Guía: ¿cómo configuro informes programados?

Los informes programados convierten la tarea de generar un informe en algo que simplemente ocurre. Eliges el informe, el día de entrega y los destinatarios, y a partir de ese momento el informe llega a su bandeja de entrada según lo previsto. Es la diferencia entre acordarte de enviar el resumen de ausencias cada mes y saber que se ha enviado solo. Los informes programados forman parte del plan Complete.

Qué resuelven los informes programados

La mayoría de los informes relacionados con las ausencias son repetitivos: un resumen mensual de ausencias para el equipo directivo o un informe mensual de saldos para nóminas. Los informes programados eliminan el paso de «tengo que volver a generar ese informe». El mismo informe llega a las mismas personas el mismo día de cada mes y con los datos actualizados cada vez.

Qué puedes programar

• Informe de Solicitudes de Ausencias: solicitudes de ausencia del período del informe, filtradas por Estado del permiso (aprobadas, denegadas, expiradas).
• Informe de Saldo de Ausencias: saldos actuales de todos los usuarios, agrupados por departamento o ubicación.
• Informe Mensual de Saldo de Ausencias: ausencias tomadas (o programadas) por tipo de ausencia para cada empleado, desglosadas por mes, para el mes actual y los 11 meses siguientes.

Cómo se configura un informe programado

• El informe base: elige el Tipo de informe y, si quieres, acótalo con Filtrar por (ubicaciones, departamentos o etiquetas). El Informe de Solicitudes de Ausencias abarca el período Mes pasado.
• La entrega: los informes se envían una vez al mes. En Entrega, elige el día del mes y la hora, además de la Zona horaria.
• Los destinatarios: una o varias direcciones de correo electrónico, incluidos alias de grupo (hr@yourdomain.com, payroll@yourdomain.com).
• El formato: normalmente, un archivo CSV adjunto al correo electrónico para que los destinatarios puedan abrirlo con la herramienta que prefieran.

Por qué merece la pena configurarlos

• Elimina los recordatorios manuales: nadie tiene que acordarse de enviar los saldos del mes pasado.
• Garantiza la coherencia: se aplican siempre los mismos filtros, así que las tendencias se pueden comparar de un mes a otro.
• Desvincula el informe de la persona: si quien enviaba el informe está de ausencia o deja la empresa, la programación sigue funcionando.

Qué implica para cada rol

• Administrador: crea y edita los informes programados a nivel del espacio de trabajo. Es responsable del día de entrega y de la lista de destinatarios.
• Aprobador: el acceso a los informes depende del ajuste Quién puede ejecutar y exportar Informes en Funciones y Permisos.
• Usuario: no ve los informes programados. Recibe el correo electrónico si está en la lista de destinatarios, como cualquier otro destinatario.

Preguntas frecuentes