Odkup urlopu (PTO buyback / cash-out)

Odkup urlopu (PTO buyback), nazywany też wypłatą urlopu (cash-out), to rozwiązanie, w którym pracodawca płaci pracownikowi za naliczony urlop zamiast tego, by pracownik go wykorzystał – w trakcie trwania zatrudnienia. Niektóre programy są dobrowolne i pozwalają zamienić część bilansu na pieniądze. Inne działają automatycznie i wypłacają godziny ponad limit naliczania, zamiast pozwalać im się kumulować.

To coś innego niż wypłata za niewykorzystany urlop, która rozlicza końcowy bilans po zakończeniu zatrudnienia. Zasady są zupełnie inne, podobnie jak ryzyka.

Dlaczego odkup urlopu jest ograniczony

Odkup wygląda na korzyść dla obu stron. Pracownik dostaje pieniądze, na których zależało mu bardziej niż na wolnych dniach, a pracodawca usuwa bilans z ksiąg i zmniejsza zobowiązania urlopowe.

Haczyk tkwi w tym, czemu służy urlop. Systemy prawne traktują płatny urlop na jeden z dwóch sposobów, a ten wybór wyjaśnia niemal każdą z poniższych zasad.

Tam, gdzie urlop uznaje się za odroczone wynagrodzenie – świadczenie nabywane obok pensji – zamiana go na pieniądze nie budzi zastrzeżeń i odkup jest co do zasady dozwolony.

Tam, gdzie urlop uznaje się za uprawnienie z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy – czas odpoczynku potrzebny, by bezpiecznie dalej pracować – odkup przekreśla jego cel. Jeśli się go dopuści, pracownicy w trudnej sytuacji finansowej niemal na pewno sprzedadzą odpoczynek, którego potrzebują, a właśnie temu prawo ma zapobiegać. Takie systemy ograniczają lub zakazują odkupu ustawowego minimum, pozostawiając wszystko ponad nie do uzgodnienia.

USA znajdują się na jednym końcu tego spektrum, UE na drugim, a Kanada i Australia pośrodku.

Czytaj więcej: Jak zaprojektować sprawiedliwą politykę odkupu urlopu

Stany Zjednoczone

Odkup jest zasadniczo legalny, a głównym ograniczeniem są podatki, a nie prawo pracy.

Pułapką jest constructive receipt (domniemane otrzymanie). Zgodnie z tą doktryną dochód podlega opodatkowaniu, gdy zostanie zapisany na Twoją rzecz, odłożony dla Ciebie lub udostępniony do pobrania. IRS stoi na stanowisku, że pracownik mający niewarunkowe prawo do wypłaty naliczonego PTO domniemanie otrzymuje tę kwotę – i jest od niej opodatkowany niezależnie od tego, czy ją wypłaci.

Pracownik, który mógł wypłacić trzy dni, ma więc za te trzy dni dochód w formularzu W-2, a pracodawca musi odprowadzić zaliczki, choć nic nie zostało wypłacone. To ryzyko dotyczy wszystkich uprawnionych, a nie tylko tych, którzy zdecydują się na wypłatę.

Rozwiązaniem jest nieodwołalny wybór dokonany w poprzednim roku: pracownicy decydują, zanim rozpocznie się rok, w którym urlop zostanie naliczony, jaką jego część chcą wypłacić. Ponieważ wybór poprzedza pracę, za którą czas wolny jest nabywany, do momentu wypłaty nie dochodzi do domniemanego otrzymania. Każdy program wypłaty urlopu przed wdrożeniem powinien sprawdzić doradca podatkowy.

Płatności z tytułu odkupu są dla celów poboru zaliczek wynagrodzeniem uzupełniającym (supplemental wages). Natomiast ustawowego zwolnienia chorobowego zasadniczo nie można wypłacić – stanowe i miejskie przepisy o zwolnieniu chorobowym dają prawo do nieobecności, a nie świadczenie pieniężne.

Kanada

Urlop wypoczynkowy trudniej odkupić, niż spodziewa się większość pracodawców, bo czas i wynagrodzenie to odrębne uprawnienia.

Nie można zrzec się wynagrodzenia urlopowego (vacation pay). Pracownik nie może zgodzić się z niego zrezygnować, a polityka nie może go znieść.

Z czasu urlopu można zrezygnować – ale nie jednostronnie. W Ontario pracownik może zrezygnować z nabytego urlopu tylko za pisemną lub elektroniczną zgodą pracodawcy oraz za zgodą Director of Employment Standards. Nawet wtedy obowiązek wypłaty wynagrodzenia urlopowego pozostaje bez zmian. Jak ujmują to wytyczne prowincji: pracownicy mogą zrezygnować z czasu urlopu, ale nie z prawa do wynagrodzenia urlopowego.

W praktyce oznacza to, że kanadyjskiego odkupu urlopu nie można po prostu zaoferować jako benefitu. Inne prowincje i Canada Labour Code określają własne warunki.

Na świecie

Unia Europejska i Wielka Brytania. Odkup ustawowego minimum w trakcie zatrudnienia jest zakazany. Art. 7 ust. 2 dyrektywy w sprawie czasu pracy stanowi, że płatny urlop roczny nie może zostać zastąpiony ekwiwalentem pieniężnym, z wyjątkiem rozwiązania stosunku pracy, a Wielka Brytania wdraża to w regulacji 13(9)(b) Working Time Regulations 1998: urlop „may not be replaced by a payment in lieu except where the worker’s employment is terminated” (nie może zostać zastąpiony ekwiwalentem, chyba że zatrudnienie pracownika zostaje rozwiązane). Urlop umowny ponad uprawnienie ustawowe można zasadniczo odkupić za porozumieniem.

Australia. Wypłata urlopu jest dozwolona, ale ściśle kontrolowana. Musi ją dopuszczać award lub enterprise agreement albo pracownik nie może być objęty award i musi zawrzeć pisemne porozumienie. Pracownik musi zachować co najmniej cztery tygodnie naliczonego urlopu, każdy przypadek wymaga osobnego pisemnego porozumienia, wypłata musi odpowiadać temu, co pracownik otrzymałby za urlop, większość awards ogranicza ją do dwóch tygodni w ciągu dwunastu miesięcy, a pracodawca nie może nikogo do niej nakłaniać.

Ten wpis ma charakter ogólnoinformacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. Zasady wypłaty urlopu różnią się w poszczególnych krajach, stanach USA i prowincjach Kanady.