Negatif izin bakiyesi / izin avansı

Negatif izin bakiyesi (negative PTO balance), bir çalışanın tahakkuk ettirdiğinden daha fazla ücretli izin kullanması ve bakiyesinin sıfırın altına düşmesiyle oluşur. Buna yol açan düzenleme genellikle izin avansı (PTO advance) olarak adlandırılır: işveren, çalışanın yıl içinde daha sonra kazanacağı beklentisiyle henüz kazanmadığı süreyi kullanmasına izin verir.

Üç şekilde ortaya çıkar: bakiyenin ötesindeki bir talebin onaylandığı bilinçli bir avans; çalışanın yıllık hakkın tamamını erkenden kullanıp ardından ayrıldığı peşin izin politikası; ve sistemin fazla rezervasyona izin verdiği, bir yöneticinin bakiyeyi kontrol etmeden onay verdiği ya da bir hastalık gününün geriye dönük olarak kaydedildiği kayma.

Teminatı zayıf bir borç

İK dilini bir kenara bırakırsanız, negatif bakiye bir borçtur. İşveren değerli bir şeyi avans olarak verir; çalışan da çalışmaya devam ederek bunu geri öder.

Bu bakış açısı, önemli olan tek soruyu netleştirir: çalışan kalmazsa ne olur? Avansın arkasında hiçbir teminat yoktur. Nisan ayında negatif bakiyeyle ayrılan bir çalışana, özünde hiç kazanmadığı günler için ödeme yapılmış olur.

Bu değeri geri alıp alamayacağınız tamamen yerel ücret kesintisi mevzuatına bağlıdır ve yargı bölgeleri bu konuda izin yönetiminin neredeyse diğer tüm alanlarından daha keskin biçimde ayrışır.

Amerika Birleşik Devletleri

ABD’nin tutumu en serbest olanıdır ve bu insanları şaşırtır.

Çalışma Bakanlığı (Department of Labor) bu konuyu doğrudan ele almıştır. Wage and Hour Division, avans olarak verilen yıllık izne ilişkin bir görüş yazısında avansı, çalışanın gönüllü olarak kabul ettiği iyi niyetli (bona fide) bir borç veya nakit avansın eşdeğeri olarak değerlendirmiştir. Bu gerekçeyle işveren, avansı son ücretten geri alabilir ve bunu, çoğu kesinti için geçerli olmayacak şekilde, kesinti ücreti geçerli asgari ücretin altına düşürse bile yapabilir.

Bununla birlikte üç koşul getirilmiştir:

• Politika çalışanlara önceden bildirilmiş olmalıdır. Kimseye geri ödenmesi gerektiği söylenmemiş bir avans borç değildir
• İşveren, ücreti asgari ücretin altına düşürecek faiz veya idari masraf ekleyemez
• Geri alım, daha yüksek olan güncel ücret üzerinden değil, iznin avans olarak verildiği andaki ücret üzerinden yapılmalıdır

Bunların üzerine iki önemli sınır daha eklenir. Görüş yazısı, FLSA izin verse bile eyalet yasasının kesintiyi yasaklayabileceğini açıkça belirtir: Kaliforniya, yazılı izin olsa bile borç tahsili için son maaştan mahsup yapılmasını yasaklar. Muaf (exempt) çalışanlar için ise maaş esası kuralları her durumda kesintiyi kısıtlar.

Dolayısıyla ABD’de cevap genellikle şudur: “evet, gerektiği gibi belgelediyseniz ve eyaletiniz izin veriyorsa.”

Kanada

Önemli ölçüde daha sıkıdır. Ontario’nun Employment Standards Act’i uyarınca işveren, ücretten ancak kesinti bir yasayla, bir mahkeme kararıyla veya çalışanın yazılı izniyle yetkilendirilmişse kesinti yapabilir.

Yazılı izin bir formalite değildir. Belirli bir tutar veya tutarın hesaplanabileceği bir formül içermelidir; belirtilmemiş kesintilere onay veren genel bir madde yeterli değildir. Hatalı iş ve kasa açıkları dahil bazı kategoriler, yazılı onay olsa bile kesilemez.

Tatil ücreti de fiilen kazanılan ücret üzerinden hesaplanan ve feragat edilemeyen yasal bir haktır; dolayısıyla tatil süresini avans olarak vermek, tatil ücretini geri alma hakkı doğurmaz. Diğer eyaletler de benzer kısıtlamalar uygular.

Uluslararası düzeyde

Birleşik Krallık. Kesinti ancak önceden yazılı olarak bildirilmiş ilgili bir sözleşme hükmü veya çalışanın önceden verdiği yazılı onay varsa hukuka uygundur. İşverenlerin yanlış uyguladığı nokta zamanlama kuralıdır: onay yalnızca kesinti yapılmadan önce değil, kesintiye yol açan olaydan önce, yani izin kullanılmadan önce verilmelidir. Çıkış görüşmesi sırasında imzalanan bir onay formu çok geç kalmıştır.

Avustralya. Dördü arasında en zor olanı. Fair Work Act’in 324. bölümü, çalışanın yazılı olarak yetki verdiği bir kesintiye yalnızca kesinti esas olarak çalışanın yararına ise izin verir. Avans olarak verilen iznin geri alınması işverenin yararınadır; bu da bu yola güvenmeyi zorlaştırır. Bir modern award, bir enterprise agreement veya bir yasayla yetkilendirilen kesintiler daha sağlam bir zemine dayanır; bu nedenle ilk kontrol edilmesi gereken award veya anlaşmadır.

Yönetmek

• Avansa hiç izin verip vermeyeceğinize karar verin. Kesin bir sıfır tabanı meşru bir politikadır ve sorunu tamamen ortadan kaldırır
• Avansa bir üst sınır koyun: genellikle beş gün ya da bir çeyrek içinde yeniden kazanılacak miktar
• Avans verildiği anda, tutarı ve geri ödeme mekanizmasını belirten yazılı bir anlaşma alın. Bir el kitabı maddesi değil, o talebe bağlı imzalı bir belge
• Bildirim süresindeki birine asla avans vermeyin; geri alınamayan bakiyelerin neredeyse tamamı buradan kaynaklanır
• Bakiyeyi talep anında görünür kılın. Negatif bakiyelerin çoğu kazara oluşur ve eksikliği onaydan önce göstermek, herhangi bir politika maddesinden daha fazlasını önler

Sıkça sorulan sorular

İşveren negatif izin bakiyesini son maaştan kesebilir mi? ABD’de, politika önceden bildirildiyse genellikle evet (DOL bunu bir borç olarak değerlendirir), ancak bazı eyaletler bunu yasaklar. Kanada, Birleşik Krallık ve Avustralya’da gereklilikler daha katıdır.

Negatif bakiyenin parayla geri ödenmesi gerekir mi? Genellikle tahakkuk devam ettikçe kendiliğinden kapanır. Nakit olarak geri alma ancak çalışan bundan önce ayrılırsa gündeme gelir.

Çalışan geri ödemeyi reddedebilir mi? Hukuka aykırı bir kesintiye itiraz edebilir ve bazı yargı bölgelerinde kazanır. Belirleyici olan, avans verildiği anda imzalanan anlaşmadır.

İzin sistemleri negatif bakiyeye izin vermeli mi? Yalnızca bilinçli olarak, bir üst sınır ve bir onay adımıyla. Buna sessizce izin vermek, bakiyelerin geri alınamaz hâle gelmesinin yoludur.

Vacation Tracker’ın negatif izin bakiyesini nasıl ele aldığını görün:

Kullanıcılar tahakkuk eden izinlerini önceden talep edebilir mi?

Negatif devir nasıl etkinleştirilir?

Bu madde genel bilgi niteliğindedir, hukuki tavsiye değildir. Ücret kesintisi kuralları ABD eyaletine, Kanada eyaletine ve geçerli award’a göre değişir.