Congedo amministrativo

Il congedo amministrativo (administrative leave) è un periodo in cui il dipendente viene sollevato dalle sue mansioni ma resta in forza all’azienda, di solito per decisione del datore di lavoro e non su richiesta del dipendente.

Questo lo distingue da tutto il resto di una politica di congedo. Ferie, congedo per malattia e congedo parentale sono cose che il dipendente chiede. Il congedo amministrativo è qualcosa che gli capita. Non si matura, non si accumula e di solito non è facoltativo.

È noto anche come sospensione amministrativa, sospensione con retribuzione o congedo per indagine interna.

Perché i datori di lavoro lo usano

L’uso principale è in attesa dell’esito di un’indagine: un’accusa di comportamento scorretto, una segnalazione di molestie, un incidente di sicurezza, una sospetta violazione delle policy o finanziaria. Allontanare il dipendente dal luogo di lavoro protegge le prove, i testimoni e il dipendente stesso mentre si accertano i fatti.

Altri usi sono del tutto neutri: una licenza o un nulla osta di sicurezza scaduti, la chiusura di una sede, una valutazione di idoneità al lavoro in corso o un ruolo sospeso durante una riorganizzazione.

Proprio per questa varietà conta il modo in cui lo si presenta. Il congedo amministrativo non è una sanzione disciplinare. È uno stato provvisorio in attesa di una decisione. Comunicarlo come una misura disciplinare, prima che sia stato accertato qualcosa, anticipa l’esito e offre al dipendente un motivo di contestazione.

Approfondisci sul nostro blog: Guida HR al congedo amministrativo: politiche, procedure e tecnologia

Retribuito o non retribuito: la trappola dei dipendenti esenti negli USA

Per i dipendenti non esenti, la sospensione non retribuita è in genere ammessa: secondo l’FLSA vengono pagati per le ore lavorate.

Per i dipendenti esenti la questione è completamente diversa, ed è qui che i datori di lavoro si fanno male. Trattenere parte dello stipendio di un dipendente esente può violare il salary basis test, e perdere l’esenzione significa dover pagare gli straordinari, potenzialmente in modo retroattivo, per l’intera categoria di dipendenti in situazione analoga.

Secondo il 29 CFR 541.602(b)(5), una sospensione disciplinare non retribuita di un dipendente esente è ammessa solo se sono soddisfatte tutte e tre le condizioni seguenti:

• È applicata per giornate intere, mai per una frazione di giornata
• Riguarda la violazione di una regola di condotta grave sul lavoro: molestie, violenza, droghe o alcol, comportamenti illeciti. Scarso rendimento e problemi di presenza non rientrano
• È applicata in base a una politica scritta valida per tutti i dipendenti, non solo per il personale esente

Se manca anche una sola di queste condizioni, la trattenuta può essere illegittima e mettere a rischio l’esenzione. È proprio per questo che la maggior parte dei datori di lavoro mette i dipendenti esenti in congedo amministrativo retribuito durante un’indagine. Non è generosità: è il modo più economico per evitare una contestazione dell’esenzione.

Canada: retribuito per impostazione predefinita

La Corte suprema del Canada ha chiarito la questione nella sentenza Cabiakman v. Industrial Alliance. Una sospensione amministrativa in attesa di un’indagine è legittima solo se:

1. È necessaria per tutelare un interesse aziendale legittimo
2. È disposta in buona fede
3. Dura un periodo relativamente breve e determinato
4. È retribuita, salvo circostanze eccezionali

Una sospensione non retribuita che non rispetta queste condizioni comporta un rischio concreto di constructive dismissal (licenziamento implicito), e il dipendente che la rifiuta non viene considerato dimissionario. Anche quando una politica consente la sospensione non retribuita, applicarla in automatico senza giustificarla è stato ritenuto un licenziamento implicito.

La regola pratica per i datori di lavoro canadesi: retribuiscila, falla breve e metti per iscritto il motivo.

Dipendenti federali USA: limiti di legge

Nell’amministrazione federale, il congedo amministrativo è una categoria definita con limiti rigidi. In seguito all’Administrative Leave Act of 2016, la norma definitiva dell’OPM, in vigore da gennaio 2025, limita il congedo amministrativo ordinario a 10 giorni lavorativi per anno solare e obbliga le agenzie a registrarlo.

Le assenze più lunghe vanno riclassificate: investigative leave (da 30 a 90 giorni lavorativi, con proroghe che richiedono una comunicazione al Congresso) oppure notice leave (per la durata del periodo di preavviso relativo a un provvedimento sfavorevole proposto). La riforma nasce dal fatto che le agenzie tenevano i dipendenti in congedo retribuito per mesi o anni: un problema che riguarda anche i datori di lavoro privati, senza però le tutele previste dalla legge.

Come gestirlo correttamente

• Metti il motivo per iscritto e dichiara esplicitamente che non si tratta di una misura disciplinare né di un accertamento di colpa
• Fissa una data di fine, anche provvisoria. È nel congedo amministrativo a tempo indeterminato che si concentra il rischio legale
• Decidi la retribuzione prima di agire, non dopo: le regole sui dipendenti esenti viste sopra rendono questa scelta irreversibile
• Definisci le condizioni: se il dipendente conserva le attrezzature e l’accesso ai sistemi, se deve restare reperibile, chi può contattare
• Mantieni attivi benefit e accumuli, perché il rapporto di lavoro prosegue
• Gestiscilo come un tipo di congedo a sé. Non sono ferie retribuite né congedo per malattia, e non va mai detratto dal diritto al congedo del dipendente
• Non usarlo per coprire obblighi di accomodamento o legati all’FMLA: il congedo amministrativo non sostituisce la concessione di un congedo o di un accomodamento a cui il dipendente ha diritto

Domande frequenti

Il congedo amministrativo è retribuito? Di solito sì, e in Canada deve esserlo, salvo circostanze eccezionali. Negli USA la sospensione non retribuita di un dipendente esente è limitata dalle regole FLSA sul salary basis.

Essere in congedo amministrativo significa essere nei guai? Non necessariamente. È uno stato neutro in attesa di una decisione e si usa anche per chiusure, nulla osta e questioni di licenze professionali.

Quanto può durare? Nel settore privato non esiste un limite generale, ma il congedo a tempo indeterminato è la principale fonte di rischio legale. Le agenzie federali USA hanno un limite di 10 giorni lavorativi, oltre il quale va riclassificato.

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Questa voce fornisce informazioni generali e non costituisce consulenza legale. Le regole sulla sospensione e sul salary basis variano da uno Stato USA all’altro e da una provincia canadese all’altra: chiedi una consulenza prima di sospendere un dipendente senza retribuzione.