Anwesenheitsrichtlinie

Eine Anwesenheitsrichtlinie (Attendance Policy) ist das schriftliche Dokument, das festlegt, was ein Arbeitgeber hinsichtlich der Anwesenheit am Arbeitsplatz erwartet, wie Abwesenheiten und Verspätungen gemeldet werden und was geschieht, wenn die Erwartungen nicht erfüllt werden.

Sie wird oft mit dem Abwesenheitsmanagement verwechselt, also der umfassenderen Praxis – dem Messen, den Gesprächen, der Unterstützung. Die Richtlinie ist das schriftliche Regelwerk, über das diese Praxis umgesetzt wird. Das eine ist ein Dokument, das andere eine Disziplin.

Wozu eine Richtlinie eigentlich dient

Nicht zur Abschreckung. Eine Anwesenheitsrichtlinie hält niemanden davon ab, krank zu werden, und wer sie als Abschreckung einsetzt, erzeugt Präsentismus statt Anwesenheit.

Ihre eigentliche Aufgabe ist Vorhersehbarkeit: Die Reaktion auf eine bestimmte Situation soll für alle im Voraus bekannt sein, bevor jemand sie braucht. Zwei Mitarbeiter in verschiedenen Abteilungen mit demselben Sachverhalt sollten zum selben Ergebnis kommen. Eine Führungskraft, die am Montag um 8 Uhr vor einer unangenehmen Situation steht, sollte wissen, was zu tun ist, ohne improvisieren zu müssen.

Daran sollte sich jede Anwesenheitsrichtlinie messen lassen. Nicht „Ist sie streng genug?“, sondern „Liefert sie zweimal dieselbe Antwort?“

Was sie enthalten muss

• Das Meldeverfahren – wen man kontaktiert, bis wann und wie. „So bald wie möglich“ ist keine Regel; „bis 9 Uhr bei Ihrer direkten Führungskraft, per Telefon oder Nachricht“ schon
• Definitionen – was als Abwesenheit, Verspätung, vorzeitiges Gehen oder unentschuldigtes Fernbleiben gilt. Diese unterscheiden sich, und eine Richtlinie, die sie gleich behandelt, wird ungleich angewendet
• Nachweispflichten – was nötig ist, nach wie vielen Tagen und wer dafür bezahlt
• Eine ausdrückliche Ausnahme für geschützte Freistellungen – gesetzlicher Krankenstand, FMLA und Entsprechungen, Abwesenheiten im Zusammenhang mit Vorkehrungen, Geschworenendienst, Trauerurlaub. Klar formuliert, nicht nur angedeutet
• Auslöser – welches Maß an Abwesenheit eine Überprüfung auslöst, und dass eine Überprüfung ein Gespräch und keine Sanktion ist
• Der Eskalationsweg – die Stufen, wer sie jeweils durchführt und welche Nachweise berücksichtigt werden
• Widerspruchsrechte und wer darüber entscheidet
• Wer Ermessen ausüben darf, aus welchen Gründen und wer es dokumentiert

Den letzten Punkt lassen die meisten Richtlinien weg. Ermessen ist notwendig, aber undokumentiertes Ermessen lässt sich nicht von Inkonsequenz unterscheiden, wenn jemand es später anficht.

Mehr dazu: Wie schreibt man eine Anwesenheitsrichtlinie für Mitarbeiter?

Verschuldensunabhängige Richtlinien und Punktesysteme

Eine verschuldensunabhängige Anwesenheitsrichtlinie (No-Fault Attendance Policy) vergibt für jedes Vorkommnis Punkte, unabhängig vom Grund, mit festgelegten Folgen bei bestimmten Schwellenwerten. Eine Verspätung könnte einen halben Punkt ergeben, eine unentschuldigte Abwesenheit einen, ein unangekündigtes Fernbleiben zwei – mit einer Abmahnung bei vier und einer Kündigung bei acht Punkten.

Der Reiz liegt auf der Hand: Das Urteil der Führungskraft entfällt, das System wirkt fair und wird gleichmäßig angewendet. Die Gefahr liegt in genau derselben Eigenschaft. Ein System, das den Grund ignoriert, bestraft zwangsläufig Abwesenheiten, die das Gesetz schützt.

In den USA ist das keine Theorie. FMLA-Freistellungen dürfen in einer verschuldensunabhängigen Anwesenheitsrichtlinie nicht gezählt werden – die Vorschrift sagt das direkt. Und die EEOC ging gegen Verizon wegen einer starren verschuldensunabhängigen Richtlinie vor, die keine Ausnahme für behinderungsbedingte Abwesenheiten vorsah; das Unternehmen einigte sich auf 20 Millionen $, damals der höchste Vergleich wegen Behindertendiskriminierung in einem einzelnen EEOC-Verfahren, und der Consent Decree verpflichtete es, die Richtlinie so zu überarbeiten, dass sie Behinderungen berücksichtigt, und die Verantwortlichen zu schulen.

Ein Punktesystem kann funktionieren. Es muss geschützte Abwesenheiten herausnehmen, bevor Punkte vergeben werden, und einen dokumentierten Weg zu angemessenen Vorkehrungen offenlassen.

Woran eine Richtlinie scheitert

Unbestimmtheit. „Übermäßige Fehlzeiten können zu Disziplinarmaßnahmen führen“ legt sich auf nichts fest und rechtfertigt alles. Es warnt den Mitarbeiter nicht und schützt den Arbeitgeber nicht.

Inkonsequenz. Das ist der gravierende Punkt, und er ist kontraintuitiv: Eine uneinheitlich angewendete Richtlinie ist schlechter als gar keine. Ohne schriftlichen Standard streiten Sie über den Sachverhalt. Mit einem schriftlichen Standard, von dem Sie abgewichen sind, haben Sie die Lücke zwischen dem, was Sie angekündigt haben, und dem, was Sie getan haben, selbst dokumentiert – und diese Lücke ist das Argument gegen Sie.

Keine Ausnahme für geschützte Freistellungen. Wenn die Richtlinie nicht sagt, welche Abwesenheiten ausgenommen sind, zählen Führungskräfte sie mit, weil die Richtlinie es ihnen so vorgegeben hat.

Schlummernde Richtlinien. Eine Richtlinie, die drei Jahre lang ignoriert und dann gegen eine einzige Person durchgesetzt wird, ist der deutlichste Beweis für eine selektive Behandlung, den es gibt.

Kein Überprüfungszyklus. Gesetzliche Urlaubsansprüche ändern sich häufig, daher ist eine vor fünf Jahren geschriebene Richtlinie mit ziemlicher Sicherheit irgendwo falsch.

Eine Richtlinie schreiben

• Schreiben Sie sie zum Anwenden, nicht zum Lesen. Entscheidungspunkte statt Grundsätze
• Benennen Sie die geschützten Kategorien ausdrücklich und aktualisieren Sie diese Liste, wenn sich das Recht ändert
• Lassen Sie Auslöser ein Gespräch anstoßen, nie eine automatische Konsequenz
• Schulen Sie Führungskräfte für das Gespräch, denn sie sind es, die es tatsächlich führen
• Wenden Sie sie auf alle an, auch auf diejenigen, bei denen es unangenehm ist – genau dort wird sie auf die Probe gestellt
• Halten Sie fest, was entschieden wurde und warum, vor allem dort, wo Ermessen ausgeübt wurde
• Überprüfen Sie sie jährlich anhand des geltenden Rechts und Ihrer eigenen Abwesenheitsdaten

Häufig gestellte Fragen

Was sollte eine Anwesenheitsrichtlinie enthalten? Meldeverfahren, Definitionen, Nachweispflichten, eine ausdrückliche Ausnahme für geschützte Freistellungen, Auslöser, den Eskalationsweg, Widerspruchsrechte und wer Ermessen ausüben darf.

Sind verschuldensunabhängige Anwesenheitsrichtlinien zulässig? Grundsätzlich ja, aber nicht, wenn sie auf geschützte Abwesenheiten angewendet werden. FMLA-Freistellungen dürfen darin nicht gezählt werden, und eine starre Richtlinie, die Behinderungen nicht berücksichtigt, birgt erhebliche Risiken.

Darf man jemanden abmahnen, weil er krank ist? Bei echter Krankheit in der Regel nicht – und für geschützten Krankenstand gelten Regeln gegen Repressalien. Muster und Verstöße gegen das Meldeverfahren sind eine andere Sache.

Wie viele Abwesenheiten sind zu viele? Eine allgemeingültige Antwort gibt es nicht, und eine Richtlinie, die ohne Kontext eine Zahl nennt, erfasst Menschen, die sie nicht erfassen sollte. Legen Sie Auslöser anhand Ihrer eigenen Daten fest und behandeln Sie sie als Prüfpunkte.