Anno di ferie

L’anno di ferie (leave year) è il periodo di dodici mesi in cui il diritto al congedo viene assegnato, utilizzato e azzerato. È l’orologio su cui gira tutto il resto di una politica di congedo: tassi di accumulo, scadenze del riporto, calcolo proporzionale per chi entra e chi esce, date di assegnazione anticipata e momento in cui si misura la passività.

Quattro modelli coprono quasi tutti i casi:

• Anno solare: dal 1° gennaio al 31 dicembre. Tutti allineati, facile da spiegare
• Anno fiscale: allineato all’esercizio finanziario, così la passività per ferie maturate coincide con il budget
• Anno dalla data di assunzione: la data di assunzione di ciascun dipendente e i suoi anniversari
• Mobile: una finestra calcolata a ritroso da ogni richiesta, senza alcun azzeramento fisso (vedi anno mobile)

Cosa decide davvero la scelta

Il diritto è lo stesso in ogni caso. Ciò che l’anno di ferie decide è quando arriva la pressione.

Con un anno di ferie comune, la scadenza di tutti cade nello stesso giorno. Dicembre diventa una corsa a smaltire i giorni non goduti, la copertura è più scarsa proprio quando scade il riporto e gennaio inizia con il saldo di tutti al completo. Il vantaggio è la semplicità: una sola data di chiusura, una sola fotografia della passività, una sola regola di riporto.

Con un anno dalla data di assunzione, quella pressione si distribuisce in modo uniforme sul calendario e nessuno ha una scadenza collettiva. Il costo è amministrativo: dodici diverse date di azzeramento, calcoli del riporto che non si possono mai fare in blocco e due persone con lo stesso lavoro che a marzo vedono saldi diversi per ragioni che nessuno dei due trova intuitive.

La maggior parte delle organizzazioni sceglie un anno comune per la comunicazione e i report, e accetta la corsa di dicembre come prezzo da pagare.

Stati Uniti

Non esiste un anno di ferie federale, quindi per le ferie l’anno di ferie è solo una scelta della politica aziendale. Per i congedi previsti dalla legge non è così.

L’FMLA definisce i propri dodici mesi, e il datore di lavoro deve scegliere uno dei quattro metodi consentiti: l’anno solare, un qualsiasi anno fisso come l’anno fiscale, un periodo calcolato in avanti dal primo utilizzo o un periodo mobile calcolato a ritroso. Due regole contano più dell’elenco. Il datore di lavoro che non designa un metodo deve applicare, richiesta per richiesta, l’opzione più favorevole al dipendente. E per cambiare metodo serve un preavviso di 60 giorni a tutti i dipendenti.

Anche le leggi statali e cittadine sul congedo per malattia definiscono il proprio anno, di solito come anno solare o come periodo di dodici mesi designato dal datore di lavoro, e queste leggi regolano i propri diritti a prescindere da ciò che dice il tuo manuale del dipendente sulle ferie.

La conseguenza pratica è il problema dei più orologi: un datore di lavoro statunitense può facilmente gestire tre diversi periodi di dodici mesi contemporaneamente, cioè un anno di ferie solare, un anno FMLA mobile a ritroso e un anno per il congedo per malattia di legge, nessuno dei quali coincide. È gestibile se è voluto, ed è un problema di conformità quando qualcuno dà per scontato che ci sia un solo orologio.

Canada

L’Ontario rende esplicita la struttura, e vale la pena conoscerla perché la terminologia è definita dalla legge e non dalla consuetudine.

Il modello predefinito è il standard vacation entitlement year: un periodo ricorrente di dodici mesi che inizia dalla data di assunzione del dipendente. Il datore di lavoro può invece adottare un alternative vacation entitlement year che inizia in una data a sua scelta, ad esempio il 1° gennaio, convertendo tutto il personale a un anno comune.

Così facendo si crea uno stub period (periodo residuo): l’intervallo tra la data di assunzione (o la fine dell’ultimo anno standard) e l’inizio del primo anno alternativo. Le ferie relative a uno stub period sono calcolate in proporzione.

Con entrambi i modelli, le ferie maturate in un anno di riferimento concluso o in uno stub period devono essere godute entro dieci mesi dalla fine di quel periodo, e il datore di lavoro ha l’obbligo di assicurarsi che vengano pianificate e godute, non solo di consentirlo.

A livello internazionale

Regno Unito. La regulation 13(3) delle Working Time Regulations consente a un «relevant agreement», di solito il contratto, di stabilire l’anno di ferie. Se nulla lo stabilisce, si applica la regola predefinita di legge: l’anno di ferie inizia dalla data di inizio del rapporto di lavoro e a ogni anniversario.

Questa regola predefinita coglie di sorpresa molti datori di lavoro. Un’organizzazione che non ha mai indicato un anno di ferie nei contratti non ha implicitamente un anno di ferie solare. Ha un anno di ferie diverso per ogni dipendente, che è proprio il risultato amministrativo che pensava di evitare. Rimediare in seguito significa un periodo transitorio e condizioni contrattuali modificate.

Australia. Per le ferie annuali di fatto non esiste un anno di ferie. Il diritto matura progressivamente nel corso del rapporto di lavoro e le ferie non godute si riportano a tempo indeterminato, quindi non c’è alcun azzeramento annuale da gestire: nessuna scadenza del riporto, ma anche nessun momento naturale in cui i saldi vengono smaltiti.

Questa voce fornisce informazioni generali e non costituisce consulenza legale. Le definizioni di legge dell’anno di ferie variano da un Paese all’altro, da uno Stato USA all’altro e da una provincia canadese all’altra.