Rullande kalenderår

Ett rullande kalenderår är ett ledighetsår som räknas bakåt från den dag en anställd ansöker om ledighet, i stället för från ett fast datum i kalendern. Varje gång någon ansöker om ledighet tittar arbetsgivaren tillbaka på de föregående 12 månaderna, summerar den ledighet som redan har tagits ut och drar av den från den årliga rätten till ledighet. Fönstret flyttas med varje ansökan, och det är därför det kallas ”rullande”.

Det kallas också rullande tolvmånadersperiod, bakåtrullande metod eller tillbakablickande år.

Bakåtrullande och framåträknad metod

De här två blandas ständigt ihop och ger olika svar utifrån samma fakta.

Bakåtrullande metod utgår från dagens ansökan och tittar 12 månader bakåt. Rätten till ledighet nollställs aldrig helt, utan kommer tillbaka bit för bit när varje tidigare frånvaro faller utanför fönstret.

Framåträknad metod startar klockan den dag den anställda tar sin första ledighet och räknar 12 månader framåt därifrån. Rätten till ledighet nollställs helt på årsdagen.

Rullande kalenderår enligt FMLA

I USA dyker begreppet oftast upp vid administrationen av FMLA. Enligt 29 CFR 825.200(b) får en arbetsgivare välja en av fyra metoder för att definiera tolvmånadersperioden enligt FMLA:

1. Kalenderåret
2. Valfritt fast tolvmånadersår – ett räkenskapsår, ett år som fastställts i delstatlig lag eller årsdagen för den anställdas anställning
3. Tolvmånadersperioden räknad framåt från den anställdas första ledighet enligt FMLA
4. En rullande tolvmånadersperiod räknad bakåt från det datum då den anställda tar ut ledighet enligt FMLA

Två regler är viktigare än själva listan:

• Om du inte väljer förlorar du. En arbetsgivare som aldrig fastställer en metod måste för varje ansökan tillämpa det alternativ som är mest fördelaktigt för den anställda.
• Byte av metod kräver att alla anställda meddelas 60 dagar i förväg, och under övergången behåller anställda hela förmånen på 12 veckor enligt den metod som är mest fördelaktig för dem.

Varför arbetsgivare väljer den rullande metoden

Inte för flexibilitetens skull, utan av ett specifikt, praktiskt skäl: den förhindrar att ledighet staplas på varandra.

Med en kalenderårsmetod kan en anställd ta 12 veckor som slutar den 31 december och ytterligare 12 veckor som börjar den 1 januari, vilket ger 24 veckors sammanhängande skyddad frånvaro från en rätt till ledighet på 12 veckor. Den rullande metoden gör det matematiskt omöjligt.

Avvägningen: du kan inte läsa av ett saldo på skärmen

Med ett fast ledighetsår kan du spara ett tal per anställd och räkna ned det. Ett rullande år har inget sparat saldo alls. Svaret på frågan ”hur mycket ledighet har den här personen kvar?” finns bara i förhållande till ett datum, och det ändras varje dag även om ingen tar ledigt.

Det innebär att:

• Varje ansökan kräver en ny beräkning baserad på de senaste 12 månadernas register
• Samma anställda har olika rätt till ledighet på måndag och fredag
• Manuell spårning i kalkylblad fallerar snabbt, särskilt vid intermittent ledighet som tas i timmar i stället för dagar
• Register måste sparas minst under hela det tillbakablickande fönstret, och i praktiken längre

Det är vid den här punkten som de flesta organisationer går över till automatiserad PTO-spårning, eftersom beräkningen är enkel för programvara och verkligt mödosam för hand.

Utanför USA

Mekanismen är vanlig även där FMLA inte gäller:

• Trösklar för sjukfrånvaro. Brittiska arbetsgivare räknar rutinmässigt antalet frånvarotillfällen under en rullande tolvmånadersperiod för poängsättning med Bradford Factor och för trösklar för frånvarouppföljning, just för att räkningen inte ska nollställas varje januari.
• Rullande ledighetsår. Vissa arbetsgivare låter semesteråret löpa från varje anställds startdatum i stället för ett gemensamt datum, vilket sprider överföringar och trycket vid årsskiftet över hela året i stället för att koncentrera det till december.
• Rullande referensperioder. Semesterlön för brittiska anställda med varierande arbetstid beräknas utifrån genomsnittslönen under en föregående referensperiod – en besläktad tillbakablickande idé, även om den styr lönen snarare än rätten till ledighet.

Rullande år, rullande intjänande och överföring

Tre olika saker som ofta blandas ihop:

• Rullande kalenderår – hur fönstret för rätten till ledighet definieras
• Rullande intjänande – hur rätten till ledighet tjänas in, vanligtvis per löneperiod eller per arbetad timme
• Överföring – vad som händer med outnyttjad ledighet när ett fast år tar slut

Ett rullande år tar i stort sett bort frågan om överföring, eftersom det inte finns något gemensamt årsskifte då ledigheten förfaller. Det är en underskattad administrativ fördel och ett av de bättre argumenten för metoden utöver efterlevnaden av FMLA.

Vanliga frågor

Är ett rullande kalenderår bättre för de anställda? I regel inte. Det förhindrar ledighet i följd som ett fast år skulle tillåta. Däremot undviker det en deadline för att använda eller förlora ledigheten, vilket vissa anställda föredrar.

Kan vi använda ett rullande år för FMLA och ett kalenderår för PTO? Ja. FMLA-metoden styr endast rätten till ledighet enligt FMLA; ditt PTO-år kan definieras separat. Skriv det uttryckligen i personalhandboken, eftersom anställda annars kommer att anta att de två stämmer överens.

Hur byter vi till ett rullande år? Meddela alla anställda minst 60 dagar i förväg och tillämpa under övergången den metod som är mest fördelaktig för varje anställd.

Påverkar ett rullande år intjänandetakten? Nej. Det ändrar fönstret som rätten till ledighet mäts över, inte hur snabbt ledighet tjänas in. Se intjänande av PTO för hur intjänandetakten fungerar.

Den här artikeln är allmän information och inte juridisk rådgivning. Kontrollera administrationen av FMLA mot aktuella DOL-regler och tillämplig delstatlig lag.