Microsoft-Teams-Integration: Abwesenheitsstatus in Teams aktivieren

Wenn Sie die automatische Abwesenheitsnotiz (OOO) von Vacation Tracker aktiviert haben, werden dieselbe Abwesenheitsnachricht und derselbe Status automatisch in Microsoft Teams übernommen. Wer Ihnen in Teams eine Nachricht schreibt, sieht den Hinweis „Außer Haus“ und erhält die automatische Antwort – genau wie in Outlook.

Wie die Abwesenheitsnotiz in Outlook und der Teams-Status verknüpft sind

In Microsoft 365 wird die Abwesenheitseinstellung von Outlook mit Microsoft Teams geteilt. Wenn die Abwesenheitsnotiz aktiv ist, zeigt Teams dies an zwei Stellen an:

• Status – neben Ihrem Namen erscheint der Hinweis „Außer Haus“.
• Automatische Antwort – wer Ihnen in Teams schreibt, erhält denselben Text der automatischen Antwort, den Sie in Outlook festgelegt haben.

Referenz von Microsoft: Planen eines Abwesenheitsstatus in Microsoft Teams.

Was Vacation Tracker macht

Wenn die automatische Abwesenheitsnotiz für eine Urlaubsart aktiviert ist und ein Benutzer diesen Urlaub antritt, schaltet Vacation Tracker die automatische Abwesenheitsnotiz automatisch ein – sowohl für Outlook als auch für Teams. Eine manuelle Einrichtung pro Urlaub ist nicht nötig: Sobald der Urlaub des Benutzers beginnt, werden sein Status und die automatische Antwort aktiviert. Wenn der Urlaub endet, werden sie automatisch wieder deaktiviert.

Empfänger der Antwort: Kontakte oder alle

In Microsoft Teams können Sie festlegen, wer die automatische Antwort erhält: nur Ihre Kontakte oder alle, die Ihnen schreiben. Vacation Tracker überschreibt diese Einstellung nicht – es legt den Text der automatischen Antwort fest und aktiviert sie, aber die Empfängereinstellung bleibt in Teams unter Ihrer Kontrolle.

So ändern Sie, wer Ihre automatische Antwort erhält:

• Öffnen Sie in Teams die Einstellungen für automatische Antworten bzw. Abwesenheit und wählen Sie nur meine Kontakte oder alle.
• Die Dokumentation von Microsoft beschreibt dies ausführlich – siehe Option 2, Schritte 5 und 6 unter Planen eines Abwesenheitsstatus in Microsoft Teams.

Abwesenheitsnotiz in Vacation Tracker konfigurieren

Die automatische Abwesenheitsnotiz wird in Vacation Tracker pro Urlaubsart konfiguriert. Administratoren legen fest, welche Urlaubsarten eine Abwesenheitsnachricht auslösen sollen. Einzelne Benutzer können sie beim Beantragen eines bestimmten Urlaubs trotzdem ein- oder ausschalten.

• Kann ich auswählen, welche Urlaubsarten die Abwesenheitsnotiz verwenden? – legen Sie fest, welche Urlaubsarten infrage kommen.
• Kann ein Administrator oder Genehmiger die Abwesenheitsnotiz für Benutzer ein- oder ausschalten? – schalten Sie die Abwesenheitsnotiz für einzelne Benutzer ein oder aus.