Guide : comment configurer des rapports planifiés ?

Les rapports planifiés transforment la génération d'un rapport en une tâche qui se fait toute seule. Vous choisissez le rapport, le jour d'envoi et les destinataires, et le rapport arrive ensuite dans leur boîte de réception selon le calendrier prévu. C'est toute la différence entre devoir penser à envoyer le récapitulatif des congés chaque mois et savoir qu'il est parti tout seul. Les rapports planifiés font partie du plan Complete.

Ce que résolvent les rapports planifiés

La plupart des rapports liés aux congés sont répétitifs : un récapitulatif mensuel des congés pour la direction, ou un rapport mensuel des soldes pour la paie. Les rapports planifiés suppriment l'étape « je dois relancer ce rapport ». Le même rapport est envoyé aux mêmes personnes le même jour chaque mois, avec des données actualisées à chaque fois.

Ce que vous pouvez planifier

• Rapport des demandes de congés : les demandes de congés de la période du rapport, filtrées par État de la demande de congés (Approuvé, Rejeté, Expiré).
• Rapport des soldes de congés : les soldes actuels de chaque Utilisateur, regroupés par service ou par site.
• Rapport des soldes de congés mensuels : les congés pris (ou prévus) par type de congés pour chaque employé, ventilés par mois pour le mois en cours et les 11 mois suivants.

Comment se compose un rapport planifié

• Le rapport de base : choisissez le Type de rapport et, si vous le souhaitez, affinez-le avec Filtrer par (Sites, Services ou Libellés). Le Rapport des demandes de congés couvre la période du rapport Mois dernier.
• L'envoi : les rapports sont envoyés une fois par mois. Sous Livraison, choisissez le jour du mois et l'heure, ainsi que le Fuseau horaire.
• Les destinataires : une ou plusieurs adresses e-mail, y compris des alias de groupe (hr@yourdomain.com, payroll@yourdomain.com).
• Le format : généralement un fichier CSV joint à l'e-mail, que les destinataires peuvent ouvrir dans l'outil de leur choix.

Pourquoi cela vaut la peine de les configurer

• Plus besoin de rappel : personne n'a à penser à envoyer les soldes du mois précédent.
• Garantit la cohérence : les mêmes filtres s'appliquent à chaque fois, ce qui rend les tendances comparables d'un mois à l'autre.
• Dissocie le rapport de la personne : si la personne qui envoyait le rapport est en congé ou quitte l'entreprise, la planification continue de fonctionner.

Ce que cela implique pour chaque rôle

• Administrateur : crée et modifie les rapports planifiés au niveau de l'espace de travail. Il gère le jour d'envoi et la liste des destinataires.
• Approbateur : son accès aux rapports dépend du paramètre Qui peut exécuter et exporter des Rapports dans Fonctionnalités et Autorisations.
• Utilisateur : ne voit pas les rapports planifiés. Il reçoit l'e-mail s'il figure dans la liste des destinataires, comme n'importe quel autre destinataire.

Questions fréquentes