Guide: Hur ställer jag in schemalagda rapporter?

Med schemalagda rapporter blir det att ta fram en rapport något som bara sker av sig självt. Du väljer rapport, leveransdag och mottagare, och från och med då dyker rapporten upp i deras inkorg enligt schemat. Det är skillnaden mellan att komma ihåg att skicka ledighetssammanställningen varje månad och att veta att den skickades av sig själv. Schemalagda rapporter ingår i Complete-planen.

Vad schemalagda rapporter löser

Den mesta rapporteringen kring ledigheter är återkommande: en månatlig ledighetssammanställning för ledningsgruppen eller en månatlig saldorapport för lönehanteringen. Schemalagda rapporter tar bort steget ”jag måste ta fram den där rapporten igen”. Samma rapport går till samma personer på samma dag varje månad, med uppdaterade data varje gång.

Vad du kan schemalägga

• Rapport över ledighetsförfrågningar: ledighetsansökningar från rapportperioden, filtrerade efter Ledighetsstatus (Godkänd, Nekad, Utgången).
• Rapport över ledighetssaldo: aktuella saldon för varje användare, grupperade efter avdelning eller plats.
• Månadsvis rapport över ledighetssaldo: uttagen (eller planerad) ledighet per ledighetstyp för varje anställd, uppdelad per månad för innevarande månad och de kommande 11 månaderna.

Så är en schemalagd rapport uppbyggd

• Grundrapporten: välj Rapporttyp och avgränsa den vid behov med Filtrera efter (Platser, Avdelningar eller Etiketter). Rapport över ledighetsförfrågningar omfattar rapportperioden Förra månaden.
• Leveransen: rapporterna skickas en gång i månaden. Under Leverans väljer du dag i månaden och tid samt Tidszon.
• Mottagarna: en eller flera e-postadresser, inklusive gruppadresser (hr@yourdomain.com, payroll@yourdomain.com).
• Formatet: vanligtvis en CSV-fil som bifogas i e-postmeddelandet så att mottagarna kan öppna den i valfritt verktyg.

Varför det är värt att ställa in

• Tar bort behovet av mänskliga påminnelser: ingen behöver komma ihåg att skicka förra månadens saldon.
• Säkerställer enhetlighet: samma filter används varje gång, så trender kan jämföras mellan månader.
• Frikopplar rapporten från personen: om den som brukade skicka rapporten är ledig eller lämnar företaget fortsätter schemat att köras.

Vad det innebär för varje roll

• Administratör: skapar och redigerar schemalagda rapporter på arbetsytenivå. Äger leveransdagen och mottagarlistan.
• Godkännare: åtkomsten till rapporter beror på inställningen Vem kan köra och exportera rapporter under Funktioner & Behörigheter.
• Användare: ser inte schemalagda rapporter. Användare får e-postmeddelandet om de finns med i mottagarlistan, precis som alla andra mottagare.

Vanliga frågor