Urlaubsart

Eine Urlaubsart (Leave Type) ist die Kategorie, die einer Abwesenheit zugewiesen wird – Erholungsurlaub, Krankenstand, Elternzeit, Trauerurlaub, Geschworenendienst, unbezahlter Urlaub –, und sie bestimmt, wie diese Abwesenheit behandelt wird.

Der Fehler besteht darin, sie als bloße Bezeichnung zu sehen. Eine Urlaubsart ist ein Regelwerk. Zwei Abwesenheiten, die im Kalender identisch aussehen, können sich völlig unterschiedlich verhalten, je nachdem, unter welcher Urlaubsart sie erfasst wurden.

Was eine Urlaubsart tatsächlich entscheidet

Jede Urlaubsart beantwortet dieselben sieben Fragen:

• Ist sie bezahlt, und zu welchem Satz?
• Wird sie von einem Guthaben abgezogen, oder wird sie pro Anlass gewährt?
• Wird sie angesammelt, und nach welchem Rhythmus?
• Erfordert sie einen Nachweis – eine Bescheinigung, eine Ladung, einen Gerichtsbeschluss?
• Ist der Arbeitsplatz geschützt, und ist sie vor disziplinarischen Folgen geschützt?
• Zählt sie für Abwesenheitsschwellen und Anwesenheitsberichte?
• Wird sie bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausbezahlt?

Wer die Urlaubsart ändert, ändert diese Antworten. Deshalb ist eine falsch erfasste Abwesenheit kein Ordnungsproblem – sie verändert, was dem Mitarbeiter zusteht und was Sie später nachweisen können.

Das zweite Prinzip folgt aus dem ersten: Wer Urlaubsarten zusammenlegt, vernichtet Informationen, die sich nicht zurückholen lassen. Krankenstand, der als allgemeiner bezahlter Urlaub erfasst wird, lässt sich nicht gegen eine gesetzliche Krankenstandspflicht auswerten. Eine Notfallabwesenheit, die als Krankenstand verbucht wird, bläht einen Wert im Abwesenheitsmanagement zu Unrecht auf. Und ein gemeinsames Konto für Urlaub und Krankenstand kann einen nicht auszahlungspflichtigen Anspruch bei Beendigung in einen auszahlungspflichtigen verwandeln.

USA

Für Urlaub gibt es keine bundesweite Systematik – die gestalten Sie vollständig selbst. Es gibt aber immer mehr gesetzliche Urlaubsarten, die nicht in ein allgemeines PTO-Konto zusammengelegt werden dürfen, und zwei Regeln machen das konkret.

Die Einstufung als FMLA-Freistellung ist Pflicht des Arbeitgebers, nicht Wahl des Mitarbeiters. Nach den Leitlinien des Arbeitsministeriums muss ein Arbeitgeber, sobald er erfährt, dass eine Abwesenheit unter das FMLA fällt, die Freistellung als FMLA-Freistellung einstufen – er darf die Einstufung nicht hinauszögern, und keine der beiden Seiten darf auf den Schutz verzichten, damit der Mitarbeiter seinen Anspruch für später aufsparen kann. Ersatzweise genommener bezahlter Urlaub läuft parallel, statt die zwölf Wochen zu verlängern.

Gut zu wissen: Diese Leitlinien stehen im Widerspruch zu Escriba v. Foster Poultry Farms, einer Entscheidung des Ninth Circuit, die zum gegenteiligen Ergebnis kam, und Opinion Letters binden keine Gerichte. Der praktische Punkt für ein Urlaubssystem gilt so oder so: FMLA ist eine Urlaubsart, die Sie zuweisen, nicht eine, für die sich ein Mitarbeiter entscheidet.

Gesetzlicher Krankenstand muss sichtbar sein. Kalifornien verpflichtet Arbeitgeber, den verfügbaren bezahlten Krankenstand schriftlich mitzuteilen, auf der Lohnabrechnung oder in einem separaten Schreiben am Zahltag. Liegt der Krankenstand in einem undifferenzierten PTO-Guthaben, können Sie diese Zahl nicht liefern – das Compliance-Versagen ist zuallererst ein Versagen in der Berichterstattung.

Kanada

Die kanadischen Arbeitsstandards verfolgen den gegenteiligen Ansatz: Urlaubsarten sind gesetzlich und detailliert definiert.

Bundesrechtlich regulierte Arbeitgeber verwalten rund fünfzehn benannte Freistellungen, jede mit eigener Dauer, eigener Vergütungsregel und eigener Wartezeit – darunter bezahlte medizinische Freistellung (bis zu 10 Tage pro Jahr), Personal Leave (5 Tage, die ersten 3 bezahlt), Trauerurlaub (bis zu 10 Tage, die ersten 3 bezahlt) und Freistellung bei familiärer Gewalt (10 Tage, die ersten 5 bezahlt), neben längeren Freistellungen wie Mutterschaftsurlaub, Elternzeit, Compassionate Care Leave und Freistellung bei schwerer Erkrankung.

Ontario gewährt kurze, meist unbezahlte Freistellungen mit Arbeitsplatzschutz – Krankenstand, Family Responsibility Leave (drei Tage), Trauerurlaub – sowie die längeren Familien- und Elternfreistellungen.

Québec erlaubt 10 Abwesenheitstage pro Jahr für familiäre oder gesundheitliche Verpflichtungen, von denen zwei bezahlt sind, sobald der Mitarbeiter drei Monate ununterbrochen beschäftigt ist.

Andere Provinzen führen jeweils ihre eigene Liste, und die Bezeichnungen stimmen selten überein. Ein kanadischer Arbeitgeber, der in mehreren Provinzen tätig ist, pflegt mehrere Systematiken, nicht eine mit regionalen Abweichungen.

International

Vereinigtes Königreich. Statutory Sick Pay, familienbezogene Freistellungen, Time Off for Dependants und der Geschworenendienst unterliegen jeweils eigenen Regeln, getrennt vom vertraglichen Jahresurlaub – und gesetzliche krankheitsbedingte Abwesenheit muss für Vergütung und Berichte vom Jahresurlaub unterscheidbar bleiben.

Australien. Die National Employment Standards definieren die Urlaubsarten direkt – Annual Leave, Personal/Carer’s Leave, Compassionate Leave, Parental Leave, Community Service Leave, Family and Domestic Violence Leave –, jede mit eigenen Regeln für Ansammlung und Auszahlung. Personal/Carer’s Leave wird in Stunden angesammelt und bei Beendigung nicht ausbezahlt; Jahresurlaub schon.

So gestalten Sie Ihre Liste

• Legen Sie für jeden gesetzlichen Anspruch, dem Sie unterliegen, eine eigene Urlaubsart an, auch wenn Ihre Richtlinie großzügiger ist
• Legen Sie Krankenstand nicht mit bezahltem Urlaub zusammen – in Rechtsordnungen, in denen Krankenstand ausgewiesen werden muss oder in denen die Zusammenlegung das Guthaben beim Ausscheiden auszahlungspflichtig macht
• Legen Sie Regeln zu Bezahlung, Nachweis und Genehmigung pro Urlaubsart fest, nicht global
• Entscheiden Sie, welche Urlaubsarten für Abwesenheitsschwellen zählen. Geschworenendienst, Trauerurlaub und geschützte Freistellungen sollten es in der Regel nicht
• Halten Sie die Liste für Mitarbeiter kurz. Fünfzehn Optionen in einem Antragsformular führen zu falsch zugeordneten Anträgen; fassen Sie sie zusammen und überlassen Sie die Details dem System
• Erfassen Sie die Urlaubsart bei der Antragstellung, nicht bei der Genehmigung, damit die Regeln greifen, bevor eine Führungskraft daran denken muss

Mehr dazu: Verschiedene Urlaubsarten für Ihre Urlaubsrichtlinie