Microsoft Teams-integration: aktivera frånvaro- och statusinställningen i Teams

Om du har aktiverat det automatiska frånvarosvaret (Frånvaro (OOO)) i Vacation Tracker förs samma frånvaromeddelande och status automatiskt över till Microsoft Teams. Alla som försöker skicka meddelanden till dig i Teams ser en ”Frånvarande”-indikator och får det automatiska svaret, precis som i Outlook.

Så hänger frånvaro i Outlook och status i Teams ihop

I Microsoft 365 delas frånvaroinställningen i Outlook med Microsoft Teams. När frånvaro är aktiverat visas det på två ställen i Teams:

• Status – ditt namn visas med ”Frånvarande”-indikatorn bredvid.
• Automatiskt svar – alla som skickar meddelanden till dig i Teams får samma automatiska svar som du har angett i Outlook.

Microsofts dokumentation: Schedule an out-of-office status in Microsoft Teams.

Vad Vacation Tracker gör

När automatiskt frånvarosvar är aktiverat för en ledighetstyp och en användare går på den ledigheten aktiverar Vacation Tracker automatiskt det automatiska frånvarosvaret – både för Outlook och Teams. Ingen manuell inställning behövs för varje ledighet: så fort användarens ledighet börjar slås status och automatiskt svar på. De stängs av automatiskt igen när ledigheten tar slut.

Vem som får svaret: kontakter eller alla

I Microsoft Teams kan du styra vem som får det automatiska svaret: bara dina kontakter eller alla som skickar meddelanden till dig. Vacation Tracker åsidosätter inte detta – den anger texten för det automatiska svaret och aktiverar det, men inställningen för mottagare styr du själv i Teams.

Så ändrar du vilka som får ditt automatiska svar:

• Leta upp inställningarna för automatiska svar/frånvaro i Teams och välj endast mina kontakter eller alla.
• Microsofts dokumentation går igenom detta i detalj – se alternativ 2, steg 5 och 6 i Schedule an out-of-office status in Microsoft Teams.

Konfigurera frånvaro i Vacation Tracker

Det automatiska frånvarosvaret konfigureras per ledighetstyp i Vacation Tracker. Administratörer väljer vilka ledighetstyper som ska utlösa ett frånvaromeddelande, och enskilda användare kan fortfarande slå på eller av det när de ansöker om en viss ledighet.

• Kan jag välja vilka ledighetstyper som har frånvaromeddelande? – välj vilka ledighetstyper som omfattas.
• Kan en administratör eller godkännare i Vacation Tracker slå på eller av OOO-funktionen för användare? – slå på eller av frånvaro för enskilda användare.