Guide : comment configurer des rapports planifiés ?

Les rapports planifiés transforment la génération d'un rapport en une tâche qui se fait toute seule. Vous choisissez le rapport, la fréquence et les destinataires, et le rapport arrive ensuite dans leur boîte de réception selon le calendrier prévu. C'est toute la différence entre devoir penser à envoyer le récapitulatif des congés chaque lundi et savoir qu'il est parti tout seul. Les rapports planifiés font partie du plan Complete.

Ce que résolvent les rapports planifiés

La plupart des rapports liés aux congés sont répétitifs : un récapitulatif hebdomadaire des congés pour la direction, un rapport mensuel des soldes pour la paie, une vue trimestrielle pour la finance. Les rapports planifiés suppriment l'étape « je dois relancer ce rapport ». Le même rapport est envoyé aux mêmes personnes à la même fréquence, avec des données actualisées à chaque fois.

Ce que vous pouvez planifier

• Rapports des demandes de congés : les congés approuvés, rejetés ou en attente sur une période donnée.
• Rapports des soldes de congés : les soldes actuels de chaque Utilisateur, regroupés par service ou par site.
• Rapports des soldes de congés mensuels : des instantanés de fin de mois, utiles pour la transmission à la paie.
• Rapports des journaux d'audit de l'entreprise : l'historique des modifications apportées aux paramètres et aux politiques, utile pour la conformité.

Comment se compose un rapport planifié

• Le rapport de base : choisissez le type de rapport souhaité et les filtres qui l'affinent (service, site, type de congés, plage de dates).
• La fréquence : hebdomadaire, mensuelle ou selon des jours personnalisés. La fréquence détermine quand le fichier arrive dans la boîte de réception.
• Les destinataires : une ou plusieurs adresses e-mail, y compris des alias de groupe (hr@yourdomain.com, payroll@yourdomain.com).
• Le format : généralement un fichier CSV joint à l'e-mail, que les destinataires peuvent ouvrir dans l'outil de leur choix.

Pourquoi cela vaut la peine de les configurer

• Plus besoin de rappel : personne n'a à penser à envoyer les soldes du mois précédent.
• Garantit la cohérence : les mêmes filtres s'appliquent à chaque fois, ce qui rend les tendances comparables d'un mois à l'autre.
• Dissocie le rapport de la personne : si la personne qui envoyait le rapport est en congé ou quitte l'entreprise, la planification continue de fonctionner.

Ce que cela implique pour chaque rôle

• Administrateur : crée et modifie les rapports planifiés au niveau de l'espace de travail. Il gère la fréquence et la liste des destinataires.
• Approbateur : peut demander des rapports pour ses équipes et peut aussi les planifier si votre espace de travail le permet.
• Utilisateur : ne voit pas les rapports planifiés. Il reçoit l'e-mail s'il figure dans la liste des destinataires, comme n'importe quel autre destinataire.

Questions fréquentes