SOURCE: Vacation Tracker
TITLE: Guía: ¿cómo configuro informes programados?
URL: https://vacationtracker.io/es/base-de-conocimientos/guia-como-configuro-informes-programados/
LANG: es
PUBLISHED: 2021-10-04
UPDATED: 2026-02-09
READING: 2 min
SUMMARY: Los informes programados envían automáticamente los informes que necesitas a las personas adecuadas con la periodicidad que elijas. Descubre qué puedes programar (plan Complete).
Los informes programados convierten la tarea de generar un informe en algo que simplemente ocurre. Eliges el informe, la periodicidad y los destinatarios, y a partir de ese momento el informe llega a su bandeja de entrada según lo previsto. Es la diferencia entre acordarte de enviar el resumen de ausencias cada lunes y saber que se ha enviado solo. Los informes programados forman parte del plan Complete.
Qué resuelven los informes programados
La mayoría de los informes relacionados con las ausencias son repetitivos: un resumen semanal de ausencias para el equipo directivo, un informe mensual de saldos para nóminas, una vista trimestral para finanzas. Los informes programados eliminan el paso de «tengo que volver a generar ese informe». El mismo informe llega a las mismas personas con la misma periodicidad y con los datos actualizados cada vez.
Qué puedes programar
Informes de solicitudes de ausencias: qué ausencias se aprobaron, se denegaron o quedaron pendientes en un período.
Informes de saldo de ausencias: saldos actuales de todos los usuarios, agrupados por departamento o ubicación.
Informes mensuales de saldo de ausencias: instantáneas de fin de mes, útiles para pasar los datos a nóminas.
Informes de registros de auditoría de la empresa: un historial de los cambios en ajustes y políticas, útil para el cumplimiento normativo.
Cómo se configura un informe programado
El informe base: elige el tipo de informe que quieres y los filtros que lo acotan (departamento, ubicación, tipo de ausencia, intervalo de fechas).
La periodicidad: semanal, mensual o un patrón de días personalizado. La periodicidad determina cuándo llega el archivo a la bandeja de entrada.
Los destinatarios: una o varias direcciones de correo electrónico, incluidos alias de grupo (hr@yourdomain.com, payroll@yourdomain.com).
El formato: normalmente, un archivo CSV adjunto al correo electrónico para que los destinatarios puedan abrirlo con la herramienta que prefieran.
Por qué merece la pena configurarlos
Elimina los recordatorios manuales: nadie tiene que acordarse de enviar los saldos del mes pasado.
Garantiza la coherencia: se aplican siempre los mismos filtros, así que las tendencias se pueden comparar de un mes a otro.
Desvincula el informe de la persona: si quien enviaba el informe está de ausencia o deja la empresa, la programación sigue funcionando.
Qué implica para cada rol
Administrador: crea y edita los informes programados a nivel del espacio de trabajo. Es responsable de la periodicidad y de la lista de destinatarios.
Aprobador: puede solicitar informes para sus equipos y también programarlos si tu espacio de trabajo lo permite.
Usuario: no ve los informes programados. Recibe el correo electrónico si está en la lista de destinatarios, como cualquier otro destinatario.
Preguntas frecuentes
Sí. Prográmalo dos veces con los mismos filtros y distintas periodicidades (por ejemplo, semanal para los responsables y mensual para finanzas). Cada programación es independiente, así que cambiar una no afecta a la otra.
El siguiente envío recoge los datos más recientes, incluidos los nuevos tipos de ausencia. Es posible que tengas que volver a seleccionar los filtros que hacían referencia a un tipo de ausencia renombrado o eliminado; el informe te avisará si algún filtro deja de ser válido.
No. Funciona cualquier dirección de correo electrónico, incluidos los alias de grupo. Resulta útil para enviar informes de nóminas a una dirección payroll@ o informes de auditoría a un asesor contable externo.
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