Przewodnik: jak ustawić zaplanowane raporty?

Zaplanowane raporty sprawiają, że generowanie raportu dzieje się samo. Wybierasz raport, dzień wysyłki i odbiorców, a od tej pory raport trafia do ich skrzynek zgodnie z harmonogramem. To różnica między pamiętaniem o wysłaniu podsumowania urlopów co miesiąc a pewnością, że wysłało się samo. Zaplanowane raporty są częścią planu Complete.

Jaki problem rozwiązują zaplanowane raporty

Większość raportów dotyczących urlopów się powtarza: miesięczne podsumowanie urlopów dla kadry kierowniczej czy miesięczny raport sald dla działu płac. Zaplanowane raporty eliminują krok „muszę znowu wygenerować ten raport”. Ten sam raport trafia do tych samych osób tego samego dnia każdego miesiąca, a dane są za każdym razem odświeżane.

Co możesz zaplanować

• Raport wniosków urlopowych: wnioski urlopowe z okresu raportowania, filtrowane według pola Status urlopu (Zatwierdzony, Odrzucony, Wygasły).
• Raport salda urlopowego: bieżące salda wszystkich użytkowników, pogrupowane według działu lub lokalizacji.
• Miesięczny raport salda urlopowego: urlop wykorzystany (lub zaplanowany) w podziale na typy urlopów dla każdego pracownika, rozbity na miesiące dla bieżącego i kolejnych 11 miesięcy.

Jak zbudowany jest zaplanowany raport

• Raport bazowy: wybierz Typ raportu i w razie potrzeby zawęź go za pomocą opcji Filtruj według (lokalizacje, działy lub etykiety). Raport wniosków urlopowych obejmuje okres raportowania Ostatni miesiąc.
• Wysyłka: raporty są wysyłane raz w miesiącu. W sekcji Dostawa wybierz dzień miesiąca i godzinę oraz Strefę czasową.
• Odbiorcy: jeden lub więcej adresów e-mail, w tym aliasy grupowe (hr@yourdomain.com, payroll@yourdomain.com).
• Format: zazwyczaj plik CSV załączony do wiadomości e-mail, dzięki czemu odbiorcy mogą go otworzyć w wybranym narzędziu.

Dlaczego warto je skonfigurować

• Nie trzeba o niczym pamiętać: nikt nie musi pamiętać o wysłaniu sald z poprzedniego miesiąca.
• Zapewnia spójność: za każdym razem obowiązują te same filtry, więc trendy można porównywać między miesiącami.
• Uniezależnia raport od konkretnej osoby: jeśli osoba, która wysyłała raport, jest na urlopie lub odchodzi z firmy, harmonogram nadal działa.

Co to oznacza dla poszczególnych ról

• Administrator: tworzy i edytuje zaplanowane raporty na poziomie przestrzeni roboczej. Odpowiada za dzień wysyłki i listę odbiorców.
• Zatwierdzający: dostęp do raportów zależy od ustawienia Kto może generować i eksportować Raporty na stronie Funkcje i Uprawnienia.
• Użytkownik: nie widzi zaplanowanych raportów. Otrzymuje wiadomość e-mail, jeśli jest na liście odbiorców, tak jak każdy inny odbiorca.

Najczęstsze pytania