Leitfaden: Wie richte ich geplante Berichte ein?

Mit geplanten Berichten wird das Erstellen eines Berichts zu etwas, das einfach von selbst passiert. Sie wählen den Bericht, den Zustelltag und die Empfänger aus, und von da an landet der Bericht planmäßig in deren Posteingang. Das ist der Unterschied zwischen „Ich muss daran denken, jeden Monat die Urlaubsübersicht zu senden“ und „Ich weiß, dass sie sich selbst versendet hat“. Geplante Berichte sind Teil des Complete-Plans.

Welches Problem geplante Berichte lösen

Die meisten Berichte rund um Urlaub wiederholen sich: eine monatliche Urlaubsübersicht für die Geschäftsleitung oder ein monatlicher Guthabenbericht für die Lohnabrechnung. Geplante Berichte ersparen Ihnen den Schritt „Ich muss diesen Bericht noch einmal erstellen“. Derselbe Bericht geht jeden Monat am selben Tag an dieselben Personen, jedes Mal mit aktualisierten Daten.

Was Sie planen können

• Urlaubsanfragen-Bericht: Urlaubsanträge aus dem Berichtszeitraum, gefiltert nach Urlaubsstatus (Genehmigt, Abgelehnt, Abgelaufen).
• Urlaubssaldo-Bericht: aktuelle Guthaben aller Benutzer, gruppiert nach Abteilung oder Standort.
• Monatlicher Urlaubssaldo-Bericht: genommener (oder geplanter) Urlaub pro Urlaubsart für jeden Mitarbeiter, aufgeschlüsselt nach Monaten für den aktuellen und die nächsten 11 Monate.

Wie ein geplanter Bericht aufgebaut ist

• Der Basisbericht: Wählen Sie den Berichtstyp und grenzen Sie ihn bei Bedarf mit Filtern nach ein (Standorte, Abteilungen oder Etiketten). Der Urlaubsanfragen-Bericht deckt den Berichtszeitraum Letzter Monat ab.
• Die Zustellung: Berichte werden einmal im Monat versendet. Wählen Sie unter Zustellung den Tag des Monats und die Uhrzeit sowie die Zeitzone.
• Die Empfänger: eine oder mehrere E-Mail-Adressen, einschließlich Gruppenadressen (hr@yourdomain.com, payroll@yourdomain.com).
• Das Format: in der Regel eine CSV-Datei, die an die E-Mail angehängt ist, damit die Empfänger sie im Tool ihrer Wahl öffnen können.

Warum sich die Einrichtung lohnt

• Keine Erinnerung durch Menschen nötig: Niemand muss daran denken, die Guthaben des Vormonats zu versenden.
• Sorgt für Einheitlichkeit: Es gelten jedes Mal dieselben Filter, sodass Trends über Monate hinweg vergleichbar sind.
• Macht den Bericht unabhängig von einer Person: Wenn die Person, die den Bericht bisher versendet hat, im Urlaub ist oder das Unternehmen verlässt, läuft der Zeitplan weiter.

Was das für jede Rolle bedeutet

• Administrator: Erstellt und bearbeitet geplante Berichte auf Workspace-Ebene. Ist für Zustelltag und Empfängerliste verantwortlich.
• Genehmiger: Der Zugriff auf Berichte hängt von der Einstellung Wer kann Berichte erstellen und exportieren unter Funktionen & Berechtigungen ab.
• Benutzer: Sieht keine geplanten Berichte. Er erhält die E-Mail, wenn er auf der Empfängerliste steht, wie jeder andere E-Mail-Empfänger.

Häufige Fragen