Absentismus

Was ist Absentismus?

Absentismus bezeichnet gewohnheitsmäßiges oder übermäßiges Fernbleiben von der Arbeit ohne triftigen Grund. Für Organisationen ist er ein ernstes Problem, da er Produktivität, Moral und Gesamtleistung erheblich beeinträchtigen kann. Beim Absentismus geht es nicht einfach darum, dass Mitarbeiter sich freinehmen, sondern um die Muster und Gründe hinter den Abwesenheiten und darum, wie sie sich auf den Arbeitsplatz auswirken. Um Absentismus zu verstehen, muss man verschiedene Elemente betrachten, darunter Erfassungsmethoden, Arten von Abwesenheiten, Abwesenheitsquoten und Strategien zur Eindämmung seiner Folgen.

Die wichtigsten Elemente des Absentismus

Erfassung von Abwesenheiten

Eine genaue Erfassung der Abwesenheiten ist unerlässlich, um Absentismus wirksam zu steuern. Dazu gehören Methoden und Tools, mit denen jede Abwesenheit überwacht und aufgezeichnet wird. Moderne Organisationen nutzen oft Anwesenheitssoftware, die Abwesenheiten automatisch erfasst, für Genauigkeit sorgt und den Verwaltungsaufwand verringert.

Mit Anwesenheitssoftware können Personalabteilungen Abwesenheitsmuster verfolgen, Trends erkennen und proaktiv gegensteuern. Die Technologie ermöglicht eine Erfassung in Echtzeit, sodass sich Absentismus leichter steuern und schneller angehen lässt.

Siehe auch: Alles, was Sie über das Management von Beurlaubungen wissen müssen

Arten von Abwesenheiten

Die verschiedenen Arten von Abwesenheiten zu kennen, ist entscheidend, um angemessen mit ihnen umzugehen. Abwesenheiten lassen sich in geplante, ungeplante und unentschuldigte Abwesenheiten einteilen:

• Geplante Abwesenheiten: Dazu gehören Urlaub, persönliche Tage und andere im Voraus genehmigte Abwesenheiten. Mitarbeiter und Arbeitgeber planen sie in der Regel im Voraus, was eine bessere Personalplanung ermöglicht.
• Ungeplante Abwesenheiten: Sie treten unerwartet auf, etwa bei Krankheit oder Notfällen. Sie lassen sich nicht immer vorhersehen, doch passende Richtlinien können helfen, ihre Auswirkungen zu begrenzen.
• Unentschuldigte Abwesenheiten: Hier bleiben Mitarbeiter der Arbeit fern, ohne ihren Arbeitgeber zu informieren, etwa bei einem unentschuldigten Nichterscheinen („No-Call, No-Show“). Solche Abwesenheiten können den Betrieb erheblich stören und erfordern sofortiges Handeln.

Durch die Einteilung der Abwesenheiten kann eine Organisation die Gründe besser verstehen und geeignete Gegenmaßnahmen ergreifen. Gibt es beispielsweise viele ungeplante Abwesenheiten wegen Krankheit, kann ein Wellnessprogramm eingeführt werden, um die Gesundheit der Mitarbeiter zu fördern.

Abwesenheitsquote

Die Abwesenheitsquote drückt ungeplante Abwesenheit als Prozentsatz der verfügbaren Arbeitszeit aus:

(Verlorene Arbeitstage ÷ insgesamt verfügbare Arbeitstage) × 100

Bei einem Team von 40 Personen mit je 250 Arbeitstagen stehen 10.000 Tage zur Verfügung. Gehen 300 davon durch ungeplante Abwesenheit verloren, beträgt die Abwesenheitsquote 3 % – oder, pro Kopf anschaulicher, 7,5 verlorene Tage pro Mitarbeiter und Jahr.

Zwei Dinge entscheiden darüber, ob die Zahl aussagekräftig ist. Das Erste ist, was Sie zählen: Urlaub, Feiertage und genehmigte Abwesenheiten sind geplant und gehören nicht in die Berechnung; wer sie einbezieht, misst die Personalstärke statt der Abwesenheit. Das Zweite ist, womit Sie die Zahl vergleichen. Veröffentlichte Benchmarks unterscheiden sich stark nach Branche, Zusammensetzung der Belegschaft und Land. Eine Abwesenheitsquote ist daher am nützlichsten, wenn Sie sie im Verlauf Ihrer eigenen Entwicklung verfolgen und nach Team oder Standort aufschlüsseln – nicht, wenn Sie sie am Durchschnitt anderer messen.

Weiterlesen: Die wahren Kosten von Absentismus am Arbeitsplatz und wie Sie damit umgehen

Umgang mit Absentismus

Strategien zur Verringerung von Absentismus

Um die Folgen von Absentismus einzudämmen, können Organisationen verschiedene Strategien umsetzen:

Anwesenheitsrichtlinien: Legen Sie klare Anwesenheitsrichtlinien fest, die Erwartungen und Konsequenzen im Zusammenhang mit Absentismus beschreiben. Das gibt Mitarbeitern einen Rahmen für angemessenes Verhalten und hilft, Abwesenheiten wirksamer zu steuern.

Siehe auch: Was ist eine Richtlinie zum Absentismus?

Wellnessprogramme: Fördern Sie Gesundheit und Wohlbefinden der Mitarbeiter mit Wellnessprogrammen, die körperliche, psychische und emotionale Gesundheit berücksichtigen. Gesunde Mitarbeiter fallen seltener ungeplant krankheitsbedingt aus.

Initiativen zur Mitarbeiterbindung: Schaffen Sie mit Engagement-Initiativen ein positives Arbeitsumfeld. Engagierte Mitarbeiter sind ihrer Arbeit stärker verbunden und bleiben seltener ohne triftigen Grund fern.

Ein Belohnungsprogramm für regelmäßige Anwesenheit kann Mitarbeiter zusätzlich motivieren. Dazu können Anerkennung, Boni oder zusätzliche freie Tage für Mitarbeiter mit vorbildlicher Anwesenheit gehören.

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Warum der Umgang mit Absentismus wichtig ist

Betriebliche Effizienz

Weniger Absentismus ist entscheidend für einen reibungslosen Betrieb und hohe Produktivität. Eine regelmäßige Anwesenheit stellt sicher, dass Projekte pünktlich abgeschlossen werden und die Arbeit gleichmäßig verteilt ist.

Moral der Mitarbeiter

Der Umgang mit Absentismus kann die Moral der Mitarbeiter deutlich verbessern. Ist der Absentismus hoch, lastet die Arbeit oft auf den anwesenden Mitarbeitern, was zu Burnout und Unzufriedenheit führt. Wer Absentismus steuert, sorgt für eine ausgewogenere Arbeitsbelastung und eine zufriedenere Belegschaft.

Kosteneinsparungen

Weniger Absentismus kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen. Er verringert den Bedarf an Überstunden und Aushilfskräften, die oft nötig sind, um abwesende Mitarbeiter zu vertreten. Außerdem sinken die Kosten für die Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter, falls hoher Absentismus zu Fluktuation führt.