Auszahlung von Resturlaub (PTO Payout)

Bei der Auszahlung von Resturlaub (PTO Payout) wird angesammelter, aber nicht genommener bezahlter Urlaub in Geld abgegolten. Meist geschieht das bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses, wenn das letzte Guthaben abgerechnet wird. Manche Richtlinien erlauben aber auch eine planmäßige Auszahlung während des Arbeitsverhältnisses oder zahlen Zeit über einer Ansammlungsobergrenze aus.

Die entscheidende Frage

Die Rechtsordnungen unterscheiden sich im Detail enorm, beantworten aber alle dieselbe Frage: Ist angesammelter Urlaub das erworbene Eigentum des Mitarbeiters oder eine Leistung, die der Arbeitgeber zurückziehen kann?

Wo Urlaub als verdienter Lohn gilt, gehört er dem Mitarbeiter ab dem Moment, in dem er angesammelt wird. Er kann nicht verfallen und ist bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses auszuzahlen. Wo er eine freiwillige Leistung ist, gilt die Richtlinie des Arbeitgebers – und was diese verspricht, wird einklagbar.

Fast jede der folgenden Regeln hängt davon ab, auf welcher Seite dieser Linie ein Land, Bundesstaat oder eine Provinz steht.

Berechnen Sie sie mit unserem Rechner für die Auszahlung von Resturlaub oder lesen Sie mehr über die Auszahlungsregeln der einzelnen Bundesstaaten.

USA

Es gibt keine bundesweite Pflicht. Der FLSA schreibt überhaupt keinen bezahlten Urlaub vor und sagt daher auch nichts über seine Auszahlung. Die Antwort ergibt sich aus dem Recht der Bundesstaaten und aus Ihrer eigenen Richtlinie, und die Bundesstaaten lassen sich in drei Gruppen einteilen.

Auszahlung unabhängig von der Richtlinie vorgeschrieben. Wo angesammelter Urlaub als verdienter Lohn gilt, ist ein Verfall unzulässig. Kalifornien ist der eindeutigste Fall – nach Labor Code § 227.3 ist Urlaub unverfallbarer Lohn, daher ist Use-it-or-lose-it unwirksam und das Guthaben bei Ausscheiden auszuzahlen. Colorado kam über seine Gerichte zum selben Ergebnis: In Nieto v. Clark’s Market (2021) entschied der Oberste Gerichtshof des Bundesstaates, dass jede Klausel, die einen Verfall von erworbenem Urlaub vorsieht, unwirksam ist. Auch Massachusetts, Illinois, Nebraska, Montana und Louisiana gehören in diese Gruppe.

Auszahlung vorgeschrieben, sofern eine schriftliche Richtlinie nichts anderes vorsieht. In Bundesstaaten wie New York, Ohio und Maryland ist die Auszahlung der Normalfall, kann aber durch eine klare, kommunizierte Richtlinie ausgeschlossen werden.

Keine Pflicht. Anderswo schulden Sie, was Ihre Richtlinie verspricht.

Zwei typische US-Fallen sind wichtiger als die Liste der Bundesstaaten.

Wer den Krankenstand in ein gemeinsames PTO-Konto einbezieht, macht das gesamte Guthaben auszahlungspflichtig. Angesammelter Krankenstand muss in der Regel nicht ausbezahlt werden – Kalifornien sagt das ausdrücklich. Werden Urlaub und Krankenstand aber in einem einzigen Konto zusammengeführt, wird das gesamte Guthaben wie Urlaub behandelt, also als verdienter Lohn. Den Krankenstandsanteil können Sie nachträglich nicht wieder herauslösen. Eine Gestaltungsentscheidung zur Vereinfachung der Verwaltung kann so einen nicht auszahlungspflichtigen Anspruch für die gesamte Belegschaft in einen auszahlungspflichtigen verwandeln.

Obergrenzen sind zulässig, ein Verfall in der Regel nicht. Eine Obergrenze für die Ansammlung wirkt für die Zukunft und ist im Allgemeinen erlaubt, in Kalifornien wie in Colorado. Ein Verfall bereits erworbener Zeit greift rückwirkend in den Lohn ein, weshalb Gerichte ihn kippen. Wenn Sie Urlaubsrückstellungen steuern wollen, ist die Obergrenze das richtige Instrument.

Auch die Fristen sind mit Strafen verbunden. In Kalifornien muss ein entlassener Mitarbeiter sofort bezahlt werden, einschließlich des angesammelten Urlaubs; wer ohne Kündigungsfrist kündigt, muss innerhalb von 72 Stunden bezahlt werden. Eine vorsätzliche Verzögerung löst Waiting Time Penalties aus: ein Tageslohn für jeden Tag Verspätung, bis zu 30 Tage – ein Monatslohn für ein Versäumnis in der Verwaltung.

Kanada

Kein Ermessensspielraum. Das gesetzliche Urlaubsentgelt wird als Prozentsatz des Verdienstes berechnet, auf es kann nicht verzichtet werden, und angesammeltes, nicht ausgezahltes Urlaubsentgelt muss bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses gezahlt werden, in der Regel innerhalb einer kurzen gesetzlichen Frist nach dem letzten Arbeitstag. Eine Richtlinie kann es nicht vertraglich ausschließen, und ein Mitarbeiter kann nicht darauf verzichten. Québec hat ein eigenes, paralleles System.

International

Vereinigtes Königreich. Regulation 14 der Working Time Regulations 1998 verlangt bei Beendigung eine Zahlung als Ersatz für angesammelten, aber nicht genommenen gesetzlichen Urlaub, und auf gesetzlichen Urlaub kann weder verzichtet noch kann er gedeckelt oder vertraglich ausgeschlossen werden. Urlaub wird während der Kündigungsfrist und während eines Gardening Leave weiter angesammelt, und der Satz muss die normale Vergütung widerspiegeln – dazu können regelmäßige Überstunden, Provisionen und Zulagen gehören.

Australien. Nach Section 90(2) des Fair Work Act muss angesammelter, aber nicht genommener Jahresurlaub bei Beendigung ausbezahlt werden, einschließlich des Annual Leave Loading (Urlaubszuschlag), selbst wenn ein Award oder Vertrag etwas anderes vorsieht. Wie in den USA werden Krankheits- und Pflegeurlaub nicht ausbezahlt. Eine Auszahlung während des Arbeitsverhältnisses ist streng geregelt: Dem Mitarbeiter müssen mindestens vier Wochen verbleiben, und jeder einzelne Fall erfordert eine schriftliche Vereinbarung.

Europäische Union. Die Rechtsprechung des Gerichtshofs schützt angesammelten Urlaub stark: Der Anspruch kann in der Regel nicht automatisch verfallen, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nicht ermöglicht hat, ihn zu nehmen, und die Abgeltung bei Beendigung ist eine Untergrenze und keine Frage der Richtlinie.

So machen Sie es richtig

• Zahlen Sie zum aktuellen Satz, nicht zu dem Satz, zu dem das Guthaben angesammelt wurde
• Achten Sie bei freiwilligen Auszahlungen auf den Constructive Receipt (fiktiven Zufluss) in den USA: Wer Mitarbeitern die Möglichkeit zur Auszahlung gibt, kann den Betrag steuerpflichtig machen, ganz gleich, ob sie ihn in Anspruch nehmen. Die übliche Lösung ist eine unwiderrufliche Wahl im Vorjahr
• Dokumentieren Sie die Berechnung – Streitigkeiten um die Schlussabrechnung gehören zu den häufigsten Lohnklagen
• Prüfen Sie Ihre eigenen Rechtsordnungen anhand des aktuellen Gesetzestextes und nicht anhand einer veröffentlichten Tabelle, auch nicht dieser

Dieser Eintrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar. Die Auszahlungsregeln unterscheiden sich je nach Land, US-Bundesstaat und kanadischer Provinz und ändern sich häufig.