Congedo per emergenza

Il congedo per emergenza è il tempo libero concesso per una situazione improvvisa e imprevista che richiede l’intervento immediato del dipendente: un figlio che si sente male a scuola, un genitore ricoverato in ospedale, un tubo che scoppia, un’organizzazione per l’assistenza che salta alle 7 del mattino.

La prima cosa da capire: “congedo per emergenza” è un’etichetta usata nelle politiche aziendali, non un termine giuridico. Quasi da nessuna parte esiste una legge che usi questa espressione. Il diritto sottostante esiste nella maggior parte dei Paesi con un altro nome, e il vero lavoro consiste nel trovarlo.

Che cosa si considera un’emergenza

Il criterio decisivo è che l’evento sia imprevisto e richieda subito la presenza del dipendente:

• Una persona a carico si ammala, si ferisce o subisce un’aggressione
• Una persona a carico entra in travaglio inaspettatamente
• L’organizzazione dell’assistenza salta: la babysitter disdice, la struttura di assistenza chiude
• Un incidente imprevisto che coinvolge un figlio durante l’orario scolastico
• Una persona a carico muore
• Una crisi domestica: incendio, allagamento, furto in casa

Non rientra invece tutto ciò che il dipendente sapeva in anticipo. Una visita in ospedale programmata, una chiusura della scuola prevista, un trasloco già fissato: tutto questo rientra nelle PTO, nel congedo parentale o in una politica dedicata agli appuntamenti. È proprio da questa distinzione che nasce la maggior parte delle controversie.

Il congedo per emergenza copre inoltre l’organizzazione, non l’assistenza vera e propria. Nella maggior parte dei sistemi il diritto consiste nel gestire la crisi immediata e predisporre un’assistenza a lungo termine, non nel diventare la persona che presta assistenza a tempo indeterminato.

Dove si trova davvero il diritto

Regno Unito: time off for dependants. La sezione 57A dell’Employment Rights Act 1996 riconosce a ogni dipendente, fin dal primo giorno, il diritto a un periodo ragionevole di assenza non retribuita per gestire un’emergenza che riguarda una persona a carico. Non c’è un numero fisso di giorni né un requisito di anzianità. I datori di lavoro possono retribuire l’assenza, ma non sono obbligati a farlo. Il Carer’s Leave Act 2023 prevede invece una settimana all’anno di congedo non retribuito per un’assistenza a lungo termine programmata: si tratta di un istituto diverso, spesso confuso con questo.

Irlanda: force majeure leave (congedo per forza maggiore). Da notare che questo congedo è retribuito: fino a 3 giorni in 12 mesi consecutivi, o 5 giorni in 36 mesi, quando l’infortunio o la malattia di un familiare richiede la presenza immediata del dipendente. Non si applica in caso di decesso, che rientra nel congedo per gravi motivi familiari.

Unione europea. La direttiva (UE) 2019/1158 impone agli Stati membri di concedere tempo libero per motivi familiari urgenti, quando una malattia o un incidente richiedono la presenza immediata, oltre a cinque giorni all’anno di congedo per i prestatori di assistenza. La decisione se retribuire o meno questi congedi è stata lasciata ai singoli Stati membri, per cui le modalità di attuazione variano notevolmente.

Stati Uniti. Non esiste un diritto federale al congedo per emergenza. Il FMLA può coprire la situazione se soddisfa il criterio della grave condizione di salute e se il dipendente ha 12 mesi e 1.250 ore di servizio, ma una vera emergenza improvvisa spesso non soddisfa questo criterio. In pratica la copertura arriva dalle leggi statali e cittadine sul congedo per malattia retribuito, molte delle quali includono esplicitamente la chiusura delle scuole e le emergenze sanitarie pubbliche.

Australia. Lo strumento è il congedo retribuito personale/per assistenza previsto dai National Employment Standards, con un ulteriore congedo non retribuito per assistenza e un congedo separato per violenza familiare e domestica.

Retribuito o non retribuito

Non esiste una regola predefinita. L’Irlanda lo retribuisce, mentre il diritto previsto dalla legge nel Regno Unito no. La maggior parte dei datori di lavoro si colloca a metà strada: di solito retribuzione piena per i primi due o tre giorni, poi congedo non retribuito o scalato dalle PTO.

Qualunque sia la tua scelta, metti per iscritto la soglia. “Retribuito a discrezione del manager” è il modo in cui situazioni identiche vengono gestite diversamente in due reparti e finiscono per diventare un reclamo.

Cosa deve prevedere una politica sul congedo per emergenza

• Chi è considerato persona a carico: molte politiche sono più restrittive della legge, e questo non è applicabile
• Comunicazione: realisticamente, una telefonata appena possibile, non un modulo presentato in anticipo
• Retribuzione: quanti giorni, a quale tariffa e cosa succede dopo
• Documentazione: cosa chiedere eventualmente dopo, considerando che il dipendente non ha avuto modo di prepararsi
• Durata e passaggio ad altri congedi: a che punto si trasforma in PTO, congedo non retribuito o un tipo di congedo previsto dalla legge
• Registrazione: il congedo per emergenza deve essere un tipo di congedo a sé, mai accorpato al congedo per malattia

Quest’ultimo punto conta più di quanto sembri. Le assenze per emergenza registrate come giorni di malattia falsano i rapporti sulle assenze, possono far scattare erroneamente le soglie di gestione delle assenze e rendono impossibile dimostrare di aver rispettato un diritto previsto dalla legge. Serve una categoria dedicata, con un proprio conteggio.