystaniu PTO lub zwolnienia chorobowego, tak aby pracownik otrzymywał wynagrodzenie, podczas gdy wykorzystuje limit FMLA.

Stanowe programy płatnego urlopu rodzinnego i zdrowotnego coraz częściej zapewniają świadczenie zastępujące wynagrodzenie, którego nie daje FMLA. Gdy mają zastosowanie oba rozwiązania, zwykle biegną równolegle – pracownik otrzymuje świadczenie od stanu, a gwarancję zatrudnienia zapewnia mu FMLA. Obowiązują w nich odrębne warunki uprawnienia, więc pracownik może kwalifikować się do jednego, a do drugiego nie.

Pracodawcy muszą też wybrać sposób wyznaczania okresu 12 miesięcy. Dopuszczalne są cztery metody, a wybór istotnie wpływa na to, ile urlopu pracownik ma do dyspozycji – zobacz kroczący rok kalendarzowy.

Najczęściej pomijane obowiązki pracodawcy

Trzy zawiadomienia, każde w terminie pięciu dni roboczych:

• Zawiadomienie o uprawnieniu – po tym, jak pracownik po raz pierwszy wnioskuje o urlop z przyczyny, która może się kwalifikować
• Zawiadomienie o prawach i obowiązkach – przekazywane razem z zawiadomieniem o uprawnieniu
• Zawiadomienie o zakwalifikowaniu urlopu – gdy pracodawca ustali, że urlop kwalifikuje się jako urlop FMLA

Do tego dochodzi wywieszone ogólne zawiadomienie oraz odpowiednie zapisy w regulaminie pracy. Brak zawiadomienia może sam w sobie stanowić naruszenie praw wynikających z FMLA, narażając pracodawcę na zwrot utraconego wynagrodzenia, odszkodowanie ryczałtowe i środki słusznościowe. Pracodawcy mogą też wymagać zaświadczenia lekarskiego, dając pracownikowi zwykle 15 dni kalendarzowych na jego dostarczenie.

Najczęściej zadawane pytania

Czy urlop FMLA jest płatny? Nie. Wynagrodzenie może pochodzić z wykorzystanego zamiast niego PTO, ze stanowego programu PFML lub z polityki pracodawcy.

Czy mogę zostać zwolniony w trakcie urlopu FMLA? Nie z powodu skorzystania z niego. Nadal mogą Cię jednak objąć zwolnienia grupowe lub rozwiązanie umowy, do których doszłoby niezależnie od urlopu.

Czy z urlopu można korzystać po kilka godzin? Tak – w sposób przerywany lub w obniżonym wymiarze czasu pracy, jeśli jest to uzasadnione medycznie. Urlop na budowanie więzi po narodzinach lub przyjęciu dziecka wymaga w takiej formie zgody pracodawcy.

Dowiedz się więcej z naszego artykułu na blogu o FMLA: Czym jest Family and Medical Leave Act (FMLA)?

Ten wpis ma charakter ogólnoinformacyjny i nie stanowi porady prawnej. Zweryfikuj informacje z aktualnymi przepisami DOL i obowiązującym prawem stanowym.